Первинні документи, регістри обліку

Початковою фазою ефективного облікового механізму в банку є первинний облік, що базується на документуванні бан­ківських операцій. Отже, первинні документи — це підстава для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками.

Первинні документи класифікують за такими ознаками:

• за місцем складання — зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків) та внутрішні (оформлені в банку);

• за змістом — касові та меморіальні.

Меморіальні призначені для здійснення безготівкових розра­хунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать: ме­моріальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Меморіальними ордерами оформляються також операції, які відображаються за позабалансовими рахунками.

Касовими документами, що поділяються на прибуткові і вида­ткові, оформляються операції з готівкою. Заповнюються касові документи відповідно до вимог Національного банку з організа­ції касової роботи в банках України.

З огляду на те, що записи в бухгалтерському обліку здійсню­ються на підставі первинних документів, у них зазначаються ко­респондуючі рахунки за дебетом та кредитом, вказується сума операції, дата її виконання. Кожен первинний документ в обо­в'язковому порядку підписується відповідальним виконавцем. Якщо операція підлягає додатковому контролю, то проставляєть­ся підпис контролера. Якщо ж операція виконувалась за відпові­дним розпорядженням, то на первинному документі має бути підпис уповноваженої особи.

Важливою умовою оформлення первинних документів є запов­нення всіх передбачених реквізитів.

Інформація, наведена у первинних документах, систематизу­ється у регістрах синтетичного та аналітичного обліку, до яких належать:

— особові рахунки та виписки з них;

— аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських опе­рацій;

— книги реєстрації відкритих рахунків;

— оборотно-сальдовий баланс.

Основним регістром аналітичного обліку, що вміщує записи про операції, здійснені протягом операційного дня, є особові ра­хунки, форму яких кожен банк затверджує самостійно з огляду на можливості програмного забезпечення. Записи у регістрах аналі­тичного обліку проводяться тільки на підставі відповідного санк­ціонованого первинного документа (паперового або електронно­го). До кожного особового рахунка складаються виписки, які призначені для видачі або відсилання клієнтові і підтверджують виконані за день операції.

До аналітичних рахунків з обліку внутрішньобанківських опе­рацій, як і до особових рахунків, складаються виписки, які за по­треби роздруковуються на паперових носіях. Періодичність ви­значається внутрішніми положеннями банку.

У книзі реєстрації відкритих рахунків накопичується інфор­мація про номери аналітичних рахунків у порядку їх відкриття. Зміни в рахунках, проведені у книзі протягом минулого місяця, роздруковуються на паперових носіях обов'язково станом на перше число звітного місяця. Порядок відкриття (закриття) та режим рахунків визначаються нормативно-правовими актами Національного банку. Водночас банк самостійно визначає поря­док відкриття (закриття) внутрішньобанківських рахунків, при­значених для накопичення інформації з обліку нарахованих до­ходів і витрат, отримання кредитів, розміщених депозитів, роз­поділу прибутку. Перелічені операції класифікуються як внутрішньобанківські.

Оборотно-сальдовий баланс як основний регістр синтетичного обліку роздруковується щоденно на паперових носіях. У Поло­женні про організацію бухгалтерського обліку та звітності в бан­ках України (затверджене постановою Правління НБУ від ЗО грудня 1998 за № 566) описано вимоги до порядку формування оборотно-сальдового балансу.

Ведення регістрів синтетичного й аналітичного обліку підпа­дає під процедури внутрішнього банківського контролю (адмініс­тративного і бухгалтерського). Адміністративний контроль сто­сується налагодження безпосередньо контрольного процесу в банку. Заходи внутрішнього бухгалтерського контролю спрямо­вуються на процес обліку кожної банківської операції, з тим щоб забезпечити:

— облік кожної операції відповідно до вимог законо­давства України;

— відображення змісту операції у балансі банку у тому пері­оді, протягом якого вони були здійснені.

Письмовим підтвердженням повного і своєчасного здійснення операції є записи в облікових регістрах, проведені на основі пер­винних документів.

Правильно організована система бухгалтерського обліку в ба­нках забезпечує:

— накопичення докладної інформації про операцію;

— визначення її вартості та часу проведення;

—перевірки правильності відображення інформації;

—арифметичну точність записів;

— підбиття підсумків та узгодженість бухгалтерських записів;

—повідомлення про помилки і розбіжності.

Важливим елементом внутрішнього бухгалтерського контро­лю є вивіряння (порівняння) записів в облікових регістрах з первинними документами. При виявленні розбіжності записи в регі­страх бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до пе­рвинних документів. За результатами вивіряння банк визначає характер і суми розбіжностей, аналізує вивірені записи і переві­ряє їх обґрунтування.