Тема 16. Информационная система управления проектом

16.1.Процессы управления коммуникациями.

16.2.Управление коммуникациями и информационные технологии.

16.3.Основные характеристики информационной системы управления проектами.

16.4.Структуризация системы по этапам проектного цикла.

16.5.Структуризация системы по уровням управления.

16.6. Средства связи и передачи данных.

16.7. Стратегия построения информационной системы.

Характерными чертами осуществления большинства проектов являются быстрая смена текущих задач и высокая степень неопределенности. В данных условиях доступность точной и своевременной информации часто определяет успех проекта в целом.

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) направлено на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимаются собранные, обработанные и распределенные данные. Своевременность, достоверность и удобство информации достигается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектов.

Информационная технология – совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных средств.

Информационная система управления проектам (ИСУП) – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектов.

Программное обеспечение календарного планирования и контроля (в компьютерных изданиях часто называются системами управления проектами) — системы, обеспечивающие поддержку основных процессов временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования и МКП.

16.1. Процессы управления коммуникациями

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

1. Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

2. Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

3. Оценка и отображение процесса – обработка фактических результатов состояния работ проекта в соответствии с планом и анализ тенденций, прогнозирование.

4. Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:

1. Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.

2. Информационные потребности участников проекта.

3. Физическая структура распределения участников проекта.

4. Внешние информационные потребности проекта.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания состояний проекта.

2. Доступностью технологий.

3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

План управления коммуникациями включает в себя:

1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.

3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

4. Расписание и частота взаимодействий.

5. Метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью Плана проекта.

В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для создания информационной системы управления проектом.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Компьютерные средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения групповой работы и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи.