50. Накази щодо особового складу. Їх призначення та особливості укладання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

50. Діловий лист. Види листів. Етикет ділового листування.

Діловий лист можна охарактеризувати як візитну картку компанії. Тому дуже важливо, щоб діловий лист було складено грамотно - від нього залежить формування позитивного іміджу компанії. Діловий лист представляє офіційний документ, що містить службове послання у вигляді запитів, пропозицій, прохань, претензій, поздоровлень і т.д.

Діловий лист має бути складено відповідним чином, оскільки будь-який відступ від правил може спричинити за собою його юридичну неправомірність. Запорука успіху вашого бізнесу - це діловий лист, правильно оформлене на фірмовому бланку, має однозначне зміст. Як правило, для ділового листа використовується фірмовий бланк компанії з її логотипом, офіційним назвою, юридичною адресою і банківськими реквізитами.

Зазвичай шапка листа містить інформацію про посаду, ПІБ адресата, які розташовуються у верхньому правому кутку. Само звернення повинно бути розташоване по центру листа, а закінчуватися знаком оклику, наприклад, "Шановний пан Селезньов!", "Шановна Тетяна Іванівна!". Звернення повинно бути розміщено посередині сторінки. Не варто скорочувати слова, такі як "пані", "г-н" або ініціали - в діловому листі це неприйнятно. Шапку можна виділити жирним шрифтом.

50. Правила адресування по Україні і за кордон.

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, то їх найменування подаються в називному відмінку. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному. У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступень. У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат. У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

50. Загальна характеристика господарсько-претензійних документів (протокол розбіжностей до договору, позовна заява, претензійний лист, комерційніакти).

50. Загальна характеристика довідково-інформаційних документів (довідка, службові записки, звіт, план, візитка, прес-реліз, оголошення, повідомлення про захід та ін.).

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи;

o довідки;

o службові листи;

o пояснювальні та доповідні записки;

o плани і графіки;

o відгуки та рецензії.

58 , Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

Реквізити:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря

У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

59, Цивільно-правовий договір - це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів.

Контракт - це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права та обов'язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору встановлюються угодою сторін. Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.

Трудова угода укладається між організацією й людиною, яка не працює в цій організації. Коли в організації чи установі бракує фахівців з певної галузі, вона залучає для виконання деяких видів робіт працівників з інших установ.

60. Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити своєчасне відображення виробничих операцій.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні та обліково-фінансові документи. Будь-який обліково-фінансовий документ є складовою частиною відповідальної системи документації. документообігу.

Задля точного виконання фінансових, банківських та ін. операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням документування обліку повинне бути швидким, точним, доступним та достовірним. Цього можна досягти лише тоді, коли досконало буде вивчена облікова документація, буде з’ясовано всі нюанси в оформленні документів.

Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити:

• повну схоронність грошових та ін. коштів;

• точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

• складання бухгалтерської та іншої звітності;

• здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських органах.

61. Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі.

62, Стандарти Система організаційно-розпорядчої документації

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.

Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

Склад уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т.д.);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

63. Основою будь-якої мови є живе розмовне мовлення. Мовлення ( процес

добору і використання засобів мови для спілкування з іншими членами

певного мовного колективу. Мовлення є формою існування живої мови, у

мовленні мова функціонує, розвивається. Мова і мовлення тісно між собою

пов'язані. Мовлення існує на основі певної мови, а мова виявляє себе в

мовленні її носіїв. Мова щодо мовлення ( явище загальне; вона належить

усім, хто нею користується. Мовлення ж щодо мови ( часткове, окреме,

індивідуальне. Та без повсякденного вжитку на всіх вікових і соціальних

рівнях, невпинного розвитку форм і засобів спілкування навіть

найрозвиненіша мова приречена на асиміляцію і зникнення.

Порівняно з писемним мовленням усне є мовною творчістю, імпровізацією;

воно значно емоційніше й експресивніше, ніж писемне.

