Вопрос 34 сноўныя функцыі тбм

Функцыі менеджменту вызначаюць устойлівы склад спецыфічных відаў

упраўленчай дзейнасці, якія характарызуюць аднароднасць мэт, дзейнасці, або

аб"ектаў іх прыкладання.

Функцыі менеджменту падзяляюцца на:

- агульныя (фарміраванне мэт, планаванне, арганізацыя, кантроль);

- тэхналагічныя (прыняцце тэхналагічнага рашэння, камунікацыі);

- сацыяльна-псіхалагічныя (упраўленне персаналам, матывацыя).

Асноўныя функцыі бібліятэчнага менеджменту

• планавання,

• арганiзацыi,

• матывацыi i кантролю.

Стратэгічнае планаванне

Функцыя планавання прадугледжвае падрыхтоўку, разгляд i рэалiзацыю пытання аб тым, якой павiнна быць бiблiятэка, якая мэта яе развiцця, якiя сродкi павiнны выкарыстоўвацца для дасягнення пастаўленай мэты.

Стратэгiчнае планаванне ўяўляе сабой набор дзеянняў i рашэнняў кiраўнiцтва, якiя вядуць да распрацоўкі спецыфiчных стратэгiй, прызначаных для таго, каб дапамагчы бiблiятэцы дасягнуць сваiх мэт. Працэс СП уключае стратэгiю яе развiцця на блiзкую i далёкую перспектыву.

Распрацоўка СП бiблiятэкi складаецца з наступных этапаў:

- фармiраванне стратэгiчных мэт, вызначэнне "дрэва мэт" плана;

- аналiз асяроддзя бiблiятэкi, моцных i слабых бакоў яе дзейнасцi;

- аналiз стратэгiчных альтэрнатыў i выбар стратэгii;

- рэалiзацыя выбранай стратэгii;

- размеркаванне рэсурсаў;

- ацэнка стратэгii плана.

Стратэгiчны план - гэта праграма, якая накiроўвае дзейнасць бiблiятэкі на працяглы перыяд часу, усведамляючы пры гэтым, што канфлiктная i зменлiвыя сацыяльныя абставіны робiць пастаянныя карэкціроўкi непазбежнымi.

Для арганізацыі планавання мэтазгодна прымяніць канцэпцыю мэтавых груп. Пры падрыхтоўцы плана мэтавымі групамі неабходна выканаць тры асноўныя патрабаванні:

• Прызначыць адзінага каардынатара;

• набраць каманду, якая будзе прымаць рашэнні па прыярытэтных напрамках плана;

• прыцягнуць да ўдзелу ў распрацоўцы плана як мага большую колькасць супрацоўнікаў бібліятэкі.

Планаванне непарыўна звязана з прыняццем рашэнняў аб мэтах, задачах і стратэгіі бібліятэкі. Галоўнае ў менеджменце - вызначэнне мэт дзейнасцi бiблiятэкi на блiжэйшую i аддаленую перспектыву.

Iснуюць агульныя і спецыфiчныя мэты, якiя складаюць так званае "дрэва мэт", што знаходзiцца ў аснове структуры СП.

Вылучаюць наступныя ўзроўнi "дрэва мэт":

- мiсiя бiблiятэкi, яе сацыяльнае прызначэнне;

- стратэгiчныя мэты плана;

- спецыфiчныя мэты.

Мiсiя бiблiятэкi - асноўная мэта, якая вызначае адказнасць бiблiятэкi перад грамадствам, яе сацыяльнае прызначэнне, сэнс iснавання.

Агульнабiблiятэчныя мэты фармiруюцца i ўстанаўлiваюцца на аснове агульнай мiсii бiблiятэкi i вызначаных каштоўнасцей i мэт, на якiя арыентуецца яе кiраўнiцтва.

Стратэгiчныя мэты плана - распрацоўка канцэпцыi развiцця бiблiятэкi, дзе вызначаецца стратэгiчная накiраванасць плана, зацвярджаюцца адносiны бiблiятэкi да яе асяроддзя i даецца ўзор паводзiн у гэтай галiне дзейнасцi.

Стратэгiчныя мэты павiнны быць дасягальнымi i служыць павышэнню эфектыўнасцi бiблiятэкi.

