2.1.2.3 Введення списків
Електронна таблиця має структуру, що робить створення списку максимально простим. Дані можна вводити безпосередньо в комірки таблиці, причому зручніше це робити по стовпчиках. Справа в тім, що Excel аналізує інформацію, введену в даний стовпчик і автоматично пропонує вже наявні варіанти.
При багаторазовому введенні повторюваної інформації в стовпчики це дає значний виграш у часі. Якщо Ви згодні з запропонованим варіантом, то натисніть «Enter», у противному випадку - продовжуйте введення інформації.
Дуже зручно для введення списку користуватися спеціальним діалоговим вікном, у якому можна виконувати всі операції з записами: введення, редагування, пошук. Щоб відкрити це вікно, необхідно (рис.2.1):
Виділити хоча б одну комірку всередині майбутнього списку під рядком заголовка;
Меню «Данные» команда «Форма»;
Заповнювати запропоновані поля форми.
Рисунок
2.3 – Вікно для створення списків
2.1.2.4 Перевірка при введенні
У Excel є можливість задати обмеження на інформацію, що вводиться в комірки. Для цього необхідно виконати наступні дії (рис.2.4):
Виділіть комірки, на які потрібно накласти обмеження.
Виберіть команду «Проверка» у меню «Данные», потім вкладку «Параметры».
Виберіть тип даних у списку «Тип данных».
Щоб встановити тільки числа, виберіть «Целое число» чи «Действительное».
Щоб установити тільки дату, чи час, виберіть «Дата» чи «Время».
Виберіть потрібний тип у списку «Тип данных» і потім уведіть верхню і нижню границі припустимого діапазону даних чи тільки одну з них, у залежності від вимог. Границями можуть служити числові значення, а також посилання на комірки чи формули.
Прапорець «Игнорировать пустые ячейки» дозволяє залишити комірку, на яку накладені обмеження, порожньою, а також встановити границі, що містять посилання на постійно порожню комірку чи формулу, у яку входить така комірка.
Щоб задіяти обмеження, що були накладені на порожні комірки так, ніби ці комірки містять нулі, зніміть прапорець «Игнорировать пустые ячейки».
Для виведення на екран підказки при введенні невірних значень введіть текст повідомлень на вкладках «Сообщение для ввода» і «Сообщение об ошибке».
Щ
об
скасувати виведення повідомлень, зніміть
прапорець «Отображать подсказку»,
якщо комірка є поточною на вкладці
«Сообщение для ввода», а також
прапорець «Выводить сообщение об
ошибке» на вкладці «Сообщение об
ошибке».
Рисунок 2.4 – Вікно для перевірки даних що вводяться
Якщо був заданий режим перевірки інформації, що вводиться, то після її введення можна проконтролювати і показати комірки, у які, не дивлячись на попередження, введені дані, що виходять за межі зазначених діапазонів. Для цього (рис. 2.5):
Відобразити панель «Зависимости» (пункт меню «Сервис» команда «Зависимости» «Панель зависимостей»);
Натиснути кнопку «Обвести неверные данные».
Рисунок 2.5 – панель «Залежності»
Примітки:
Визначення типу коректних даних не приводить до форматування комірки. Щоб відформатувати числа, дати чи час, що містяться в комірці, виберіть «Ячейка» у меню «Формат» і потім вкладку «Число». У списку «Числовые форматы» виберіть потрібний формат, а також необхідні параметри.
Використовувана як границя формула може аналізувати дані тільки на тому аркуші, на якому були встановлені обмеження. Щоб вживати у формулі дані з інших аркушів чи книг, введіть посилання на зовнішні дані в комірку активного листа чи визначите на ньому ім'я зовнішніх даних. У такий спосіб формула буде містити посилання на комірку чи ім'я, що знаходяться на тому ж листі. Наприклад, якщо дані, що потрібно використовувати у формулі, знаходяться в комірці A6 на першому листі книги Бюджет.xls, потрібно визначити ім'я «Данные» на активному листі як =[Бюджет.xls]Лист1!$A$6 і потім ввести посилання на «Данные» під час визначення обмежень на дані.
У формулах, що служать для обмеження даних, не можна використовувати константи масивів.