64. професійне мовлення ( і міжперсональне, і публічне ( повинно

відповідати певним вимогам, найголовнішими серед яких є такі:

чіткість, недвозначність формулювання думки;

логічність, смислова точність, звідси ( небагатослівність мовлення;

відповідність між змістом мовлення, ситуацією мовлення і використаними

мовними засобами (Могутнім засобом поліпшення повітряного середовища в

приміщеннях є їх аерація шляхом відкривання фрамуг за допомогою

спеціального пристрою ( і це про звичайне провітрювання!);

укладання природних, узвичаєних словосполучень; вдалий порядок слів у

реченнях;

різноманітність мовних засобів, багатство лексики в активному словнику

людини (за підрахунками науковців, у повсякденному спілкуванні люди

послуговуються 2(3(ма тисячами найуживаніших слів; активний словник

освіченої людини (слова, які людина використовує, а не просто знає) ( це

10(12 тисяч слів; для порівняння: найбільший “Словник української мови”

в 11(ти томах містить понад 136 тисяч слів);

самобутність, нешаблонність в оцінках, порівняннях, у побудові

висловлювань;

переконливість мовлення;

милозвучність мовлення;

65. Перший принцип - привернути увагу співрозмовника (початок бесіди).

Якщо ми не спроможні привернути увагу співрозмовника, якщо він нас не слухає, навіщо взагалі щось говорити? Якщо співрозмовник виявить бажання спілкуватися значить, він впевнений, що наш виступ буде для нього корисний, тобто він буде нас із задоволенням слухати.

Другий принцип (передача інформації) - будити в нашому співрозмовнику зацікавленість.

На основі викликаного інтересу варто переконати співрозмовника в тім, що він зробить розумно, погодившись з нашими ідеями й пропозиціями, тому що їх реалізація дасть йому і його підприємству певну користь.

Третій принцип - детальне обґрунтування (аргументація).

Співрозмовник може цікавитися нашими ідеями й пропозиціями, він може зрозуміти їх доцільність, але все ще поводиться обережно і не бачить можливостей застосування на своєму підприємстві. Викликавши інтерес і переконавши співрозмовника, ми повинні з' ясувати й розмежувати його бажання. Треба переконати його в тому, що він вчинить розумно, погодившись з цими ідеями й пропозиціями (аргументацією).

Четвертий принцип - виявити інтереси й усунути сумніви співрозмовника (нейтралізація, спростування зауважень).

П' ятий принцип - перетворення інтересів співрозмовника в остаточне рішення (прийняття рішень).

66. (любий дурак це напише)

67. Кароче Доповідь :

1. тре почитати про предмет доповіді

2. скласти план на листочку

3 вийти

4. гарно поговримти

5 працювати з аудиторією. Можна розказати шутку по тємі

68. Основні правила ведення дискусії:

1. Відверто висловлювати думки.

2. Поважати точки зору всіх членів дискусії.

3. Слухати інших, не перебиваючи.

4. Не говорити занадто довго та занадто часто.

5. Водночас має говорити лише одна особа.

6. Дотримуватися позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикувати себе та інших.

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

69. Кароче Промова :

1. тре почитати про предмет промови

2. скласти план на листочку

3 вийти

4. гарно поговримти

5 працювати з аудиторією. Можна розказати шутку по тємі

70 правила оформлення візитки

Візитні картки друкуються на щільному папері невеликого формату: 5х9см., для жінок, як дружина, а не в силу займаної посади - 4х8см., а для вищих посадових осіб дозволяється та 6х10 см. [6; стор]

Вручення:

Першим простягає свою картку гість, якщо це візит, або (признайомстві) особа, чий ранг нижче або хто за віком молодше

Якщо посадове положення і вік партнерів однакові, першим вручаєсвою візитну картку той, хто виявиться більш ввічливим.

Отримавши візитку необхідно вручити свою. Також прийнявши візитку, потрібнопрочитати вголос прізвище партнера і з'ясувати його посадове становище.

Якщо візит за кордон, то першими свої візитки вручають господарі. Особливоцим правилам слідують японці та корейці.

Вручати ж візитну картку слід правою рукою, причому карткаповинна бути такою, щоб партнер зміг одразу прочитати текст. [9;стор] Вручаючи візитку необхідно назвати своє прізвище. Вручення візитноюкартки супроводжується взаємним легким поклоном або кивком голови.

Візитна картка здебільшого містить такі реквізити:

Назву установи, організації.

Ім'я та прізвище (у нашій практиці — прізвище, ім'я, по батькові) власника картки.

Посаду.

Адресу установи, організації.

Номери телефонів, факсу.