Організація аналітичного і синтетичного обліку в банках

Основний нормативний акт: Правила ведення аналітичного обліку в банках України, затв. постановою Правління НБУ від 16.06.2005 N 221

Особовий рахунок – основна форма аналітичного обліку банку. Крім особових рахунків, до засобів аналітичного обліку нале­жать штафелі (спрощена форма особового рахунка, застосовувана щодо позабалансових рахунків), а також картотеки документів, операційні журнали.

Аналітичний облік ведеться згідно з первинними документами.

Значення аналітичного обліку

Процедури аналітичного обліку забезпечують надто деталізова­не відображення банківської операції, тобто зазначається дата про­ведення операції, вид документа, за яким її проведено, номер раху­нка, сума. Такого ступеня деталізації можна досягти лише при використанні комп’ютерних технологій. Отже, банки мають змогу контролювати операції як за змістом, так і за формою. Крім того, дані аналітичного обліку становлять ба­зу економічного аналізу та використовуються для групування за балансовими рахунками інформації, яка далі подається у фінансовій звітності.

Для ведення аналітичного обліку в автоматизованому режимі з метою збереження інформації і підготовки звітності банками кожен окремий об'єкт аналітичного обліку характеризується набором параметрів. (рис. 3)

Необов'язкові параметри банк визначає самостійно. Їх викорис­товують у внутрішньому обліку для задоволення окремих норма­тивно-правових вимог, цілей управлінської звітності та формування звітності до інших уповноважених державних органів.

Номер аналітичного рахунка має до 14 цифр. Перші п'ять жорстко регламентовано, інші банк формує самостійно. Усі номери рахунків аналітичного обліку формуються за схемою (рис.4) Довжина номера рахунка не є фіксованою. Максимальна дов­жина номера рахунка становить 14, мінімальна — 5 цифр.

Рис. 3. Класифікація параметрів аналітичного обліку

Рис. 4. Формування номера аналітичного рахунка

Ключовий розряд — розряд у номері аналітичного рахунка призначено для перевірки вірогідності номера рахунка. Він також захищає інфо­рмацію від суб'єктивних помилок оператора під час внесення даних. Розроблено спеціальні алгоритми обчислення таких розрядів. Усе це виконують у банку спеціальні підрозділи комп'ютеризації.

Приклад 1

Обчислення ключового (контрольного) розряду за рахунком 1211К728011234 для банку, код банку 30000:

1) запишемо рахунок, для якого потрібно обчислити ключовий (контрольний) розряд, у такому вигляді:

30000 1 2 1 1 К 7 2 8 0 1 1 2 3 4;

2) множимо його цифри порозрядно на умовну суму:

1371337137137137137

3 0 0 0 0 1 2 1 1 К 7 2 8 0 1 1 2 3 4

х

1 3 7 1 3 3 7 1 3 7 1 3 7 1 3 7 1 3 7

-------------------------------------

3 0 0 0 0 3 4 1 3 0 7 6 6 0 3 7 2 9 8;

3) в отриманому результаті запишемо лише одиничні розряди, не враховуючи вищі;

4) отримані цифри додаємо:

3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 3 + 4 + 1 + 3 + 0 + 7 + 6 + 6 + 0 + 3 + + 7 + 2 + 9 + 8 = 62;

5) додаємо кількість символів рахунку (у цьому прикладі - 14):

62 + 14 = 76;

6) останній розряд отриманої суми завжди множимо на 7:

6 х 7 = 42;

7) останній розряд отриманої суми 2 є ключовим (контрольним) розрядом для рахунку 1211К728011234;

8) аналітичний рахунок має номер 12112728011234.

Приклад 2

Обчислення ключового (контрольного) розряду за рахунком 1211К7281 для того самого банку

1) запишемо рахунок, для якого потрібно обчислити ключовий (контрольний) розряд, у такому вигляді:

30000 1 2 1 1 К 7 2 8 1;

2) множимо його цифри порозрядно на умовну суму:

1371337137137137137

3 0 0 0 0 1 2 1 1 К 7 2 8 1

х

1 3 7 1 3 3 7 1 3 7 1 3 7 1 3 7 1 3 7

-------------------------------------

3 0 0 0 0 3 4 1 3 0 7 6 6 1 0 0 0 0 0;

3) в отриманому результаті запишемо лише одиничні розряди, не враховуючи вищі;

4) отримані цифри додаємо:

3 + 0 + 0 + 0 + 0 + 3 + 4 + 1 + 3 + 0 + 7 + 6 + 6 + 1 + 0 + + 0 + 0 + 0 + 0 = 34;

5) додаємо кількість символів рахунку (у цьому прикладі - 9):

34 + 9 = 43;

6) останній розряд отриманої суми 3 завжди множимо на 7:

3 х 7 = 21;

7) останній розряд отриманої суми 1 є ключовим (контрольним) розрядом для рахунку 1211К7281;

8) аналітичний рахунок має номер 121117281.

Параметри контрагентів банку - це обов'язкові параметри, які деталізують інформацію про контрагентів. До них належать: код контрагента, ідентифікаційний код, резидентність, код держави, ознака інсайдера, інституційний сектор економіки, форма власнос­ті, галузь економіки, вид економічної діяльності. Визначаючи пара­метри контрагентів (а це набір цифр), бухгалтерський апарат банку не мусить запам'ятовувати їх значення. Для цього формується картка клієнта, де записані всі значення цифр, що входять до номера аналі­тичного рахунка.

Параметри документів, що є стандартизованими реквізитами документів, необхідні для проведення банками розрахункових, або касових операцій. Національним банком України визначено чотири параметри документів:

► символ касових оборотів;

► код контрагента;

► код операції;

► код країни платника.

В останній робочий день місяця банки здійснюють контроль відповідності даних аналітичного та синтетичного обліку

Методи перевірок відповідності даних синтетичного і аналітич­ного обліку можна згрупувати за такими напрямками.

1. Перевірка узгодженням — здійснюється за допомогою порів­няння проміжних і остаточних сум. Порівнюють між собою дані, враховані в системі аналітичного та синтетичного обліку, а отже, і в різних носіях інформації (первинних документах, щоденному ба­лансі, оборотно-сальдових відомостях, особових рахунках). Зрозу­міло, що суми мають збігатися.

2. Перевірка перенесення — установлюється правильність пере­несення даних з одного носія інформації на інший. З автоматизаці­єю ведення бухгалтерського обліку цей вид перевірок поступово втратив своє значення.

3. Перевірка підрахунків (обчислень) — має на меті встановити правильність розрахунків числового матеріалу, що додається.

Первинні документи перевіряють за двома напрямами: