10.7. Управління товарними запасами на складах оптових торгових підприємств і в магазинах

Управління товарними запасами завжди має на меті їх оптимізацію, тобто забезпечення торгової організації товарами в такому асортименті і в таких кількостях, які максимально відповідають попиту, що передбачається. Отже, і цій найважливішій управлінській функції передує вивчення і прогнозуван­ня можливостей ринку.

Управляти товарними запасами - значить планувати певний обсяг і структуру запасів відповідно до поставлених перед торговою організацією цілей і контролювати, щоб товарні запаси постійно відповідали встановле­ним критеріям. Управління повинне бути систематичним. Іншими словами, повинен бути передбачений деякий організаційний механізм, який сам по собі забезпечував би підтримку потрібних товарних запасів. Втручання керівни­ка необхідне лише тоді, коли цей механізм чомусь не спрацьовує, а також у виняткових випадках, які не могли бути завчасно передбачені системою і про­грамою.

У практиці торгівлі величину товарних запасів, які необхідно мати, ви­значають декількома способами:

1. Як відношення товарного запасу на певну дату до об'єму реалізації на ту ж дату за деякий попередній період. Це відношення розраховують на по­чаток місяця, але деякі організації вважають за краще визначати його на кі­нець місяця.

2. Як число тижнів торгівлі, на яке вистачить даного запасу. Початкови­ми даними служить відома (або намічена) товарооборотність. Наприклад, на майбутнє півріччя (27 торгових тижнів) планується трикратна оборотність запасів. Шляхом простого арифметичного розподілу (27 на 3) визначають, що постійно необхідно мати запас, якого вистачить на 9 тижнів торгівлі. Те­пер прогнозується обсяг реалізації на майбутні 9 тижнів, і звідси отримують потрібні товарні запаси на початок періоду.

3. З урахуванням пропорційності коливань рівня запасів коливанням обсягу реалізації. Це так званий метод пропорційного відхилення (Percentage Deviation Method). Розрахунок проводиться за наступною формулою:

де З_п - запас на початок місяця; З_с - середній запас; Р_м - реалізація за місяць; Р_с.м. - середньомісячна реалізація.

Цей підхід основується на принципі, згідно з яким відхилення фактично­го запасу від середнього завжди повинні бути вдвічі меншими (становити 50%), ніж відхилення обсягу реалізації від середньомісячного. Наприклад, якщо обсяг реалізації в лютому на 50% більший, ніж середньомісячний за рік чи за який-небудь інший період, що служить базою для планування, то товарні запаси, що існують на 1 лютого, повинні бути на 25% більшими, ніж середні запаси на початок місяця.

4. За базовим (мінімальним) товарним запасом (Вasic Stock Methot). Цей спосіб застосовуємо для підприємств, де оборотність товарних запасів стано­вить 6 разів на рік або менше. Товарні запаси, які необхідно мати на початок місяця, визначають шляхом складання базового товарного запасу і обсягу реалізації, що намічається на місяць:

З_п – запас на початок місяця; З_с – середній запас; Р_пл. - планова реалізація за місяць;

Р_с.м. - середньомісячна реалізація.

Жоден з цих методів не є бездоганним, всі вони розроблені «навпомац­ки», на основі тривалого досвіду і тому є чисто емпіричними. Не можна ви­дати і апріорну рекомендацію: який з них застосовувати, який дасть найкра­щі результати. Це залежить від безлічі конкретних чинників. Торговій організації потрібно оцінити (можливо, і випробувати) різні методи і обрати той, найбільше підходить саме для неї. Найкращим, природно, потрібно вва­жати такий метод, при якому споживачі будуть задоволені роботою підпри­ємства; не виявиться випадків відсутності товарів, що запитуються покупця­ми; рівень товарних запасів оптимальний; товарооборотність прийнятна.

Облік товарних запасів повинен бути налагоджений і в фізичному вира­женні - в штуках, одиницях, масі, упаковках. Необхідно також уміти управ­ляти цими «фізичними» запасами. Оскільки споживач купує упаковки, шту­ки, масу і об'єми, запас повинен бути так збалансований, щоб споживач міг придбати потрібні йому товари в зручному вигляді (розфасуванні, упаковці і т.д.). Урахування фізичного руху товарів, збирання інформації про продаж конкретних найменувань товарів є значно складнішим, ніж отримання да­них у вартісних показниках. Керівникам торгівлі просто необхідно знати, які фасони, розміри, забарвлення користуються попитом, а які ні. У невели­ких магазинах збір подібних даних не є проблемою, але на великих роздріб­них підприємствах і оптових базах з їх надзвичайно широким асортиментом і величезною товарною масою необхідно передбачати спеціальні - іноді дуже складні - системи збору такої інформації.

У будь-якому випадку неодмінна передумова управління товарними запа­сами - облік реалізації за можливо найбільш подрібненими товарними групами. Основним технічним засобом вирішення цього завдання є застосування, на­приклад, у вузлах розрахунку магазинів таких контрольно-касових машин, які можуть акумулювати і видавати розчленовані підсумки (в багатьох вели­ких магазинах касові апарати сполучені з ЕОМ, утворюючи внутрішиьомагазинні АСУ, в число функцій якої входить і управління товарними запаса­ми).

Деталізований облік продажу товарів іншого асортименту здійснюється за допомогою відривних товарних ярликів. Аналогічні системи управління передбачаються і для оптових баз.

