Тема 4.2. Укладання регулятивних засобів професійної діяльності:

4.2.1. Документація щодо особового складу(Характеристика. Резюме. Накази щодо особового складу)

4.2.2.Довідково–інформаційні документи (Службові листи: класифікація, реквізити, етикет ділового листування, оформлення. Прес-реліз, стаття. Анотація, рецензія, відгук. Довідки, службові записки, оголошення. Звіт, план. Протокол, витяг з протоколу

ХАРАКТЕРИСТИКА — це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і ви­щих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переоб­ранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його осо­бової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характерис­тика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адмініст­ративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку уклада­ється характеристика (в Р. відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є);

місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст — дані про трудову діяльність (навчання), із яко­го часу працює (учиться), просування по службі; як ста­виться до своїх службових обов'язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, за­охочення чи покарання. Зазначаються моральні якості — риси характеру, ставлення до колег чи інших членів ко­лективу.

6. Висновки — призначення характеристики.

7. Дата укладання документа (ліворуч).

8. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі — інших відпо­відальних осіб).

9. Печатка установи, що видала характеристику.

Зразки:

Характеристика

Макаренко Валентини Іванівни,

студентки педагогічного факультету

Національного педагогічного

університету імені М.П. Драгоманова,

1977 року народження

Макаренко B.I. навчається на II курсі педагогічного факуль­тету Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Макаренко. B.I. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першо­курсників. З першого курсу працює над науковою темою, з якою виступала на звітно-науковій конференції студентів.

Макаренко В.1. виконує громадські доручення, є старос­тою 23-ї групи. Вимоглива до себе, має повагу серед то­варишів і викладачів факультету.

Характеристику видано для ...

(дата)

Декан педагогічного факультету (підпис) С.А.Синько

Печатка

РЕЗЮМЕ – це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

— домашня адреса, телефон (факс);

— прізвище, ім'я, по батькові;

— мета, з якою написано документ;

— особисті дані (дата народження; сімейний стан; націо¬нальність (якщо потрібно));

— відомості про освіту (повне найменування всіх навчаль¬них закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

— відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

— відомості про публікації (якщо потрібно);

— інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Зразок.

Резюме

Раїса Анатоліївна Світницька

Народилася 15 вересня 1965 p. в м. Новий Іржавець Ор-жицького р-ну Черкаської обл.

Заміжня, маю дочку.

Домашня адреса: узвіз Бурсацький, 3, к. 21, м. Батурин, 43002.

Телефон - 343-71.

Навчання: 1980 —1984 pp. — Черкаське педагогічне училище (учитель початкових класів);

1986—1992 pp. — Харківський державний університет (фах «географ», присвоєно кваліфікацію «Викладач географії»).

Досвід роботи: серпень 1984 p. — серпень 1986 p. — учитель початкових класів СЗШ № 12 м. Золотоноша;

липень 1992 p. — жовтень 1999 p. - викладач географії України в Харківському педагогічному коледжі.

Із жовтня 1999 p. дотепер викладач екологічної безпеки Харківського регіонального інституту післядипломної освіти вчителів.

Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж 16 p. Навчаючись у ХДУ, працювала за сумісництвом у міському приватному ліцеї «Джерело» викладачем географії. 1994 p. закінчила курси перекладачів. 1998 p. видала довідник «Абетка екологічної безпеки», вела програму «Колір надії» на Харківському обласному радіо.

Маю досвід роботи з ПК, умію працювати з Word, Excel.

Досконало володію іспанською та французькою мовами.

У разі потреби можу подати рекомендації.

(підпис)

26.03.2007

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ. Лист - це поширений вид документації, один із видів обміну ін­формацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на та­кі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

листи-прохання;

листи-звернення;

листи-пропозиції;

листи-запити;

листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

листи-попередження;

листи-нагадування;

листи-підтвердження;

листи-відмови;

супровідні листи;

гарантійні листи;

листи-повідомлення;

листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й ко­лективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї ін­станції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист—на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже те­ксти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. "Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важли­ва частина бізнесу, але й наше обличчя".¹ Щоб оволодіти мистецт­вом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспон­денції.

¹ Універсальний довідник — практикум з ділових паперів /І.А.Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. - К.: Довіра: УНВУ "Рідна мова", 1997.-С.ЗОЗ

Реквізити листів та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому ар­куші паперу. Основні реквізити листа такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюють поряд з назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовують у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначають у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюють угорі ліворуч за допомогою штампа або дру-карським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати ма­шинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер розрахункового рахун­ка у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059 в Залізнич­ному УСБ м. Києва МФО 322034

8. Дата.. Вказують день, місяць, рік 1 місце написання листа. її записують здебільшого цифрово— словесним способом /24 сер­пня 2002 р./. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприєм­ству, службовій або приватній особі. Назва установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

Наприклад:

Друкарня видавництва "Україна"

Лоскову І.П.

Якщо лист адресовано керівникові установи, назва якої вхо­дить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у да­вальному відмінку, а назву установи — у родовому.

Наприклад: Директорові Рівненського професійно -технічного училища №163 Бондаренку П.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підпри­ємстві.

Наприклад:

Директорові загальноосвітньої середньої школи № І

Генеральному директорові заводу "Термінал"

Якщо ця особа має вчене звання або науковий ступінь, то її вказують перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Наприклад: Ректорові Дніпропетровського державного університету

проф. Степанишину Л.П.

До реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Слід. пам'ятати, що якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу і прізвища службової особи.

Наприклад: Правління Ж, БК "Мир—98" Відділ кадрів Васильєву Ф.К.

вул. Грінченка, 8, кім. 2 Київ-60, 254060

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — пишуть з нового рядка і з великої літери. Адресу отримувача листа повторюють на конверті. На конверті прийнято починати адресу з "Кому", а далі "Куди".

10. Текст листа складається з двох частин:

- опис фактів або подій, які послугували підставою для напи­сання листа;

- висновки та пропозиції,

11. Відмітка про наявність додатка. Пишуть ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення додатків: .

-якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

- якщо лист містить додатки, незазначені в тексті, то їх потріб­но перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості примірників:

Додаток:

1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. у 1 пр.