27. Составление описи дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).

В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество.

28. Номенклатура дел

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ [1, 3, 5, 9].

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;

по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;

по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;

по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;

по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуры дел подразделяются на:

типовые;

примерные;

конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»). Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).

В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;

краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;

дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»;

название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;

слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 2.2).

Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.

Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении ( незаведении ) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одобряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в государственный архив (если документы поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 2.3, 2.4).

Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации

29. Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

30. Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутству-

ющих их состав указывается количественно, а пофамильный Спи

сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за

пись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения

требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» ука

зывается, сколько человек должно присутствовать и сколько при

шло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акци

онерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присут

ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части.протокола перечисля

ются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Каждый вопрос нумеруется и начинается с: предлога «о» («об»}.

Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

31. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

32. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются на одинаковых бланках, если имеют текстовую содержательную часть.

Приказы по личному составу могут не иметь заголовка к тексту, констатирующей части текста и глагола «приказываю».

Кадровые приказы в своем большинстве сразу начинаются с распорядительного действия, употребляя слова: «принять», «назначить», «перевести», «уволить», «изменить фамилию», «предоставить отпуск», «командировать» и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу.

В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных – о нескольких независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, перевод, увольнение, командирование и пр.). При составлении сводных приказов нужно учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения.

В индивидуальных приказах оформляются главным образом поощрения, взыскания, учитывая их специфическую роль. Каждый пункт приказа по личному составу формулируется в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.

В кадровых приказах выделяют постоянную (одинаковую для всех приказов) и переменную (разную для отдельных видов кадровых приказов) информацию.

Постоянной информацией для любого приказа по личному составу являются указание распорядительного действия («назначить», «уволить», «перевести» и пр.), а также фамилии, инициалов работника, должности и структурного подразделения. Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указываются размер оплаты труда и при необходимости условия приема (постоянно, временно, с испытанием или нет) и т.п. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид и причина перевода, изменение оплаты труда. При увольнении – его причина, при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания, при командировании – дата и продолжительность командировки, место направления и наименование организации, куда командируется.

Каждый пункт приказа по личному составу сопровождается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку.

Визы ознакомления работников с приказом могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя организации.

Проект приказа по личному составу согласовывается с руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителем структурного подразделения, работник которого упоминается в приказе.

Приказы по личному составу, относясь к организационно-распорядительной документации, одновременно входят в систему первичной учетной документации, обеспечивая учет труда и его оплаты, и имеют в большинстве унифицированные формы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от общих приказов по основной деятельности). Для этого используется книга (журнал) регистрации, в которой указываются дата и номер приказа, его содержание, кем подписан приказ и другие сведения по усмотрению организации.

С учетом различий в сроках хранения нумерация приказов по личному составу предусматривает помимо номера буквенное обозначение, что отличает их от приказов по основной деятельности ( к примеру приказ № 30 по л/с (по личному составу)). Информация по личному составу фиксируется в трудовых книжках (сведения о работе и поощрения).