2.8.2 Керування доступом до книг і аркушів

У Microsoft Excel існує кілька способів обмеження перегляду і зміни користувачами даних у книгах і аркушах.

Можлива заборона зміни частини чи всього листа, перегляду схованих рядків і стовпчиків, перегляду формул, зміни графічних об'єктів чи збережених сценаріїв.

Можлива заборона додавання і видалення сторінок у книзі, перегляду схованих сторінок. Можна також заборонити зміну розміру чи положення вікна книги, видалення загальної книги зі спільного доступу чи відключення ведення журналу змін.

Існує можливість захистити дані в книзі за допомогою пароля, необхідного для відкриття чи збереження книги. Можна також дозволити іншим користувачам відкриття книги тільки для читання.

Щоб сховати від користувача всю книгу, але залишити доступ до її змісту, виберіть команду «Спрятать» у меню «Окно», а потім збережіть зміни в сховану книгу.

Перевірка книг на макроси, що можуть бути заражені вірусом

Для запобігання зараження комп'ютера вірусом, що міститься в макросі, використовуйте наступну процедуру для виводу попередження при кожній спробі відкрити книгу, що містить макроси. Так як ця перевірка не визначає наявність вірусу в макросі, то, перш ніж почати роботу, необхідно переконатися в надійності джерела, з якого отримана книга. Наприклад, зараження книги вірусом можливо в незахищеній мережі чи на сервері Інтернету.

Виберіть команду «Параметры» у меню «Сервис», а потім — вкладку «Общие».

Встановіть прапорець «Защитить от макровирусов».

2.9 Використання макросів

Якщо якась дія часто повторюється, її виконання можна автоматизувати за допомогою макросу. Макрос — це серія команд і функцій, що зберігаються в модулі Visual Basic. Їх можна виконувати кожен раз, коли необхідно виконати дану задачу.

Перед тим як записати чи написати макрос, необхідно спланувати кроки і команди, які він буде виконувати. Якщо при записі макросу була допущена помилка, її виправлення буде також записано. Щоразу при записі макросу він зберігається в новому модулі, приєднаному до книги.

Редактор Visual Basic дозволяє змінювати макроси, а також копіювати їх або з одного модуля в інший, або між різними книгами. Крім того, можна перейменовувати модулі, у яких зберігаються макроси, чи перейменовувати самі макроси.

2.9.1 Запис макросу

Для запису макросу необхідно виконати наступні дії:

У меню «Сервис» виберіть підменю «Макрос» і виберіть команду «Запись».

Введіть ім'я для макросу у відповідне поле.

Першим символом імені макросу повинна бути буква. Інші символи можуть бути буквами, цифрами чи знаками пунктуації. В імені макросу не допускаються пробіли; як роздільники слів варто використовувати знаки пунктуації.

Щоб виконати макрос із клавіатури за допомогою сполучення клавіш, введіть відповідну букву в поле «Сочетание клавиш». Для малих літер використовується сполучення CTRL+ буква, а для великих — CTRL+SHIFT+ буква, де буква — будь-яка клавіша на клавіатурі. Буква, яка використовується в сполученні клавіш, не може бути цифрою чи спеціальним символом. Задане сполучення клавіш буде заміняти будь-яке встановлене за замовчуванням у Microsoft Excel, поки книга, що містить даний макрос, відкрита.

У полі «Сохранить» в книзі виберіть книгу, в якій повинний бути збережений макрос.

Щоб макрос був доступний незалежно від того, чи використовується в даний момент Microsoft Excel, його варто зберегти в особистій книзі в папці XLStart.

Щоб створити короткий опис макросу, введіть необхідний текст у поле «Описание» і натисніть кнопку OK.

За замовчуванням, при записі макросу використовуються абсолютні посилання. Макрос, записаний з абсолютними посиланнями, при виконанні завжди обробляє ті ж комірки, що оброблялися при його записі. Для того, щоб за допомогою макросу обробляти довільні комірки, варто записати його з відносними посиланнями. Для цього натисніть кнопку «Относительная ссылка» на панелі інструментів «Остановка записи». Відносні посилання будуть використовуватися до кінця поточного сеансу роботи в Microsoft Excel чи до повторного натискання кнопки «Относительная ссылка».

Виконайте макрокоманди, які потрібно записати. Натисніть кнопку «Остановить запись» на відповідній панелі інструментів.

Порада. Щоб макрос спочатку вибирав визначену комірку, виконував макрокоманду, а потім вибирав іншу комірку, зв'язану з активною, потрібно використовувати й абсолютні, і відносні посилання при записі макросу. При записі відносних посилань кнопка «Относительная ссылка» повинна бути натиснута. При записі абсолютних посилань кнопка «Относительная ссылка» не повинна бути натиснута.