Сравнительная характеристика проектов и бизнес-процессов

Проект	Бизнес-процесс
1 . Временный процесс: имеет начало и конец	1. Непрерывный процесс: постоянно повторяются одни и те же действия
2. Результат уникален	2. Одинаковые результаты каждый раз при выполнении задачи
3. Не существует должностных инструкций	3. Имеются определенные должностные инструкции

Рассмотрим другой пример. Допустим, вам нужно разработать и внедрить новый процесс получения заказов и доставки продукции (прием заказа, сортировка, упаковка, доставка). Проект ли это?

Временно, да; внедрив этот процесс один раз, вам не придется снова его разрабатывать и внедрять. Конечным результатом этой работы будет уникальный процесс выполнения заказа; при этом должностные инструкции, описывающие разработку и внедрение подобных процессов, в компании отсутствуют.

Поэтому разработка процесса выполнения заказа удовлетворяет критериям проекта.

А что мы можем сказать о процессе выполнения заказов после того, как он внедрен?

Это проект или бизнес-процесс? Вы будете регулярно принимать и выполнять заказы, т. е. будете многократно повторять один и тот же процесс. И конечный результат всегда будет один и тот же — отправленные коробки с заказами.

И наконец, получать, сортировать и упаковывать заказы будут ваши сотрудники, поэтому, конечно же, процесс выполнения/обработки заказов — это бизнес-процесс.

Итак,

если вы создаете что-то новое — новую компьютерную программу или новую программу обучения или если хотите улучшить что-либо, например изменить процесс, продукт или способ оказания услуг, то вы работаете над проектом.

если же вы хотите продолжать то, что делали в прошлом, то вы вовлечены в бизнес-процесс.

Таки образом, отличительными чертами выполняемых по проекту работ является ограниченность по времени и уникальность.

Ограниченность по времени означает, что каждый проект имеет конечную точку, которая знаменует собой либо достижение целей проекта, либо прекращение проекта. Уникальность выражается в том, что у любого проекта есть специфические особенности, отличающие его от других проектов.

На основании приведенных выше определений можно выделить общие признаки проекта:

изменения — основное содержание проекта;

ограниченная во времени цель;

ограниченная временная продолжительность проекта;

бюджет проекта;

ограниченность требуемых ресурсов;

новизна;

комплексность;

правовое и организационное обеспечение проекта;

разграничение с другими намерениями и видами деятельности.

Бизнес-процессами руководят, используя процесс-менеджмент — управление процессами. Руководство проектами осуществляется через project-management — управление проектами.

2. Особенности метода управления проектами.

Что такое управление проектом?

Управление проектом — это набор инструментов, технологий и знаний, применение которых к вашему проекту помогает достичь наилучших результатов.

Управление проектом – это процесс руководства всеми работами от начала до завершения. (3/29)

Управление проектом предполагает три основных вида деятельности.

Планирование:

Определение желаемых результатов проекта

Разработка графика выполнения работ

Расчет необходимого расчета ресурсов.

Организация:

Распределение ролей и обязанностей

Управление:

Перераспределение работ и назначений

Руководство роботами и контроль результатов.

Решение возникающих проблем

Обмен информацией с заинтересованными лицами.

Таким образом, управление проектом поможет вам разработать план действий и проделать ряд шагов, которые помогут ответить на основные вопросы до того, как вы приступите к непосредственному выполнению работы. Вот некоторые из них:

Что вы собираетесь производить?

Каковы желания и потребности заказчиков?

Кто будет выполнять работу? Сколько времени она займет?

Сколько потребуется средств?

Какие сбои возможны в работе?

Как можно избежать потенциальных проблем?

На эти вопросы необходимо ответить заранее, чтобы дальнейшая работа над проектом протекала гладко и эффективно.

Помимо помощи в разработке плана управление проектом помогает следить за процессом воплощения проекта, способствует решению проблем по мере их возникновения.

Это позволяет вам вносить изменения в проект, если в этом возникнет необходимость. Управление проектом поможет зафиксировать все, что происходило во время работы над проектом, для того чтобы при разработке следующего проекта получить лучшие результаты.

В чем же особенности метода управления проектом?

Метод — это система действий, предпринимаемых для того, чтобы добиться желаемого результата.

Если вы занимаетесь проектом в одиночку, то можете использовать любую систему, которая вам нравится.

Однако когда вы работаете с группой людей, вам нужен общий метод управления проектом, так как члены команды должны работать сообща.

Для поиска подходящего метода существуют два подхода.

Первый состоит в том, что команда может изобрести свой метод самостоятельно, а

Второй сводится к использованию уже разработанной, проверенной методологии.

Ценность использования испытанных методов состоит в том, что вся работа по разработке метода уже проделана за вас. Это позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно, — на самой работе.

В настоящее время существует целый ряд стандартов и технологий управления проектами, например, стандарты PMI, IPMA, PRINCE II, AIPM и т.д., корпоративные технологии управления проектами RUP, PJM, NASA и др.

Корпоративные технологии формируются на основе стандартов управления проектами. Они рассматривают вопросы управления проектами более подробно по сравнению со стандартами, отвечают на вопросы не только, что нужно делать при управлении проектами, но и как это делать.

Применение специальной методики управления в ходе выполнения проекта экономит время на постановку задач планирования, создание документов по проекту, контроль необходимых для выполнения проекта мероприятий, ведение отчетности.

Для организации в целом внедрение методики позволяет обеспечить для всех подразделений стандартизацию терминов, инструментов, необходимых управленческих результатов, стандартные шаблоны отчетности, обучение персонала и менеджеров проектов.

Современные методики ориентированы на совместное управлением проектом, в соответствие с которой:

Руководитель проекта принимает участие в процессе управления проектом, ведя за собой команду.

Команда под управлением лидера проводит мониторинг результатов выполнения проекта после завершения работы.

Рабочие решения принимаются при участии всей команды, а информация циркулирует не только от руководителя к членам команды и обратно, но и между членами команды (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Совместный стиль общения

Преимущества совместного подхода к управлению заключаются в следующем:

каждый член команды понимает, как выполняемая им часть проекта отразится на результатах работы в целом;

возникает больше идей;

когда в разработке решений принимают участие все члены команды, решения оказываются более рациональными;

совместная работа усиливает чувства причастности и ответственности за результаты работы;

моральный дух членов команды при совместном подходе к управлению обычно выше;

реже возникает потребность в переделке работы;

повышается производительность как отдельных сотрудников, так и команды в целом.

При любом подходе и любой методологии ничего не выйдет, если не будет сотрудничества между участниками управления проектом.

Рассмотрим те роли, которые должны играть люди, чтобы проект стал успешным.