Організація роботи оптового ярмарку

Характерними рисами оптової ярмаркової торгівлі є оптова реалізація-закупівля товарів за представленими зразками; періодичність проведення оптових ярмарків; попереднє встановлення термінів і місця продажу товарів; одноразова і масова участь оптових продавців і покупців товарів.

Основний метод організації оптової реалізації товарів на ярмарках - ви-ставки-продажі товарів за представленими зразками. Зразки товарів достав­ляються на ярмарок підприємствами-постачальниками за свій рахунок. Керів­ництво оптовим ярмарком здійснює постійно діючий ярмарковий комітет, до складу якого включаються відповідальні представники органів держав­ної влади і управління торгівлею, промислових підприємств - виробників товарів, комерційних структур - покупців та інших підприємств. Рішення ярмаркового комітету з питань, що входять в його компетенцію, є обов'язко­вими для учасників ярмарку.

Ярмарковий комітет виконує наступні функції:

♦ визначає терміни і місце проведення ярмарку;

• створює робочі органи ярмарку (дирекцію, арбітраж, групу (бюро) з обліку договорів та інші органи, необхідні для виконання перед яр­марком її завдань), затверджує їх керівників і склад;

• визначає графіки зустрічей постачальників і покупців;

• затверджує кошторис прибутків і витрат ярмарку, кількість коштів на її проведення і джерела їх отримання;

• порядок, режим роботи ярмарку;

• вирішує суперечки, що виникають при укладенні, зміні та розірванні договорів, в тому числі при узгодженні, зміні і уточненні специфіка­ цій до договорів, або доручає вирішення таких суперечок арбітражу ярмаркового комітету і в цих випадках затверджує рішення арбітра­жу після закінчення терміну на оскарження і розглядає скарги на його рішення;

• вирішує інші питання, пов'язані з організацією і проведенням ярмар­ку.

Рішення ярмаркового комітету оформляються протоколами, що підпи­суються головою ярмаркового комітету або його заступником.

Дирекція ярмарку здійснює керівництво групою (бюро) з обліку догово­рів, веде організаторську, рекламну і комерційну діяльність, пов'язану з під­готовкою і проведенням ярмарку (оренда приміщень і торгових площ, їх об­ладнання і оформлення, підготовка необхідної документації, розміщення учасників, реклама товарів, оснащення оргтехнікою та АСУ, визначення ре­гламенту роботи і т.д.); забезпечує приймання і зберігання представлених на ярмарок зразків і моделей товарів, сприяє технічним забезпеченням учасни­кам ярмарку в укладенні договорів, веде необхідну звітність.

Група (бюро) з обліку договорів веде необхідну облікову документацію і реєструє договори, укладені на ярмарку; аналізує хід укладення договорів і узгодження специфікацій, готує за дорученням ярмаркового комітету або дирекції ярмарку відповідні аналітичні довідки, записки, пропозиції.

Арбітраж ярмаркового комітету забезпечує правове обслуговування ярмарку; консультує учасників ярмарку з правових питань; розглядає переддоговірні суперечки, що виникають на ярмарку.

При організації ярмаркової (виставочної) торгівлі прийнято виділяти три основних етапи її проведення: попередній, організаційний і заключний.

Попередній етап включає прийняття рішення про проведення оптового ярмарку або виставки-продажу. На цьому етапі створюється ярмарковий комітет і формується робоча група, які розробляють положення про прове­дення ярмарку і розсилають листи потенційним учасникам з повною інфор­мацією про умови участі в ярмарку. Робоча група також розробляє рекламні матеріали про організацію і проведення ярмарку - друкуються оголошення, запрошення, рекламні буклети і т.д. Видається рекламна брошура з доклад­ною інформацією про умови участі в ярмарку, тобто вартість участі з експо­натами і без них, ціна оренди павільйонів, вартість розміщення рекламних матеріалів і т.д.

За певний термін до відкриття учасники ярмарку вносять реєстраційний внесок і оформляють заявку на участь, в якій подають інформацію про себе і свої реквізити, вимоги щодо розміщення експозицій та ін. Основним джере­лом прибутків від проведення ярмарку є плата за участь, оренду площі під експозицію, транспорт, оренду складських приміщень, здійснення вантаж­но-розвантажувальних і транспортно-експедиційних робіт, проведення тех­нічних та інформаційно-комерційних консультацій і надання додаткових послуг.

Організаційний етап полягає в підготовці рекламного каталогу, що вклю­чає характеристику постачальників, їх товарів, послуг та іншу рекламну ін­формацію. Даний етап включає також оперативну роботу по розміщенню учасників, організації їх дозвілля, проведенню аукціонних торгів, презента­цій та інших заходів.

Заключний етап передбачає підбиття підсумків ярмарку з виділенням як позитивних, так і негативних моментів в її роботі. Узагальнені результати аналізу кон'юнктури торгівлі товарами асортименту ярмарку, пропозиції по виробництву товарів і т.д. представляються зацікавленим організаціям і ор­ганам управління торгівлею для вживання заходів до більш повного задово­лення споживчого попиту.