16..5. Структуризация системы по уровням управления

Как минимум, три уровня управления могут быть выделены в организованной структуре проекта:

1. Стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации).

2. Уровень управления проектом (руководство проекта).

3. Уровень исполнения проекта (команда проекта).

Потребности в информационной поддержке пользователей ИСУП (и, соответственно, представления о функциональности информационной системы) на разных уровнях управления проектом существенно отличаются (см. табл. 16.1).

Стратегический уровень руководства комплексом проектов отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме, удобной для интуитивного восприятия.

На уровне управления проектом выполняется детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.

Таблица 16.1

Требования к ИСУП по уровням управления

Стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	Уровень управления проектам (руководство проекта)	Уровень исполнения проекта (команда проекта)
• Простота использования • Средства сбора и обобщения данных • Средства представления информации • Возможности укрупненного планирования	• Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля • Мощные аналитические возможности • Средства создания и распределения отчетов Средства сбора и передачи данных	• Простота использования • Удобные средства ввода данных

На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение задач. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время, на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и использовании ресурсов.

В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ.

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

• средства проектирования структуры работ проекта;

• средства планирования по МКП;

• средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов);

• некоторые возможности стоимостного анализа;

• средства контроля за ходом исполнения проекта;

• средства создания отчетов и графических диаграмм.

Набор базовых функциональных возможностей систем данного класса представлен в таблице 14.2.

Таблица 16.2

Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Элемент системы календарного планирования	Результат использования элемента
Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик	• Описания глобальных параметров планирования проекта • Описание логической структуры комплекса работ • Многоуровневое представление проекта • Назначение временных параметров планирования задач • Поддержка календаря проекта
Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта	• Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат • Поддержка календарей ресурсов • Назначение ресурсов работам • Календарное планирование при ограниченных ресурсах
Средства контроля за ходом выполнения проекта	• Фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных • Ввод фактических показателей состояния задач • Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов • Сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ
Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту	• Диаграмма Ганга (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию) • РЕКТ диаграмма (сетевая диаграмма) • Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

Различия между пакетами заключаются в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств, и в качестве реализации предоставляемых ими функций.

Пакеты календарного планирования, доступные на белорусском и российском рынках.

Немаловажным при выборе ПО календарного планирования является доступность и поддержка продукта на рынке. Обзор начинается с более простых и дешевых пакетов и постепенно переходит к системам, предлагающим решения для более искушенных пользователей.

Microsoft Ргоjесt

Microsoft Ргоjесt является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Во многих западных компаниях МS Ргоjесt стал привычной добавкой к Мicrosoft Ргоjесt даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Последней версией системы является МS Ргоjесt 4.1 for Windows Х^р

Отличительной особенностью пакета является его простота. Разработчики МS Ргоjесt не стремятся вложить в пакет более сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования. В то же время значительное внимание уделяется использованию современных стандартов, позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями.

Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удобные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновременно иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа «что если...». В то же время МS Ргоjесt предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами.

МS Ргоjесt может быть рекомендован для планирования несложных проектов пользователями-непрофессионалами и новичками.

Time Line (Time Line Solutions Corp.).

Другое популярное решение в классе недорогих пакетов предлагают системы компании Time Line Solutions. Значительное распространение на Российском рынке получила русифицированная версия Time Line 1.0 для Windows ($ 150—200). Кроме нее, в настоящее время распространяется Time Line 1.0 для Windows ($ 695) — более мощная и сложная версия системы.

Time Line 1.0, подобно МS Ргоjесt, содержит лишь минимально необходимые функции управления проектами, предоставляя пользователю-непрофессионалу максимально простые и ясные средства быстрого создания и расчета временных и стоимостных параметров несложных проектов.

Пакет содержит полный набор функций управления проектами, однако, объем планируемых проектов, как и в МS Ргоjесt, ограничен 10 000 задач и 1000 видов ресурсов. Система предоставляет упрощенные алгоритмы ресурсного планирования.

Time Line 6.5 является более мощной версией системы управления проектами, принципиально отличающейся от версии 1.0 по ряду параметров.

Основными отличительными особенностями Time Line 6.5 являются реализация концепции многопроектного планирования в рамках организации, гибкие средства поддержки формирования отчетов и средства настройки на пользовательскую информационную среду.

Time Line 6.5 позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных.

Time Line 6.5 предлагает достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие средства межпроектного назначения и выравнивания перегрузок ресурсов, гибкие возможности по описанию специфических календарных графиков работы ресурсов. Недостатком данных средств является отсутствие возможностей описания и отображения иерархии ресурсов организации.

Стандартные возможности генерации табличных отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в поставку Time Line 6.5 системы создания и генерации отчетов Cristal Reports 4, которая позволяет создавать отчеты, содержащие данные как из БД Time Line, так и из других баз данных компании.

Time Line 6.5 может быть рекомендован для планирования отдельных проектов или комплексов средних по размерам проектов.

Project Updater (Time Line Solutions Corp.).

Система Progect Updater ($ 4990) обеспечивает дополнительные средства организации контроля за ходом выполнения работ проекта для пакетов Microsoft: Ргоjесt и Time Line. Основные возможности пакета включают:

• поддержку распределенной системы обновления данных и выдачу отчетов о состоянии проекта для Microsoft: Ргоjесt и Time Line 6.5;

• интеграцию данных проекта с другими корпоративными данными;

• документирование и хранение архивной информации о выполнении каждого проекта.

Информация о состоянии проекта хранится в депозитарии СУБД Огасlе вместе с другими данными по предприятию. Эта информация может бить использована для создания консолидированных отчетов и исследования сценариев взаимодействия проектов и функциональных подразделений. Менеджер может видеть, как расхождение плановых и фактических оценок бюджета или сроков выполнения отдельного проекта может повлиять на ход работы всей компании.

Менеджер проекта определяет права доступа к информации для каждого члена команды. Стандартизированный набор процедур, контроль доступа обеспечивают поддержку интегрированности данных. Встроенные средства электронной почты позволяют связывать сообщения с задачами проекта. Структурированные отчеты по ходу работ комплекса проектов позволяют идентифицировать конфликты между проектами. Обновленная информация о состоянии работ может контролироваться руководителем проекта перед загрузкой в систему управления проектами.

Средства автоматической генерации графов и отчетов включают:

• состояние выполнения работ;

• состояние назначений;

• расхождения плана и факта;

• тенденции выполнения проекта.

С ростом сложности проектов и среды управления повышаются требования к мощности и гибкости ПО управления проектами. Один из основных источников усложнения задач управления связан с необходимость детального планирования и контроля использования ресурсов на работах проекта. Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов, когда менеджер не в состоянии самостоятельно проанализировать причины нехватки ресурсов и найти решение для каждой конкретной работы.

Из разряда более мощных, профессиональных зарубежных систем на отечественном рынке представлены:

• Primavera, Primavera Systems Inc.;

• Artemis Views (Artemis International);

• Artemis Views (Artemis International).