Методи (процедури) професійного відбору Анкетування

АНКЕТУВАННЯ — це письмове заочне опитування претендентів на місце праці з метою отримання необхідної на першому етапі інформації.

Кількість пунктів анкети повинна бути мінімальною. При цьому кожний пункт повинен запитувати ту інформацію, яка понад усе необхідна для з'ясування придатності претендента на дане місце. Питання потрібно підбирати так, щоб на основі відповідей можна було провести стандартизованую оцінку претендента. Питання анкети повинні бути сформульовані в нейтральній формі і передбачати будь-які можливі відповіді, включаючи можливість відмови від відповіді. Складати питання потрібно з урахуванням юридичних обмежень, при цьому слід прагнути мінімально втручатись у приватне життя особи.

Непрактично створювати окрему форму анкети, для кожної посади в організації. Доречно скласти три загальні форми анкети: для рядових робітників, для менеджерів середньої ланки, для керівників.

Вимоги до анкети:

• Формулювання повинні бути зрозумілими і чіткими;

• Анкета має бути зручною для заповнення і прочитання;

• Заголовки виділяють жирним шрифтом;

• Відкритих питань має бути не багато;

• Закриті питання (допускають відповіді «та» чи ні») економлять час для аналізу;

• Використовуйте для анкети папір неяскравих кольорів;

• На анкеті має бути місце для дати заповнення та підпису претендента.

Інтерв'ю (співбесіда)

Співбесіда — важливий елемент процесу відбору персоналу. Її проводять звичайно після анкетування. Негативний момент — суб'єктивний характер; дану проблему можна зменшити спеціальною підготовкою і навчанням керівника співбесіди.

Співбесіда — один з основних методів відбору персоналу. Навіть рядових співробітників рідко приймають на роботу без хоча б однієї співбесіди. Що ж до керівників, то можливо їх провести декілька на різних рівнях.

Мета проведення інтерв'ю — отримання відповіді на питання чи зацікавлений претендент в даній роботі і чи здатний він її виконувати, отримати інформацію про професійні цілі та цінності, комунікативні якості від самого кандидата для досягнення максимальної об'єктивності кінцевої оцінки. Є ще додаткова мета: надати кандидату якомога більше інформації про підприємство, сферу його діяльності, можливих членів колективу.

Важлива складова співбесіди — її ретельна підготовка на основі інформації, викладеної в анкеті. Анкеті дані треба вивчити, щоб встановити основну спрямованість питань, продумати план співбесіди, щоб отримати відповіді на конкретні питання.

Керівник співбесіди повинен розрахувати час так, щоб зясувати більш конкретно про стаж і досвід роботи претендента. У кінці співбесіди претенденту призначають дату, коли він може отримати відповідь щодо подальших своїх дій (бажано зробити це щонайшвидше).

Важливою є ситуація, в якій відбувається інтерв’ю, кімната повинна бути тихою, стіл не повинен бути бар'єром при спілкуванні. Кандидати повинні відчувати себе упевнено і легко, тільки в цьому випадку можливо добитися чесних і повних відповідей. Перші декілька хвилин важливі для встановлення довіри між керівником співбесіди і претендентом. Враження про фірму, яке буде сформоване в уяві претендента в процесі співбесіди (позитивне, негативне) можуть визначити подальші ставлення людини до працедавця.

Помилки при проведенні співбесіди. Нерідко при співбесіді допускається низка помилок, які різко знижують її ефективність. Ці помилки мають переважно емоційний і психологічний характер.

• Несприятливе перше враження. Дуже часто рішення про прийом кандидата приймаються на основі першого враження. Відомо, що перше враження про людину складається приблизно за три-чотири хвилини спілкування. Відповідно, на підсвідомому рівнів рішення про кандидата ухвалюється в перші три-чотири хвилини співбесіди. Вся решта питань задається, швидше, для того, щоб підтвердити думку, що склалася, ніж для того, щоб отримати максимум об'єктивної інформації, на основі якої буде ухвалено рішення. Цей момент потрібно обов'язково враховувати при проведенні співбесіди і прагнути не потрапляти «в полон» до першого враження.

