29. Види документів за способом викладу інформації.

Усі ділові документи за способом викладу інформації поділяються на дві групи:

1) документи з низьким рівнем стандартизації;

2) документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації: оформлення залежить від автора; документи, у яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості, а сам спосіб викладу(добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язок між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від мовної ситуації, від певних обставин ділового спілкування( автобіографія, характеристика, заява).

Створення і опрацювання документів з низьким рівнем стандартизації складніше

Розрізняють три типи мовлення:

1.розповідь - виклад інформації у хронологічній послідовності;

2.опис - описується характер предметів( протокол);

3.міркування - спосіб викладу, у якому відкривається внутрішній зв'язок явищ(в різних актах).

Документи з високим рівнем стандартизації: документи, у яких може бути передбачений не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення і цілі речення, які передають думку, за винятком цілком конкретних відомостей, для яких у готовому бланку залишено місце.

Розрізняють два явища у документах з високим рівнем стандартизації:

1. типізація - процес створення тексту за певним зразком;

2. трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації документа на постійну і змінну із включенням постійної інформації до тексту документа(класний журнал).

30. Особливості мови документа

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків.

При підготовці тексту документа слід дотримуватись таких основних принципів: об'єктивність змісту та нейтральність тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформлюються від імені юридичної особи чи установи або її структурного підрозділу. Більшість документів складаються від третьої особи, при чому займенник змінюється іменем.( не « я прошу», а « інститут просить»). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

1) Дотримання норм ОДС і сучасної літературної мови.

2) Наявність слів, які вживаються в офіційних документах,

3) Використання термінів і професіоналізмів ,

4) Широке вживання складних відіменних прийменників,

5) Обмеження вживання ускладнених синтаксичних побудов

6) Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

7) Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто замінювати на пасивну.

9) У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: пропоную, наказую.

10) Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний , вельмишановний.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність. Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

2. Стандартність. Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється.

3. Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов'язані.

4. Ясність викладу, точність опису. Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності.

5. Свобода від суперечностей. У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

6. Переконливість. Забезпечується обгрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

7. Лаконічність. Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

8. Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.