Функцыя кантролю

Заключнай функцыяй упраўлення i адначасова пачатковай асновай планавання з'яўляецца кантроль, якi неабходны для выяўлення i вырашэння ўзнiкшых праблем раней, чым яны змогуць адмоўна паўплываць на вынiкi рэалiзацыi мэт бiблiятэкi. Упраўленчы кантроль не з"яўляецца разавай акцыяй. Гэта бесперапынны працэс, які ўключае назіранне і рэгуляванне розных відаў дзейнасці бібліятэкі з мэтай выканання пастаўленых задач.

Кантроль можна вызначыць як працэс сапастаўлення фактычны дасягнутых вынікаў з запланаванымі. Кантроль з"яўляецца фундаментальным элементам працэсу ўпраўлення. Ні планаванне, ні стварэнне аргструктур, ні матывацыю нельга разглядаць незалежна ад кантролю. Усе яны -- неад"емная частка агульнай сістэмы кантролю ў бібліятэцы. Асноўнымі відамі кантролю па тэрмінах здзяйснення з"яўляюцца: папярэдні, бягучы, заключны.

1. Папярэдні кантроль. Гэты від кантролю ажыццяўляецца да фактычнага пачатку работ. Асноўнымі сродкамі папярэдняга кантролю з"яўляюцца рэалізацыя канкрэтнай палітыкі, працэдур, правілаў і ліній паводзін у прымяненні да працоўных, матэрыяльных і фінансавых рэсурсаў. У галіне працоўных рэсурсаў кантроль дасягаецца пры аналізе дзелавых і прафесійных навыкаў і ведаў персаналу, якія неабходны для выканання канкрэтных задач; у галіне матэрыяльных рэсурсаў -- кантроль за якасцю зыходных матэрыялаў. У галіне фінансавых рэсурсаў механізмам папярэдняга кантролю з"яўляецца бюджэт, які дае адказ на пытанні: калі, колькі і якіх сродкаў (наяўных, безнаяўных) патрэбна бібліятэцы. Папярэдні кантроль мае дзве разнавіднасці: дыягнастычны і тэрапеўтычны. Дыягнастычны кантроль указвае бібліятэцы на тое, што ў ёй не ў парадку. Тэрапеўтычны кантроль дазваляе не толькі выявіць адхіленні ад нарматываў, але і прыняць неабходныя меры, выправіць сітуацыю.

2. Бягучы кантроль ажыццяўляецца непасрэдна па ходу правядзення работ і дазваляе выключыць адхіленні ад намечаных планаў і інструкцый. Для правядзення такога кантролю кіраўніцтву бібліятэкі неабходна мець добра наладжаную зваротную сувязь, якая дазволіць сачыць за адхіленнямі і своечасова іх карэкціраваць для дасягнення вызначаных мэт.

3. Заключны кантроль. Мэта такога кантролю -- дапамагчы папярэдзіць памылкі ў будучым. Ён мае дзве важныя функцыі: адна з іх заключаецца ў тым, што заключны кантроль дае інфармацыю для планавання аналагічнай работы ў

будучым; другая функцыя заключаецца ў тым, каб садзейнічаць матывацыі.

Упраўленчы кантроль - гэта працэс, якi накiраваны на дасягненне мэт арганiзацыi. Выдзяляюць тры этапы ўпраўленчага кантролю: 1)устанаўленне стандартаў, што дазваляе дакладна вызначыць мэты i тэрмiны iх дасягнення; 2) вымярэнне таго, што было дасягнута ў адпаведнасцi з устаноўленымі стандартамі; 3) прыняцце неабходных карэкціровачных рашэнняў. На кожным этапе рэалізуецца комплекс розных мер.

Першы этап -- устанаўленне стандартаў. Стандарты -- гэта канкрэтныя мэты, прагрэс у адносінах якіх паддаецца вымярэнню і грунтуецца на працэсе планавання. На першым этапе неабходна вызначыць тэрміны і канкрэтныя крытэрыі, па якіх будзе ацэньвацца работа. Гэта і ёсць паказчыкі выніковасці, якія дазволяць кіраўніцтву бібліятэкі дакладна вызначыць тое, што павінна быць зроблена для дасягнення пастаўленых мэт.

Другі этап працэсу кантролю заключаецца ў супастаўленні дасягнутых вынікаў з устаноўленымі стандартамі. На гэтым этапе вызначаецца, наколькі дасягнутыя вынікі адпавядаюць запланаваным і наколькі выяўленыя адхіленні ад стандартаў з"яўляюцца дапушчальнымі. Маштаб дапушчальных адхіленняў устанаўлівае дырэкцыя бібліятэкі. Для эфектыўнасці неабходна давесці да супрацоўнікаў бібліятэкі інфармацыю аб устаноўленых стандартах, маштаб дапушчальных адхіленняў і даць ацэнку вынікаў праведзенага кантролю.

На трэцім этапе кіраўніцтва бібліятэкі павінна выбраць адну з трох ліній паводзін:

- нічога не распачынаць;

- зняць адхіленні;

- перагледзець стандарты.

Чалавечыя рэсурсы - неад"емны элемент кантролю, таму адной з галоўных яго мэт з"яўляецца кантроль эфектыўнасці дзейнасці персаналу бібліятэкі. У большасці выпадкаў ён базіруецца на асабістым успрыманні кіраўніком сваіх падначаленых. Пры дэмакратычным стылі кіраўніцтва на першы план ставіцца станоўчы бок кантролю, што выяўляецца ў заахвочванні падначаленых за іх паспяховую работу.