Призначення та класифікація документів
Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.
Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" – свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.
В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності".
ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".
ДСТУ 2732:2004: "Документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.".
Властивості документа
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.
Найбільш значимі властивості наступні:
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
Ознаки документа:
1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;
2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;
3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.
Складові частини документа: інформаційна складова, знакова складова, матеріальна складова
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа.
Матеріальна складова документа – одна з необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати.
Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає носій інформації – це матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.).
Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:
матеріальну основу документа;
форму носія інформації;
спосіб документування чи запису інформації.
Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації.
В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, перфострічки, перфокарти і ін. Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію. Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.