10. Плановая документация

Функции плановой документации - планирование предвидение будущих событий в фирме.

Виды плановой документации: планы, перспективные планы, планы на определенный период времени, программы, графики, схемы, генеральные схемы.

Особенностью плановых документов является их составление на определенный срок (на день, на 10 дней (декадники), на месяц, полгода, год - краткосрочные; 3, 5, 10 лет - долгосрочные планы)

Плановые документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка (автор, вид, дата, гриф утверждения, согласования и т.д.). Текст, как правило, табличной формы состоит из разделов (граф). При составлении обязательно согласуется со специалистами и заинтересованными лицами, подписывается составителем, утверждается руководителем организации либо вышестоящим учреждением.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли либо вида деятельности. Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки. К программе часто оформляются приложения в виде таблиц, графиков, схем. Приложения могут дополняться нормативными документами. Оформляются на общем бланке организации, подписываются разработчиком, утверждается руководителем организации или вышестоящей организации.

План - это документ, устанавливающий перечень мероприятий, их последовательность, сроки выполнения и список ответственных исполнителей. В заголовке указывается, на какой период составляется план и тематика данного плана

Текст табличной формы состоит из следующих граф:

1) Номер по порядку

2) Наименование работы или мероприятия

3) Исполнитель

4) Срок исполнения

5) Примечание

Подписывается исполнителем, утверждается руководителем, визируется заинтересованными лицами либо структурными подразделениями.

4.2 Отчетная документация

Отчетная документация - документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

Виды:

1. Государственная статистическая отчетность

2. Ведомственная отчетность

3. Внутриучрежденческая отчетность

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.