3. Назначение форм, их виды и способы создания.

В Access vow но организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя с помощью форм Формами называют настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа Формы используют для ввода, просмотра и редактирования данных в базовых таблицах, просмотра результирующих таблиц (результаты выполнения запросов), управления системой в целом (главная кнопочная форма).

Формы представляют более удобное, чем режим Таблицы, средство для просмотра и изменения данных в таблицах Они содержат элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным таблиц. Простые формы содержат два элемента управления текстовые поля - для ввода и редактирования данных и надписи - для пояснения данных текстовых полей В форме можно отображать поля разного типа, в том числе и поле примечаний (MEMO), значения которого недоступны в режиме таблицы Формы обеспечивают пользователям возможность ввода данных в таблицы, без знания структуры таблиц. Одна форма может содержать данные из многих таблиц, благодаря чему обеспечивается возможность ввода данных в разные таблицы с одного места и, наоборот, в одну таблицу с разных рабочих мест. Макет формы можно разработать таким образом чтобы форма на экране была похожа на документ, из которого осуществляется ввод данных В этом случае вероятность ошибок при вводе хинных значительно снижается

С формой для ввода и редактирования данных таблиц можно работать в двух режимах: в конструкторе форм - модификация макета экранной формы; в режиме формы - ввод, просмотр и редактирование данных.

Составные формы

Составная форма это многотабличная форма, в структуре которой можно выделить одну главную и несколько подчиненных форм. Подчиненные формы размещаются в Области данных главной формы. Microsoft Access поддерживает три уровня вложенности подчиненных форм. Главная и подчиненная формы обеспечивают связь, при которой в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Источником данных составной формы могут быть таблицы и

запросы.

При создании составных форм "главной" объявляется таблица с учетом схемы данных и специфики обработки данных через форму Наиболее часто составная форма создается на основе таблиц, между которыми установлена связь "один-ко-многим", но возможен и другой вариант, т.е между таблицами установлена связь "один-к-одному" В первом случае главная форма содержит поля главной в связи таблицы, т.е находящейся со стороны "один", подчиненная форма содержит поля таблицы находящейся в связи со стороны "многие"._ При выборе полей формы следует руководствоваться необходимостью присутствия их в форме Состав полей формы должен обеспечить необходимые действия в форме. Ключи связи всегда выбираются из главной таблицы. Для просмотра записей таблиц, ввода новых записей и корректировки существующих записей, выполнения вычислений в форму следует включать все необходимые поля.

Форма соответствующая подчиненной таблице, может явно присутствовать в главной форме - как подчиненная форма или вызываться С помощью командной кнопки - как связанная форма

Произвольным образом можно выбрать внешний вид формы и стиль оформления элементов управления, задать названия главной и подчиненной форм

Разработка экранных форм

Разработка экранных форм, которые обеспечивают корректный ввод взаимосвязанных данных, наминается с проектирования При этом нужно учитывать специфику информации и характер работы с данными.

В процессе проектирования форм необходимо определить

- документ (документы) - источник, содержащий данные для ввода в таблицу (таблицы) базы данных;

- таблицы - объекты ввода данных для каждого документа-источника;

- содержание и последовательность ввода данных, при этом необходимо учитывать, что для обеспечения ссылочной целостности, главная в связи таблица должна заполняться раньше подчиненной;

- подсхемы данных для каждой формы, состоящей из таблиц;

- макет формы, т.е. ее структуру, в соответствии со структурой документа-источника;

- состав и размещение элементов, связанных с полями таблиц и поясняющих надписей к ним. При этом нужно учитывать, что в многотабличных формах вводятся ключевые поля главной в связи таблицы. В подчиненную таблицу вводятся только те ключевые поля, которых нет в главной таблице.

После выполнения проектных работ и подготовки эскиза формы можно приступить к созданию формы.