26.Контроль в системе управления, виды методы, эффективность

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.Под контролем понимают систему регулярной проверки состояния и результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, внешнего окружения.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая

позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность

организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Процесс контроля состоит из 1)установки стандартов, 2)измерения фактически достигнутых результатов и 3)проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль различается по объектам, степени их охвата (сплошной или выборочный); необходимости их разрушения при этом; по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный)..

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;

2. непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);

3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;

5. увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

6. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

7. своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;

8. ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

9. экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);

10. индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

11. максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально- психологического климата;

12. соответствие характеру контролируемого процесса;

13. регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

Виды контроля

В практике используют три вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый (рис.2.1)

Р ис. 2.1. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный контроль (контроль по правилу рецептурных книг) по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управлениях к работе-Человеческие ресурсы. Материальные ресурсы. Финансовые ресурсы.

Текущий контроль воплощается в формах стратегической и оперативной. Стратегический выявляет эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей как по количественным, так и по качественным показателям. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации о производительности.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.Заключительный контроль имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Контроль также делится на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и по мере необходимости вносят корректировки в свою деятельность.