Тема 7. Планування в управлінні проектами

7.1 Необхідність та особливості планування в УП

7.2 Принципи планування в проекті

7.3 Процеси планування

7. 4 Цілі, призначення та види планів

Ключові слова: сутність планування; принципи планування; процеси планування; види планів

7.1 Необхідність та особливості планування в УП

Планування - це безперервний процес визначення найкращого способу дій для досягнення поставлених цілей з урахуванням обстановки, що складається. В управлінні проектом планування займає основне місце, втілюючи в собі організаційні засади всього процесу реалізації проекту. Планування є найбільш важливим процесом управління проектом, що визначає у часі всю діяльність по його здійсненню. Логічно планування пов'язане з іншими важливими процесами, такими, як організація, координація, контроль, аналіз і регулювання.

Сутність планування полягає в обґрунтуванні цілей та способів їх задоволення на основі виявлення детального комплексу робіт, визначення ефективних методів та способів, ресурсів усіх видів, необхідних для їх виконання, встановлення взаємодії між організаціями-учасниками проекту.

Діяльність з розробки планів охоплює всі етапи проектного циклу. Вона починається з участі проект-менеджера у розробці концепції проекту, продовжується при виборі стратегічних рішень виконання проекту та розробці його деталей, включаючи складання контрактних пропозицій, укладання контрактів, виконання робіт, і закінчується при завершенні проекту.

На етапі планування визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту - тривалість (в цілому, окремих етапів та робіт), потреби у трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни поставки сировини, матеріалів, комплектуючих і технологічного обладнання, терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій. Прийняті рішення повинні забезпечити можливість реалізації проекту у заданий термін з мінімальною вартістю, витратами ресурсів та при високій якості виконання робіт.

План відіграє роль моделі дій і прогнозу стану проекту і його оточення. У процесі життя проекту відбуваються зміни як всередині, так і поза ним. Тому жоден спочатку складений план не може бути виконаний в точності.

Так навіщо ж треба планування проекту, якщо все змінюється? Справа в тому, що в управлінні проектом головним є не виконання плану, а ефективне досягнення мети проекту. Тому основне призначення планування полягає в безперервній підтримці "курсу" розвитку проекту на шляху до його успішного завершення.

Що планується в проекті. У проекті необхідно планувати все те, що підлягає обліку, контролю, аналізу і регулюванню. Це насамперед планування функцій управління проектами: - предметною областю проекту; - вартістю; - часом; - якістю; - людськими ресурсами; - комунікаціями; - ризиками; - постачанням і контрактами.

7.2 Принципи планування в проекті

При всьому різномаїтті проектів існують загальні підходи і принципи планування в проектах, що зумовлені типовою діяльністю по управлінню проектами, яка направлена на безперервне розв'язання таких загальних питань:

1. Що необхідно робити?

2. Хто і що повинен робити?

3. Хто з ким взаємодіє?

4. Коли і що повинне бути зроблено?

5. Скільки і яких ресурсів треба і для чого?

6. Коли і звідки ресурси повинні поступати?

7. Що скільки це коштує?

8. Що і коли повинно бути сплачено? Які це кошти і звідки вони надходять?

9. Які ліміти ресурсів і бюджету?

10. Яка потрібна якість?

11. Які ризики проекту?

12. Що виконано на момент, що розглядається, що немає?

13. Ким і які порушені терміни?

14. Що необхідно зробити, щоб проект був виконаний вчасно?

Таким чином, до загальних принципів планування можна віднести наступні.

Цілеспрямованість. Планування розглядається як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт з визначенням порядку їх виконання.

Комплексність планування означає повний охват наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту.

Збалансованість по ресурсах означає, що плани не містять задач і робіт, не забезпечених необхідними ресурсами.

Системність планування передбачає застосування системного підходу і врахування впливу на проект чинників його оточення; розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним.

