18. Управление закупками. Основные понятия, выбор поставщиков. Роль снабжения

Снабжение — это термин, используемый в промышленности и управлении для обозначения функции и ответственности за заказ основных и вспомогательных материалов , расходных материалов и услуг.

Снабжению присуща двойственная роль: полная подчиненность сбыту и производству при формировании плана и существенная роль при обеспечении его выполнения.

Роль снабжения зависит от тех стратегических целей, которые ставит перед собой компания. Выделяют несколько основных стратегий, при выборе одной из которых для продукции компании смещаются акценты в понимании роли и места отдела снабжения.

Первая из стратегий именуется стратегией «лидера по издержкам» и подразумевает увеличение конкурентоспособности благодаря низким издержкам на производство и реализацию продукции, а следовательно, возможности устанавливать более низкую цену и получать большую прибыль главным образом за счет высокой оборачиваемости. Основными задачами отдела снабжения при этой стратегии является работа с поставщиками для минимизации материальных затрат (по закупаемым компонентам и материалам) при соблюдении необходимого уровня качества материалов и сроков выполнения поставок (т. е. минимизация как «явных», так и «скрытых» издержек, связанных со снабжением).

Вторая стратегия, стратегия дифференцирования, предполагает позиционирование продуктов компании «отдельно» от продуктов конкурентов по свойствам продукта (качество, функциональность, уровень обслуживания, ассортимент, возможность адаптации к требованиям клиента и др.), отличающим продукт компании в лучшую сторону. Компания стремится выделить свой продукт по важным для потребителя свойствам, что меняет роль отдела снабжения. Основной его функцией в этом случае становится работа с поставщиками для поддержки инноваций, позволяющих выделить продукт из общего ряда, при помощи исследования рынка новых материалов и технологий, и своевременное обеспечение компании результатами этих инноваций (как информационными, так и материальными).

Третьей стратегией является стратегия концентрации, ориентированная на концентрацию усилий компании на обслуживании определенной группы потребителей с адаптацией продукции под их потребности. Снабженцы при этом должны работать с поставщиками для обеспечения компании материалами и компонентами, отвечающими специальным требованиям по свойствам; как никогда необходим их тесный контакт со сбытовыми и конструкторскими подразделениями для поддержки их усилий в плане соответствия продукции определенным специфическим ожиданиям клиентов.

Все приобретаемые при помощи отдела снабжения объекты можно разделить на три основные группы, каждая из которых имеет свои особенности.

1. Оборудование и специальные услуги.

2. Стандартные офисные и вспомогательные производственные поставки и услуги.

3. Основные материалы, комплектующие изделия и прочие поставки, используемые для производства основной продукции.

Опишем вкратце алгоритм процесса снабжения:

1. Выявление потребности (важен характер потребности и тип товара (см. далее).

2. Описание потребности.

3. Определение и оценка потенциальных источников поставки, среди которых могут встречаться как уже испытанные поставщики, так и новички.

4. Подготовка заявок для получения коммерческих предложений.

5. Оценка коммерческих предложений и квот;

6. Выбор поставщика; может быть построен как двухступенчатая процедура, с предварительным формированием критериев оценки и выбора поставщиков и ранжированием их по категориям (см. далее).

7. Переговоры по условиям договора (контракта).

8. Подготовка и подписание договора (заказа на закупку) (некоторые важные реквизиты договора (заказа), о которых стоит упомянуть отдельно: адрес плательщика (bill-to); адрес грузополучателя (ship-to); график поставок (если уместен); цена и условия платежа; скидки; номер номенклатурной позиции заказа по версиям и поставщика, и покупателя; прочие).

9. Отслеживание исполнения заказа и/или ускорение его выполнения (при необходимости). Рекомендуется осуществлять мониторинг исполнения заказа поставщиком нa регулярной основе на протяжении всего его жизненного цикла. В ходе этого мониторинга производятся следующие действия:

Для улучшения взаимодействия с поставщиками может применяться такой элемент MRP-системы, как «график поставок на длительный срок».