Щоб управляти товарними запасами, необхідно в будь-який момент точ­но знати величину поточних товарних запасів у вартісному вираженні. На підприємствах, що торгують легковими автомобілями, меблями, побутови­ми електроприладами тривалого користування та іншими дорогими товара­ми, досить точні дані про поточні товарні запаси керівники можуть отрима­ти з книг і документів бухгалтерського обліку. Але універсальні магазини, роздрібні та оптові підприємства з переважно продовольчим асортиментом і галантерейні магазини не в змозі вести та­кий оперативний і докладний облік - їх надзвичайно широкий і різноманітний асортимент зробив би бухгалтерські операції невиправдано трудомісткими і дорогими. Тому вони вимушені час від часу проводити інвентаризацію товар­них запасів, тобто фактично перераховувати, переважувати, переміряти за­паси наявних товарів. Ця процедура дуже дорога і вимагає багато часу; в результаті інвентаризацію проводять порівняно рідко, а поточні товарні за­паси визначають виходячи з даних останньої інвентаризації і даних бухгал­терського обліку за подальший період.

За результатами інвентаризації неважко визначити орієнтовний обсяг реалізації за період між двома інвентаризаціями:

Виходячи з наявності цих «поправок» результати таких розрахунків бу­дуть тільки орієнтовними.

Тут потрібно підкреслити, що вартісний облік надзвичайно важливий, і він ні в якій мірі не може бути замінений обліком у фізичному вираженні - надзвичайно ефективним інструментом. Обидва види обліку дають можли­вість:

• виявити, які саме найменування товару, товарні групи і цілі категорії товару користуються найбільшим попитом. Це дозволяє ухвалювати обґрунтовані рішення про замовлення додаткових партій товару або, навпаки, про виключення товару з асортименту;

• оптимізувати вкладення капіталу в товарні запаси. Наслідком дуже великих запасів є зменшення товарооборотності, оборотності капі­талу і зменшення прибутку. Крім того, це підвищує і витрати обігу, оскільки зберігання товарів вимагає певних витрат;

• підвищити обґрунтованість рішень, що приймаються відносно заку­півлі товарів. Знаючи, які товари підприємство має в своєму розпо­рядженні в даний час, і володіючи інформацією про темпи реалізації різних найменувань і різновидів товарів, про попит на них, комерсанти мають базу, на якій можуть основувати свої рішення відносно оптимізації асортименту.

В принципі контроль за фізичним рухом товару побудований на тих же основах, що і за рухом товару у вартісному вираженні. Він передбачає наяв­ність списку або переліку всіх товарів, що входять в асортимент. З позиціями цього списку і зіставляються дані про реалізацію тих чи інших товарів. У списку (а це, по суті, не що інше, як документаційна модель асортименту) наводяться необхідні запаси за кожною позицією і товарною групою, гранич­ний рівень (при зменшенні запасу до цього рівня необхідно замовляти товар для поповнення запасу), терміни постачання, темпи реалізації та інші відо­мості.

У колишні часи у відсутність ЕОМ аналізувати реалізацію товарів було дуже важко. Нині ж ЕОМ контролює їх рух і навіть видає попередження про необхідність зняти товар з продажу або, навпаки, замовити додаткову пар­тію. Деякі торгові фірми експериментують навіть в такому напрямку: при­власнюють кодові номери окремим споживачам, оптовим покупцям, і після певного часу комп'ютер видає аналіз купівельних звичок і структури спожи­вання; друкує замовлення на постачання товарів; успішно складаються про­гнози реалізації на майбутній період.

У наш час, наприклад, діють магазини з розвиненими внутрішньомагазинними АСУ. Ядром такого магазину є електронний касовий термінал у вузлі розрахунку. У контрольно-касовий прилавок вбудований лазерний ска­нуючий пристрій. Касир-контролер одним ковзаючим рухом проводить упаковку, одиницю товару над вікном, скло якого лежить в площині прилав­ка. На упаковці, на етикетці, на ярлику є графічний символ універсального товарного коду (УТК), що являє собою поєднання чорних і білих штрихів різної товщини (штрихкод). Це поєднання відображає цифровий код даного найменування товару, а кожному цифровому коду в пам'яті комп'ютера від­повідають різноманітні дані про цей товар: ціна, кількість, відомості про по­стачальника і т. д. Найменування товару (словом) і ціна - друкуються на чеку. На світловому індикаторі також показується ціна і покупець має можливість контролювати правильність розрахунку.

При продажу фруктів, овочів, м'яса і подібних до них товарів застосову­ють ваги типу «маса - ціна - вартість», які підключені до комп'ютера. Одно­часно вся інформація про акт продажу вводиться в ЕОМ. Машина коректує дані, що зберігаються в ній про товарний запас і обсяг реалізації. Вона сте­жить за зменшенням товарних запасів і готує всі необхідні відомості для за­мовлення нових партій товару на поповнення запасів.

Технічні засоби для внутрішньомагазинних та інших торгових АСУ ко­штують недешево, але зараз на ринку є різні типи і моделі таких засобів, які відповідають вимогам і можливостям різних за розміром організацій. В основ­ному великі підприємства прагнуть мати власні ЕОМ. Але як дрібним, так і великим підприємствам надається й альтернативна можливість: орендувати відповідну техніку.

Можливості великих АСУ, що охоплюють цілі торгові мережі, набагато розширилися з появою ЕОМ колективного користування, доступ до яких здійснюється дистанційно. У подібних системах, як правило, ЕОМ встанов­іть в головному офісі фірми, а периферійне обладнання, в тому числі і засоби введення/виведення, - на підприємствах, віддалених на сотні кілометрів що надзвичайно полегшує централізоване планування асортименту і товарних запасів і управління ними в поєднанні з децентралізованою закупі­влею та уточненням асортименту з урахуванням локальних особливостей попиту.

Однак результати, що видаються АСУ, повністю залежать від достовір­ності, надійності, докладності і своєчасності інформації, якою вона оперує.