Гнучкість планування передбачає здатність системи прогнозувати і враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників і їх наслідків. Для цього користувачеві повинна бути надана можливість легко варіювати набором технологічних, організаційних і економічних умов, що враховуються в розрахунку, варіювати критеріями, обмеженнями, пріоритетами і отримувати в зручному вигляді для аналізу і зіставлення варіанти планів, що формуються при різних постановках задач.

Багатофункціональність планування означає обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом.

Оптимальність планування передбачає здатність системи формувати не просто прийнятні (допустимі з точки зору прийнятих обмежень і вимог) плани, а раціональні або кращі плани по вибраних критеріях. Це досягається використанням економіко-математичних або, коли це неможливо, евристичних методів.

Адаптивність планування включає всі переваги оптимального планування, крім того, враховує організаційні проблеми. До процесу розробки плану залучається керівництво, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються. Все це робить планування більш адекватним реальним умовам, персоніфікованим, обгрунтованим і відповідальним.

Несуперечність планування забезпечується спадкоємністю і взаємоув’язаністю всіх планових рішень.

Безперервність планування полягає в моніторингу, контролі і, за необхідності, актуалізації планових рішень.

Стабільність планування забезпечується незмінністю основних цілей і обмежень проекту, його життєздатністю, а також гнучкістю і адаптивністю системи.

7.3 Процеси планування

Процеси планування включають підпроцеси (задачі), яку за ступенем важливості можна розділити на основні і допоміжні.

Основні процеси - це задачі планування, які взаємопов'язані між собою і виконуються в більшості проектів. Наприклад, роботи повинні бути визначені за змістом, перш ніж можна буде оцінювати їх вартість і тривалість.

- планування предметної області - розробка письмового документу, який визначає предметну область як основу для подальшого прийняття рішень по проекту;

- визначення предметної області - структурна декомпозиція основних результатів на менші, більш керовані компоненти;

- визначення складу робіт - складання переліку специфічних дій, які необхідно виконати для досягнення різних результатів проекту;

- визначення послідовності робіт - документальне відображення залежностей і взаємозв'язків різних робіт;

- оцінка тривалості робіт - розрахунок часу, необхідного для їх виконання;

- розробка розкладу - аналіз послідовності робіт, їх тривалості і потреби в ресурсах з - метою складання календарного плану виконання робіт проекту;

- планування ресурсів - визначення, які ресурси (люди, обладнання, матеріали), коли і в яких кількостях необхідні для виконання робіт проекту;

- оцінка вартості - розрахунок вартості ресурсів, необхідних для виконання робіт проекту, і формування кошторису проекту;

- розробка бюджету - розподіл передбачуваних витрат по окремих компонентах проекту відповідно до його календарного плану;

- розробка плану проекту - використання результатів інших процесів планування і їх включення в єдиний послідовний і узгоджений документ.

Допоміжні процеси включають задачі планування, необхідність яких визначається природою проекту, включають:

- планування якості - визначення стандартів якості, що відносяться до проекту, і способів відповідності їм;

- організаційне планування - визначення, документування і розподіл проектних ролей, відповідальності та відносин звітності;

- процес підбору кадрів - відбір і призначення персоналу на роботи по проекту;

- планування комунікацій - визначення інформаційних і комунікаційних потреб учасників проекту: кому, коли, в якій формі і яку інформацію надавати;

- ідентифікацію ризику - визначення ризикових подій, здатних вплинути на виконання проекту та їх документування;

- оцінку ризику - прогноз ризикової події та взаємодії ризикових подій з метою визначення спектра вірогідних виходів (результатів) проекту;

- розробку методів реагування на ризик - передумови і заходи щодо збільшення ймовірності настання сприятливих подій і зниження можливості настання несприятливих подій;

- планування постачання (контрактів) - визначення того, що і коли постачати;

планування пропозицій - документування вимог до продуктів і послуг і визначення потенційних джерел - постачальників.

7. 4 Цілі, призначення та види планів