Спецыфiчныя мэты распрацоўваюцца ў межах агульных стратэгiчных мэт па асноўных вiдах дзейнасцi бiблiятэкi i ўдакладняюць адпаведныя задачы кожнага з падраздзяленняў.

Пабудову "дрэва мэт" можна лiчыць закончаным, калi яго нiжнi ўзровень больш не патрабуе дзялення на спецыфiчныя мэты, задачы i падзадачы.

Аналітычны этап СП

Пасля вызначэння сваей мiсii i мэт бiблiятэка прыступае да аналiтычнага этапа працэсу стратэгiчнага планавання на якiм робiцца:

• Ацэнка патэнцыялу бiблiятэкi, яе магчымасцей i рэсурсаў;

• аналiз эфектыўнасцi асобных яе падраздзяленняў, катэгорый карыстальнiкаў, тэхналагiчных магчымасцей i знешнiх фактараў;

• вызначэнне альтэрнатыўных напрамкаў дзейнасцi i выбар аптымальных варыянтаў; прыняцце рашэнняў, узятых за аснову пры распрацоўцы СП.

Паспяховай распрацоўцы стратэгiчнага плана садзейнiчае рэлевантная i адэкватная iнфармацыя, якая дае ўяўленне аб перспектывах бiблiятэкi i сканцэнтраваная на тых аспектах знешняга асяроддзя, што найбольш уплываюць на яе будучыню. Яна ўключае тры ўзаемазвязаныя блокі: базу стратэгічных даных (БСД); дапушчэнні; прагнозы.

Аналiз знешняга асяроддзя - гэта працэс, сродкамi якога распрацоўшчыкi стратэгiчнага плана кантралююць знешнiя ў адносiнах да бiблiятэкi фактары, каб вызначыць магчымасцi i iснуючыя для яе пагрозы.

Аб'ектыўнасць аналiзу дасягаецца шляхам супастаўлення атрыманых вынiкаў з данымi бiблiятэк, адпаведных па кантынгенту карыстальнiкаў i характару паслуг, а таксама з дзяржаўнымi i мiжнароднымi нормамi. У вынiку правядзення аналiзу, выяўлення моцных i слабых бакоў дзейнасцi бiблiятэкi можна вызначыць зоны, якiя патрабуюць тэрмiновай увагi, тыя, якiя могуць пачакаць, i тыя, на якiя можна абаперцiся пры выбары

адпаведнай стратэгiчнай альтэрнатывы. Сутнасць выпрацоўкi i рэалiзацыi СП у тым, каб выбраць неабходную стратэгiю рэалiзацыi плана са шматлiкiх альтэрнатыў i накiраваць дзейнасць бiблiятэкi па вызначаным шляху. Стратэгiя рэалiзацыi плана разлiчваецца на ўвесь запланаваны перыяд i павiнна адносiцца да бiблiятэкi ў цэлым або да асобных сфер яе дзейнасцi, а не да яе асобных падраздзяленняў або вытворчых працэсаў. Пры гэтым улiчваюцца розныя вiды стратэгii, яе альтэрнатыўныя варыянты, на якiя бiблiятэка можа арыентавацца. Выбар стратэгii неабходна рабiць на аснове параўнальнага аналiзу гэтых варыянтаў: iх кошту, вынiковасцi, уздзеяння на iншыя бiблiятэчныя працэсы. Пры выбары стратэгii трэба мець на ўвазе, што яна павiнна адпавядаць назапашанаму патэнцыялу бiблiятэкi, не выклiкаць супярэчнасцей ў рабоце падраздзяленняў i прадугледжваць верагоднасць неспрыяльных абставiн (iнфляцыя, паяўленне канкурыруючай бiблiятэкi, змяненнi ў кнiгазабеспячэннi i інш.).

На думку нямецкага спецыялiста Н.Кампа, у перыяд нестабiльнасцi стратэгiчнымi мэтамi бiблiятэкi павiнна стаць самазахаванне. Для гэтага неабходна арыентавацца на найбольшую ступень задавальнення патрэбнасцей карыстальнiкаў, паляпшэння асабiстага iмiджу i рэйтынгу бiблiятэкi ў грамадстве.

Пасля выбару стратэгii яе неабходна рэалiзаваць, аб'яднаўшы з iншымi арганiзацыйнымi функцыямi. Важным механiзмам увязкi стратэгii з'яўляецца распрацоўка планаў i арыенціраў: тактыкi, палiтыкi, працэдур i правiлаў.

