1.14 Версії документа
При
редагуванні одного документа виходить
достатньо багато його версій. Якщо цей
документ у процесі формування зберігати
стандартним шляхом, то кожна нова його
версія буде записуватися "поверх"
попередньої версії з її знищенням. Часто
необхідно мати всі проміжні версії
документа. У цьому випадку кожну наступну
версію документа 
необхідно
зберігати командою «Версии»
з пункту меню «Файл»
(рис. 1.16).
Рисунок 1.16 – Збереження версій документів
При виконанні команди «Сохранить» у цьому діалоговому вікні користувач має можливість сформувати замітки до кожної версії і стандартним образом її зберегти. Всі версії одного документа зберігаються в одному файлі.
1.15 Формат html
У деяких випадках документ, підготовлений у Word, призначений не для друку його на папері, а для роботи з ним в електронному вигляді (наприклад, формування сторінок для викладення в Internet). У цьому випадку сформований документ необхідно представити в електронному вигляді (команда «Электронный документ» пункту меню «Вид») або зберегти у спеціальному форматі. Для цього в пункті меню «Файл» є команда «Сохранить в формате HTML».
Слід зазначити, що:
перехід до електронного вигляду здійснюється зі втратою деяких елементів форматування й об'єктів;
склад пунктів меню значно змінюється.
Насамперед необхідно пам'ятати, що в електронному вигляді графічні об'єкти повинні вставлятися в документ у вигляді автономних малюнків. Тому, якщо необхідно в електронному вигляді мати елементи графіки або фігурний текст WordArt, їх спочатку переносять у графічний редактор, формують зображення і тільки потім вставляють у документ як малюнок.
Можна легко переконатися, як змінився зміст пунктів меню «Вставка» і «Формат» у режимі «Электронный документ» .
1.16 Відправлення документа
Після закінчення формування документа його можна відправити електронною поштою у вигляді вкладеного в повідомлення файлу або у вигляді факсу. Природно, що на даному комп'ютері повинна бути попередньо встановлена відповідна служба. Для цього необхідно виконати команду «Отправить» з пункту меню «Файл». У діалозі необхідно тільки заповнити адресну частину повідомлення. Наприклад, після формування електронного повідомлення, будемо мати наступну картинку (рис. 1.17).
Після натискання кнопки «Отравить» у вікні «Сообщение» пошта піде до адресата.
1.17 Захист документів у Word
Нижче приведені деякі засоби безпеки і захисту документа, підготовленого в Word.
Існує можливість захистити документ, обмеживши набір змін, що користувачі можуть робити. Наприклад, якщо електронна форма захищена, користувачі можуть заповнювати тільки відведені для цього поля. Для додаткової безпеки можна призначити пароль, що забороняє будь-яким не уповноваженим користувачам зняти захист із захищеного документа.
Рисунок 1.17 – Відправка документа електронною поштою
Існує можливість призначити пароль для обмеження доступу до документа. Наприклад, призначте пароль, щоб тільки уповноважені користувачі могли відкрити, змінювати і зберігати документ. Можна також рекомендувати іншим користувачам відкривати документ тільки для читання.
При відкритті кожного документа можна виконувати перевірку його на наявність макросів, що можуть містити віруси.
Призначити документові пароль, що забороняє запис, і дозволяє іншим користувачам відкривати документ тільки для читання. Якщо хто-небудь відкриє призначений тільки для читання документ і внесе в нього зміни, зберегти цей файл він зможе тільки під іншим ім'ям.
Увага. Якщо після присвоєння пароля він буде забутий, неможливо буде ні відкрити документ, ні зняти з його захист, ні відновити дані з нього. Тому варто скласти список паролів і відповідних їм документів і зберігати його в надійному місці.
Для захисту документа від внесення змін необхідно вказати, що потрібно захистити, та задати пароль (рис. 1.18).
Виконати команду «Установить защиту» з меню «Сервис».
Вибрати варіант не захищених дій.
Якщо необхідно - встановити пароль.
Зняття захисту виконується аналогічним шляхом зі введенням того ж пароля.
Захист від несанкціонованого відкриття або запису зміненого документа здійснюється на закладці «Сохранение» команди «Параметры» меню «Сервис».
Рисунок 1.18 – Захист документа
Захист від вірусів у макросах задається шляхом установки відповідного прапорця на вкладці «Общие» команди «Параметры» меню «Сервис».