4.5. Информационные ресурсы предприятия (фирмы)

4.5.1. Общая характеристика автоматизированной информационной системы предприятия (фирмы)1

Информация в управлении играет чрезвычайно важную роль. Она выступает одновременно как предмет и продукт труда управленческих работников. Большинство управленческих операций сами по себе являются информационными. Реализация процесса управления требует первоначальных знаний об объекте управления и окружающей его среды, а в результате выполнения управленческих действий рождаются данные, новая информация.

Отсутствие необходимой информации, использование неточных, устаревших или неактуальных данных может стать причиной серьезных неудач организации. И наоборот, использование полной, достоверной, систематизированной информации уменьшает неопределенность, позволяет принимать оптимальные решения, касающиеся стратегии и тактики управления.

Само решение представляет сгусток информации, собранной, переработанной в пригодную для анализа форму субъектом управления и служащей моделью предстоящих действий.

Информационное обеспечение включает организацию массивов информации, ее потоков, а также процессов и средств сбора хранения, обновления и переработки. В отличии от других предметов труда информация может быть использована многократно, поэтому ее стоимость переносится на готовый продукт частями, носители информации, в частности машинные, включаются в технику управления.

Требования современности, а также возрастающий объем информации требующий оперативной и тщательной обработки вызывают необходимость использования на предприятии современных информационных технологий.

Появление современных информационных технологий является результатом основного направления научно-технического прогресса – автоматизации, целью которой является частичное или полное освобождение человека от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использование информации. Важнейшим фактором прогресса является совершенствование форм и методов управления предприятием на основе вычислительной техники и средств связи, представляющих собой материально-техническую базу автоматизированной информационной системы предприятия. Она служит связующим звеном между объектами и субъектами управления и выполняет следующие функции: воспринимает вводимые пользователями исходные данные и запросы, обрабатывает введенные и хранимые в системе данные в соответствии с определенными алгоритмами и формирует требуемую выходную информацию.

На предприятии создается автоматизированная информационная система (АИС), которая состоит из взаимосвязанных функциональных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. Основные функциональные подсистемы обеспечивают решение задач технической подготовки производства, перспективного планирования и прогнозирования развития производства, маркетинговых исследований, оперативного управления материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами, сбыта и реализации готовой продукции, бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Характерной особенностью современных автоматизированных информационных систем является использование взаимосвязанных баз данных и знание единой информационной системы предприятия. Таким образом, АИС предприятия технически представляет собой совокупность связанных локальных вычислительных сетей. Для крупных корпораций, объединений, холдингов, создаются большие корпоративные сети, насчитывающие тысячи персональных компьютеров (ПК) и имеющие сложную структуру. Таким образом, корпоративные сети включают локальные и глобальные вычислительные сети. Последние объединяют территориально распределенные ПК, которые могут находиться в различных городах, странах и даже на разных континентах.

Основным элементов автоматизированной информационной системы является автоматизированное рабочее место (АРМ), под которым понимается совокупность инструментальных средств пользователя, включая техническое и организационно-методическое обеспечение решения задач его профессиональной деятельности на основе ЭВМ, установленной на его рабочем месте, работающей как автономно, так и в составе вычислительной сети. В зависимости от реализуемых функций выделяют три класса АРМ:

• АРМ руководителя;

• АРМ специалиста;

• АРМ технического и вспомогательного персонала.

К АРМ руководителя предъявляются следующие требования:

• наличие распределенных баз данных и знаний, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;

• к отдельным базам данных и знаний или их фрагментам может иметь доступ только ограниченный круг лиц, а к отдельным элементам только руководитель;

• наглядность представления информации в форме адаптивной к психологическим характеристикам руководителя;

• обеспечение оперативного поиска информации;

• наличие программных средств обеспечения принятия управленческого решения;

• простота работы;

• обеспечение возможности накопления опыта в выработке управленческих решений;

• обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры предприятия или его подразделения.

АРМ специалиста (плановика, финансиста, нормировщика, технолога, маркетолога, бухгалтера и т.д.) обеспечивает решение задач профессиональной деятельности на основе как локальных баз данных и знаний, так и распределенных баз данных и прикладного программного обеспечения.

Например, АРМы могут быть организованы по функциональным участкам бухгалтерского учета, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, кадров) или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляется непрерывная регистрация и обработка данных по хозяйственным операциям (по учету материальных ценностей, основных средств, финансово-расчетных операций и т.д.), а также со сводным учетом и составлением отчетности.

АРМ технического работника реализует функции:

• ввод информации;

• ведение баз данных и выполнение сервисных функций над ними;

• обработка входящей и исходящей документации;

• контроль исполнительской деятельности.

Обмен информацией между отдельными АРМ осуществляется по каналам связи вычислительной сети. Если предприятие (объединение, корпорация) имеет территориально обособленные подразделения в различных местах города, регионах, странах и континентах, то обмен информацией между отдельными АРМ осуществляется по каналам связи корпоративной вычислительной сети. Для организации таких сетей используются различные телекоммуникационные средства, в том числе телефонные каналы, радиоканалы, спутниковая связь.

Характерной особенностью такой сложной и крупномасштабной сети является наличие в ее составе различных типов компьютеров (от больших ЭВМ-серверов, до персональных компьютеров), множества операционных систем и приложений. Неоднородные части корпоративной сети должны работать как единое целое, предоставляя пользователям по возможности прозрачный доступ ко всем необходимым ресурсам.

В современных компьютерных сетях используется технология intranet, которая поддерживает достаточно простой способ представления информации в виде гипертекстовой и графической информации. Это позволяет быстро поместить самую свежую информацию на WWW-сервере корпорации. Кроме того, она унифицирует просмотр информации с помощью стандартных программ - Web-браузеров, работа с которыми несложна даже для неспециалистов. Получая легкий и более полный доступ к информации, сотрудники принимают решение быстрее, и качество этого решения, как правило, выше.

Использование сети приводит к улучшению процесса обмена информацией и взаимодействия между управленческими работниками предприятия. Сеть снижает потребность в других средствах телекоммуникации. Следует отметить, что корпоративная сеть может быть использована для организации аудио - и видеоконференций.