Тактыка - кароткатэрмiновыя планы, якiя адпавядаюць доўгатэрмiновым стратэгiчным планам. Тактыку распрацоўваюць у развiццё стратэгii i часцей за ўсё на ўзроўнi кiраўнiкоў падраздзяленняў, у адрозненне ад стратэгii, якую распрацоўвае на самым высокiм узроўнi кiраўнiцтва бiблiятэкi. Вынiкi кароткатэрмiновых тактычных планаў, як правiла, праяўляюцца хутчэй i суадносяцца з канкрэтнай дзейнасцю. Найбольш мэтазгодна пасля складання доўгатэрмiновых i тактычных планаў прыступаць да распрацоўкi дадатковых арыенціраў, каб пазбегнуць памылковага тлумачэння гэтых планаў. Такiм этапам у працэсе рэалiзацыi з'яўляецца выпрацоўка палiтыкi. Палiтыка ўяўляе сабой агульнае кiраўнiцтва дзейнасцю i прыняццем рашэнняў, якія дапамагаюць дасягнуць мэт. Палiтыку бiблiятэкi вызначаюць таксама працэдуры i правiлы,неабходныя для выканання асобных функцый i вытворчых працэсаў.__ Працэдура дае апiсанне паслядоўнасцi дзеянняў, якiя неабходна зрабiць у канкрэтнай сiтуацыi. Працэдуры разлiчаны на сiтуацыi, у якiх есць месца паслядоўнасцi некалькiх звязаных мiж сабой дзеянняў. Працэдуры, па сваей сутнасцi, стандартызаваныя ўказаннi. Для бiблiятэк прыкладам працэдур з'яўляюцца "Палажэннi" аб дарадчых органах i асноўных напрамках дзейнасцi бiблiятэкi, "Iнструкцыi па бiблiятэчнай тэхналогii".

Правiлы адрознiваюцца ад працэдур тым, што яны разлiчаны на канкрэтнае i абмежаванае пытанне. Правiлы дакладна ўказваюць, што неабходна рабiць у канкрэтнай сiтуацыi. Напрыклад, "Правiлы карыстання бiблiятэкай", "Правiлы

ўнутранага распарадку работы супрацоўнiкаў бiблiятэкi" i iнш. Усе дакументы, якiя вызначаюць палiтыку бiблiятэкi i рэгламентуюць яе дзейнасць, неабходна праверыць i прывесцi ў адпаведнасць з выбранай стратэгiяй. Апошнi этап у распрацоўцы стратэгiчнага плана - размеркаванне рэсурсаў. Рэсурсны патэнцыял бiблiятэкi складаецца з матэрыяльных i iншых рэсурсаў. Да лiку iх адносяцца навыкi персаналу, вопыт кiраўнiцтва, атмасфера ўнутры бiблiятэкi i яе iмiдж. Рэсурсы размяркоўваюцца ў адпаведнасцi з вызначаным прыярытэтам мэт i задач, якiя могуць падчас змяняцца i значна адрознiвацца ад традыцыйных. Першачарговымi могуць стаць задачы, якiя раней мелi другаснае значэнне, або ўзнiкнуць новыя, якiя вырашаюцца за кошт скарачэння звыклых напрамкаў i форм работы. Пры планаваннi змяненняў у размеркаваннi рэсурсаў важна, каб скарачэнне рэсурсаў у якой-небудзь адной сферы дзейнасцi не прывяло да яе адставання. Каб пазбегнуць гэтага, замежная практыка выпрацавала наступныя рэкамендацыi:

- не ўводзiць адначасова ўсе навацыi;

- не спяшацца забяспечыць рэсурсамi мэты i задачы, якiя патрабуюць больш дэталевай распрацоўкi;

- вылучаць своечасова рэсурсы на доўгатэрмiновыя мэты i задачы;

- пакiдаць рэзервы для выканання незапланаваных заданняў у выпадку нечаканых складанасцей у тэхналагiчных працэсах.

Вынiкам стратэгiчнага планавання становiцца падрабязна распрацаваны план з характарыстыкай падрыхтоўчых i асноўных этапаў работы, якi дакладна вызначае шляхi развiцця бiблiятэкi, яе бягучыя задачы i будучыя функцыi.

Структура СП залежыць ад асноўных функцый i задач бiблiятэкi.