11.2. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Расчеты с дебиторами и кредиторами у организации возникают по разным причинам: по претензиям к поставщикам и подрядчикам; по страхованию имущества и персонала; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам организации займам и др.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами учитываются на основе самых разнообразных документов: исполнительных листов, актов, справок, расчетов и т.п.

Для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами используются счета: 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, 75 “Расчеты с учредителями”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, 79 “Внутрихозяйственные расчеты”. Порядок записей на указанных счетах рассмотрен ниже.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”:

Д	Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”				К
Увеличение задолженности подотчетных лиц		Коррес-пондирую-щий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Коррес-пондирую-щий счет
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на начало периода		–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на начало периода	–
Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, в возмещение перерасходов подотчетных сумм		50-1	Использованы подотчетные суммы: на приобретение материальных ценностей	07, 08, 10, 41
Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица		51, 52	на производственные цели	20, 25, 26, 28, 44
Выданы денежные документы под отчет		50-3	на отгрузку и продажу готовой продукции	44
Положительная курсовая разница по подотчетным суммам		91	НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях	19
			Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
			в кассу	50-1
			в кассу удержанием из заработной платы (списывается на счет недостач)	94
			Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам	91
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на конец периода		–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на конец периода	–

Наличные деньги под отчет на командировочные расходы выдаются в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенных и документально подтвержденных размерах. Для целей налогообложения командировочные расходы принимаются в пределах установленных норм, которые регламентируются постановлениями Правительства РФ. В 2006 г. для командировок на территории Российской Федерации установлена норма суточных в размере 100 руб. в день; для зарубежных командировок нормы суточных установлены отдельно по каждой стране пребывания командированных лиц.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные начисляются страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая, но не начисляются единый социальный налог и страховые взносы по обязательному пенсионному страхованию, так как выданные сверх норм суточные не включаются в расходы при исчислении налога на прибыль.

Пример. Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 1120 руб., срок командировки 3 дня. После окончания командировки Иванов И.И. представил авансовый отчет с приложенными к нему документами: квитанцию за проживание в гостинице, работающей по упрощенной системе налогообложения, на бланке строгой отчетности без НДС (двое суток) – 1260 руб.; авиационные билеты (НДС в билетах не выделен) – 4000 руб.; распоряжение руководителя о сумме суточных – 200 руб. в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

за проживание в гостинице (2 суток) – 1260 руб.;

проезд – 4000 руб.;

суточные за 3 дня – 600 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

Показатель	По факту, руб.	В том числе сверх норм, руб.
За проживание в гостинице 2 суток Авиационные билеты Суточные 3 суток Итого	1260 4000 600 5860	 – 300 300

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет:

К-т сч. 50 «Касса» – 5860 руб.

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5860 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» – 5860 руб.

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5860 руб.

3. Начислен налог на доходы по ставке 13% по превышению суточных (в составе совокупного годового дохода физического лица) – (300 * 0,13) = 39 руб.:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 39 руб.

К сч. 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» – 39 руб.

На сумму превышения суточных начисляется страховой взнос по обязательному страхованию от несчастного случая по ставке, соответствующей отрасли профессионального риска.

Для целей налогообложения принимается сумма в размере 5560 руб., а превышение расходов в сумме 300 руб. не включается в налоговую базу по налогу на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.