• Порівняння кандидата з попереднім претендентом. Якщо попередній кандидат на співбесіді виглядав погано, то наступний на контрасті виглядатиме набагато краще, незалежно від того, як він насправді поводиться.

• Схожість з інтерв'юером. Не менше поширений варіант, коли керівники співбесіди віддають перевагу, тим кандидатам, які на виглядом, соціальним положенням, манерою поведінки чимось схожі на самих інтерв'юєрів. Часто таким претендентам віддається перевага, навіть не дивлячись на те, що об'єктивно вони можуть у меншій мірі відповідати вимогам, ніж інші, менш схожі на інтерв'юєра, кандидати.

Рекомендації для проведення співбесіди, які дозволяють уникнути подібних помилок:

1. Керівник співбесіди повинен мати під рукою: список кандидатів з результатами анкетування; професіограму або просто короткий список вимог до кандидатів на посаду; посадову інструкцію; план співбесіди; підготовлені наперед питання; бланки для запису відповідей.

2. Бажано не проводити співбесіду, сидячи за письмовим столом. Стіл, що стоїть між інтерв'юєром і кандидатом — то фізичний бар'єр, який неминуче породжує бар'єр психологічний. Можна або взагалі обійтися без столу, сівши в крісло напроти кандидата, або запропонувати претенденту сісти збоку від столу. Подібне розташування стимулює у кандидата відвертість і щирість у відповідях на питання. Це дає можливість бачити невербальні сигнали, які посилає кандидат в процесі розмови. Враховуючи те, що саме невербальна комунікація передає нам 65% всієї інформації, таке розташування є зручним для проведення інтерв'ю.

3. Питання і загальний план бесіди повинні бути складені завчасно. Це підвищує точність цього методу відбору. Варто сконцентрувати увагу на тих питаннях, які конкретно відносяться до даної роботи. Все зайве краще або відсіяти, або, залишити на самий кінець співбесіди.

4. Оскільки позитивна або негативна думка про кандидата звичайно складається протягом перших 3-4 хвилин розмови і після цього керівник задає питання залежно від думки, що склалася, то, щоб уникнути цієї пастки, потрібно: а) постійно пам'ятати про неї і прагнути не піддатися першому враженню; б) краще використовувати перші хвилини співбесіди не для отримання якої-небудь інформації від кандидата, а для створення спокійної і комфортної атмосфери (розкріпачити кандидата, налагодити контакт); також в перші хвилини важливо довести мету і задачі співбесіди до претендента, дати коротку інформацію про форму і зміст бесіди, її тривалість і т.п.

5. На самому початку зустрічі не варто багато розказувати претенденту про організацію або про саму роботу. В іншому випадку є вірогідність, що відповіді кандидата будуть підігнані під потрібний стандарт. Інформацію про майбутню роботу краще надати в кінці співбесіди, коли кандидат відповість на питання про свої здібності, досягнення і досвід. Причому оптимальний варіант — розказувати про фірму, відповідаючи на питання кандидата.

6. Слід відвести час для відповідей на питання кандидата, що відносяться до суті питання. Вони можуть дати цінну інформацію про те, якими є пріоритети для конкретної людини. Часто в своїх питаннях кандидат може розкритися повніше, ніж відповідях.

7. Не потрібно ставити прийом кандидатів на конвейєр. Бажано робити між двома співбесідами інтервал в півгодини. Це дозволить керівникові зафіксувати основні моменти бесіди, проставити потрібні оцінки, зробити помітки і т.п. Перерва допоможе уникнути помилки, при якій враження про попереднього кандидата відображається на наступному. Це дозволить зробити сприйняття більш об'єктивним. Бажано проводити не більше п'яти-шести співбесід в день.

8. Потрібно враховувати, що співбесіда один на один, не дивлячись на її простоту, дешевизну і, відповідно, популярність, є менш надійним способом відбору персоналу, ніж інтерв'ю групове. Групова співбесіда, коли співбесіда з кандидатом відбувається в присутності помічника, або групи з 3-5 осіб, гарантує більш об'єктивну оцінку, а отже, і зважене рішення про прийом на роботу або відмову. Але групова співбесіда вимагає ретельної попередньої підготовки і злагодженої поведінки всіх інтерв'юєрів.