ДК-22 Паньків І.В. Організація контролю за виконанням документів та підготовка справ до зберігання.

Мета роботи: вивчити організацію контролю за виконанням документів, підготовку справ до зберігання та набути практичних навиків.

Лабораторне і методичне забезпечення: 

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

Теоретичні відомості:

Контроль за виконанням документів – заходи для забезпечення своєчасного та якісного виконання документів.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких поставлено завдання.

За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконують кілька працівників, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який в резолюції зазначений першим. Але відповідають за своєчасне і правильне виконання завдання одноковою мірою всі вказані в резолюції виконавці.

Документи із встановленим терміном виконання:

- депутатський запит (виконують не пізніше як у 15-денний термін від дня його одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України);

- звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів (виконують протягом не більш як 10 днів від дня одержання);

- листи-доручення i листи-запити установ вищого рівня (виконують до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів);

- звіт бухгалтерський i баланс річний (розгляд, затвердження i повідомлення про рішення стосовно них виконують у 15-денний термін від дня одержання);

- телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення (виконують у термін до 2 днів, решта - протягом 10 днів).

У Національному університеті «Львівська політехніка» для документів, терміни виконання яких не вказано в тексті або в резолюції керівників, встановлено такі терміни:

- з питань, на які необхідно дати пояснювальну відповідь згідно з чинним законодавством - до 10 днів;

- з питань, які стосуються компетенції інших підрозділів, з якими необхідне погодження - до 15 днів;

- з питань, які потребують підготовки наказів i розпоряджень:

а) на підставі нормативних документів вищих органів, зміст яких треба довести до відома структурних підрозділів - до 5 днів;

б) на підставі тих самих документів, якщо відповідно до них необхідно розробити заходи - 15 днів.

Термін виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подають не пізніше ніж на 3 робочі дні до закінчення терміну виконання, а щодо документа без зазначення терміну – до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

Експертиза цінності документів – це визначення їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Опис справ структурного підрозділу – перелік справ, призначений для складання річного розділу зведеного опису справ установи та передавання справ на зберігання до державного архіву.

Зведений опис справ – це перелік справ, призначений для передавання справ до державного архіву.

Відомчий архів – це архів, який знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи.

Хід роботи:

1.Відкриваю  Microsoft Word.

2. Створюю текстову сторінку.

3. Складаю Таблицю 1

Документи із встановленим терміном виконання:

№	Документ	Термін
1	депутатський запит	виконують не пізніше як у 15-денний термін від дня його одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України;
2	звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів	виконують протягом не більш як 10 днів від дня одержання;
3	листи-доручення i листи-запити установ вищого рівня	виконують до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів;
4	звіт бухгалтерський i баланс річний	розгляд, затвердження i повідомлення про рішення стосовно них виконують у 15-денний термін від дня одержання;
5	телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення	виконують у термін до 2 днів, решта - протягом 10 днів;

Табл.1

4.Вказати терміни, встановлені у ну «Львівська політехніка» для документів, терміни яких не вказано в тексті або резолюції керівника.

У Національному університеті «Львівська політехніка» для документів, терміни виконання яких не вказано в тексті або в резолюції керівників, встановлено такі терміни:

- з питань, на які необхідно дати пояснювальну відповідь згідно з чинним законодавством - до 10 днів;

- з питань, які стосуються компетенції інших підрозділів, з якими необхідне погодження - до 15 днів;

- з питань, які потребують підготовки наказів i розпоряджень: а) на підставі нормативних документів вищих органів, зміст яких треба довести до відома структурних підрозділів - до 5 днів; б) на підставі тих самих документів, якщо відповідно до них необхідно розробити заходи - 15 днів.

5.Здійснення контролю за виконанням документів. Сформулювати види робіт передбачені для контролю за документами.

К онтроль за виконанням документа включає такі види робіт:

- взяття документа (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірка своєчасного доведення документа до виконавців;

- попередні перевірки i регулювання ходу виконання;

- облік i узагальнення результатів контролю за виконанням документа (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки ви­конання документа (доручень);

- повідомлення про хід i підсумки виконання документів к на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

- зняття документа з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

6. Укласти документ:

ПЕРЕЛІК

№ з/п	Звідки надійшов документ, номер і дата документа	Короткий зміст	Термін виконання	Прізвище і посада виконавця	Причини не невиконання в строк	Стан виконання	Коли буде виконано
11.	№15-11-12	Додаток до листа №15-11-12	4 дні	Худик	Через сімейні обставини	В процесі	20.01.13
22.	№ 19-12-12	Протокол оперативної наради Міністер Зброїних сил України №2	3 день	Янко	Через хворобу	Виконано	21.01.13

документів, не виконаних