Тема 3.1 организация оперативной работы с документами
Технология работы с документами
Ниже воспроизведена схема организации работы с документами ( в том виде, как она представлена в модуле).
Попытайтесь преобразовать её, сделав её более оперативной и компактной (попробуйте объединить некоторые делопроизводственные процедуры, сократить какие-либо "технологические шаги" и т.д.).
Докажите, что ваш вариант УЛУЧШИТ документационное обеспечение управления.
Регистрация документов; проблемы поиска документов
Предположим, что перед Вами поставлена задача - организовать в журнальной форме регистрацию личных дел сотрудников предприятия.
Разработайте соответствующую форму регистрационного журнала.
Обоснуйте её целесообразность.
Контроль исполнения документов, развитие самоконтроля
Разработайте форму персональной карточки по самоконтролю исполнения документов.
Изготовьте её макет.
Обоснуйте её содержание.
Формирование, оформление и хранение дел
На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:
Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;
Акт о списании ксерокса;
Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";
Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;
Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;
Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;
Акт обследования технического состояния котельного оборудования;
Приказ о приёме нового сотрудника;
Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";
Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";
Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.
Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.
Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае? Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще ? Как их озаглавить?
Создание номенклатуры дел
Ниже дан перечень названий папок- дел. Оформите его по всем правилам в виде номенклатуры дел. Сроки хранения попробуйте отыскать в соответствующей литературе.
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении (3 папки);
Личные карточки рабочих и служащих ( 2 папки);
Договоры с поставщиками. Северо-западный регион (1 папка);
Договоры с поставщиками. Прочие регионы (2 папки);
Контракты с заказчиками. Продукция А1. ( 1 папка);
Контракты с заказчиками. Продукция Б1. ( 2 папки);
Рекламации от потребителей ( 1 папка);
Приказы по основной деятельности. Производство А1. (1 папка);
Приказы по основной деятельности. Производство. Б1 (1 папка);
Переписка отдела маркетинга (3 папки);
Письма-заявки в районную службу занятости (1 папка);
Акты обследования технического состояния оборудования ( 1 папка);
Протоколы совместного заседания администрации и профкома (1папка).
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество данных дел |
Срок хранения ( с указанием статьи по Перечню ) |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|