22.Автоматизация документооборота.

Система автоматизации документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Документы являются самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов.

Эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

23.Business Studio – программный продукт для моделирования бизнес-архитектуры российского разработчика «гк «Современные технологии управления».

Основная задача, которую решает Business Studio, – это создание комплексной модели бизнеса (en:Business Architecture), содержащей следующие элементы:

1. Стратегия (Система целей и показателей их достижения).

2. Модель бизнес-процессов и их KPI.

3. Организационная структура.

4. Ресурсы и документы.

5. Информационные системы.

Продукт позволяет:

• Формализовать стратегию и контролировать достижение стратегических целей

• Проектировать и оптимизировать бизнес-процессы (поддерживает 4 нотации моделирования бизнес-процессов: IDEF0, Basic Flowchart (Процесс), Cross Functional Flowchart (Процедура), Event-Driven Process Chain (EPC), а также проведение функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования)

• Проектировать организационную структуру и штатное расписание

• Автоматически формировать и распространять среди сотрудников регламентирующую документацию (документы Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML-навигатор)

• Поддерживать внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO

• Формировать Технические задания и поддерживать внедрение комплексных информационных систем

24.«EDocLib:Документооборот» компании «Электронные Офисные Системы».

Специализированное решение (конфигурация) «eDocLib:Документооборот» предназначено для автоматизации бизнес-процессов управленческого документооборота организации – регистрации входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов, организации исполнения и контроля исполнения документов, подготовки проектов документов, включая подготовку, согласование, визирование и утверждение документов, архивного хранения, систематизации и поиска документов.

«eDocLib: Документооборот» предусматривает 2 вида поручений:

1. Резолюция.

2. На ознакомление.

Резолюция:

• предназначена для записи указаний по исполнению входящего документа, сформулированных руководителем и адресованных одному или нескольким исполнителям.

• по одному документу может быть вынесено произвольное количество резолюций.

• если исполнителей у документа несколько, резолюция позволяет организовывать параллельное или последовательное исполнение задания и установить эффективный контроль исполнения.

Секция «Обсуждение»:

• предназначена для организации обмена сообщениями между сотрудниками, занятыми обработкой входящего документа.

• секция, организованная в формате Интернет-форума, позволяет сотрудникам делать необходимые записи, относящиеся к исполнению документа, задавать вопросы и получать ответы.

На ознакомление:

• предназначено для оповещения определенных сотрудников о поступивших документах.

• в отличие от резолюции, направление на ознакомление не предполагает какой-либо ответной реакции сотрудников, кроме прочтения документа.

• подробное описание.

Кнопка «Создать связанный документ» - в обычной управленческой практике исполнение входящего документа заключается в обработке и списании документа в дело или дополнительно вызывает бизнес-процессы создания исходящего документа в ответ на входящий.

Позволяет инициировать любой из сценариев: если исходящий документ уже подготовлен и его необходимо только зарегистрировать, после щелчка на кнопке «Создать связанный документ» следует выбрать задание исходящего документа.

Для автоматизации подготовки ответа на входящий документ предполагается два сценария:

1. Исходящий документ регистрируется без стадии подготовки проекта исходящего документа (подготовка документа производится вне системы «eDocLib:Документооборот»).

2. В системе «eDocLib:Документооборот» готовится проект документа, проходящий стадии разработки, согласования (визирования), после чего документ прописывается и регистрируется в качестве официального исходящего документа.

В процессе создания исходящего документа система «eDocLib:Документооборот»:

1. Поможет автоматически заполнить необходимые реквизиты исходящего документа, скопировав их из входящего документа.

2. Поскольку при создании исходящего документа возможны различные варианты копирования данных, система позволяет создать несколько правил копирования, а пользователь выбирает наиболее подходящий.