6. Побудова звітів

1. Застосування групування та сортування

Звіти представляють можливість групувати виведену інформацію за допомогою вікна Сортировка и группировка. Щоб його відкрити, треба натиснути на кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів або вибрати команду Вид4Сортировка и группировка. У вікні Сортировка и группировка можливо визначити до 10 полів або виражень, які будуть використовуватися у звіті для групування даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.

У першому рядку стовпця Поле/вираз розкривається список полів базової таблиці або запиту. Почавши введення зі знака рівності(=), можна ввести у цьому стовпці вираз, утримуюче посилання на кожне поле базової таблиці або запиту.

По умовчанню Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування виберіть значення По убыванию у відкришимося списку, який з'являється після клацання в комірці стовпця Порядок сортировки.

В звіті повинне бути зарезервоване месце для заголовка кожної групи та примітки, в якому можуть виводитися розраховані підсумкові поля. Щоб додати в звіт ці розділи, встановіть для властивостей Заголовок группы и Примечание группы значення Да. Крім того, можна попросить Access вводити всі детальні дані для даного рівня групування на одній сторінці, вибрав для цього все ті самі властивості значення Вся группа.

2. Розробка звітів

Для створення звіту №1 по обслуговуванні клієнтів заданим механіком:

1. обрали запит про роботу автомеханіків

2. обрали усі поля

3. у вікні підсумки поставили галочку Sum

4. обрали вид макету: структура 1, орієнтацію - альбомну

5. обрали стиль - звичайний

6. Дали ім'я "Звіт про роботу механіка"

Звіт до запиту надано на рис. 2.15.

Рисунок 2.15

Для побудови звіту №2 про вартості виконаних робіт за відрізок часу:

1. обрали запит про вартість виконаних робіт за відрізок часу

2. обрали усі поля

3. обрали вид макету вирівняний, орієнтація альбомна

4. обрали стиль напівжирний

5. дали ім'я "Інформація за певний відрізок часу"

Звіт до запиту надано на рис. 2.16.

Рисунок 2.16

Для побудови звіту №3 по таблиці:

1. обрали запит по заданій категорії робіт

2. обрали усі поля

3. обрали вид макету табличний, орієнтація альбомна

4. обрали стиль звичайний

5. дали ім'я "Звіт по заданій категорії робіт"

Звіт до запиту надано на рис. 2.17.

Рисунок 2.17

Для побудови звіту №4 по таблиці Автотранспорт:

1. обрали таблицю Автотранспорт

2. обрали усі поля

3. обрали вид макету вирівняний, орієнтація альбомна

4. обрали стиль суворий

5. дали ім'я "Автотранспорт"

Звіт до запиту надано на рис. 2.18.

Рисунок 2.18

Для побудови звіту №5 по таблиці Автомеханики

1. обрали таблицю Автомеханики

2. обрали усі поля

3. обрали вид макету табличний, орієнтація альбомна

4. обрали стиль спокійний

5. дали назву "Автомеханики"

Звіт до запиту надано на рис. 2.19.

Рисунок 2.19

Для побудови звіту №6 по таблиці Обслуговування

1. обрала таблицю Обслуговування

2. додала всі поля

3. у вікні підсумки поставили галочку Sum

4. обрала макет по лівому краю 1

5. орієнтація - альбомна

6. стиль - діловий

Звіт до запиту надано на рис. 2.20.

Рисунок 2.20