1.9 Спеціальна вставка

Існує можливість вставки вмісту буфера обміну в поточний документ в обраному форматі. Для цього використовується команда «Специальная вставка» з пункту меню «Правка» (рис. 1.11).

1.10 Формування змісту

У випадку формування документа типу книги часто необхідним є розв’язання задачі складання його змісту. Це - не завжди тривіальна задача, особливо коли документ має складну ієрархічну структуру.

Для автоматизації цього процесу можна скористатися командою «Оглавление и указатели» з пункту меню «Вставка». Перед цим необхідно кожному заголовкові розділу документа привласнити стиль «Заголовок …», та вказати рівень його вкладеності. Це виконується або командою «Стиль» з пункту меню «Формат» або кнопкою «Стиль» панелі інструментів «Форматирование» (рис. 1.12).

Рисунок 1.11 – Вибір формату вставки

Рисунок 1.12 – Формування структури документа

Після виконання команди «Оглавление и указатели» з обраним видом змісту формується новий фрагмент документа, що розташовується від курсору.

Примітною особливістю такого змісту є наявність посилань на номери сторінок, з яких починаються розділи. Це дозволяє організувати швидкий перехід до обраного фрагмента документа.

1.11 Автоматизація виконання задач за допомогою макросів

Якщо в Word необхідно багаторазово виконувати якусь задачу, то найкраще це зробити за допомогою макросу. Макрос — це серія команд, згрупованих разом для спрощення щоденної роботи. Замість того щоб вручну робити дії, що займають багато часу, або часто повторювані дії, можна створити і запускати один макрос, що буде виконувати цю задачу.

Макроси часто використовуються для наступних цілей:

• для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування;

• для об'єднання складних команд;

• для спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах;

• для автоматизації обробки складних послідовних дій у задачах.

Макроси можна створювати двома способами:

• за допомогою діалогового вікна «Запись макроса»;

• у редакторі Visual Basic.

Перший спосіб дозволяє швидко створювати макроси при мінімумі зусиль. При цьому макрос записується у вигляді послідовності інструкцій мовою програмування Visual Basic для додатків. Для зміни інструкцій макроса варто відкрити його в редакторі Visual Basic. У редакторі Visual Basic можна також написати дуже могутні і складні макроси, що не можуть бути записані першим способом. Для одержання більш докладної інформації про використання мови програмування Visual Basic у Microsoft Word виберіть розділ «Справка по Visual Basic» на вкладці «Содержание» у довідковій системі Word. Якщо розділ «Справка по Visual Basic» відсутній на вкладці «Содержание», то це означає, що довідка по Visual Basic не була встановлена разом з Microsoft Word.

Після присвоєння макросові кнопки панелі інструментів, команди меню або сполучення клавіш для його виконання буде досить вибрати команду в меню, натиснути кнопку на панелі інструментів або натиснути потрібне сполучення клавіш. Щоб запустити макрос, можна також вибрати команду «Макрос» у меню «Сервис», команду «Макросы», а потім — ім'я макросу, що потрібно виконати.

Макроси зберігаються в шаблонах або документах. За замовчуванням макроси зберігаються в шаблон «Обычный», щоб вони були доступні для всіх документаів. Якщо макрос, збережений у шаблоні «Обычный», використовується тільки в документах визначеного типу, можна скопіювати цей макрос у шаблон цього типу і видалити його із шаблона «Обычный». Для копіювання, видалення або перейменування макросів використовуйте діалогове вікно «Организатор». Щоб відкрити діалогове вікно «Организатор», виберіть команду «Макрос» у меню «Сервис», а потім — команду «Макросы» і натисніть кнопку «Организатор».