9. За стадіями створення:

• оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник;

• копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види ко­пій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - дру­гий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

• прості - містять інформацію з одного питання;

• складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у ме­жах 10 років;

• тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

• постійного зберігання - для цих документів не існує терміну дав­ності.

12. За технікою відтворення:

• рукописні;

• відтворені механічним способом;

• відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

• загальні;

• з адміністративних питань;

22.Функції документів.

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі.

Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Функції поділяють на загальні і спеціальні

Загальні функції - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.

• Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.

• Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.

• Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

• Культуроносна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

• Управлінська - в ній документ виступає як засіб управління діяльністю,

• Організаційна - документ встановлює або впорядковує дії учасників правових відносин,

• Правова - документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права,

• Загальнокультурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві,

• Історична - документ є історичним джерелом.

23. Поняття реквізита. Основні реквізити документів

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Реквізит - це обов"язкові складники документів без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів⁴:

Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.

1. Державний герб України - Тризуб.

Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою ряд­ка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства.

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна вико­ристовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород.

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємст­ва, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім рек­візитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі рекві­зити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідов­ності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у назив­ному відмінку, напр.:

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет