5.3 Системи автоматизації документообігу

Сьогодні, коли серед найважливіших досягнень сфери туризму стала її комп'ютеризація, комп'ютерна революція, що трапилася, в туризмі одночасно придбала характерні нею особливості, на які варто звернути увагу. Кожна з них розповідає про застосування комп'ютерів у сфері управління, прямо або побічно дає рекомендації менеджерам туристських компаній, які зіткнулися з труднощами в застосуванні комп'ютерних технологій. Обширний діапазон, що існує сьогодні, економічно перспективних комп'ютерних програм (Voyage Office Pro, Turwin-MultiPro, Едельвейс, 1С Підприємство-Готель і ін.) доступний більшій частині туристських підприємств, часто обмежується недостатньою підготовкою персоналу, що безпосередньо працює з комп'ютерами, а також недостатньою ініціативністю керівної ланки.

Разом з тим, керівники туристичних підприємств вже почали усвідомлювати, що для найбільш плідного використання комп'ютерних технологій в майбутньому необхідно підвищувати рівень кваліфікації співробітників вже сьогодні, а також інформувати співробітників про обширні можливості комп'ютера. Очевидно, що використання інформаційних технологій дозволяє підняти якість обслуговування клієнтів, оскільки менеджери дістають можливість швидше і точніше реагувати на запити клієнта - кожен з них може вивести на екран свого комп'ютера різну інформацію про тури, про гостей, заповнюваної готелів, авіаперельотах і так далі.

Варто відзначити, що існуюче програмне забезпечення управління туристською діяльністю дозволяє вирішувати різні завдання, якось складання бізнес-плану, ефективну компоновку передбачуваних турів або скажемо управління готелем при тому, що керівник має можливість коректувати найрізноманітніші чинники за допомогою комп'ютера. Дані програми дозволяють економити час, підвищують якість проекту, але необхідно пам'ятати, що тільки правильне застосування електронної версії дає позитивні результати.

Наприклад, програмний комплекс «Само» найбільш відомий серед українських туристичних фірм. З ним і його модифікаціями працюють безліч туристських підприємств в різних містах України Умовно робочі функції комплексу можна розбити на шість груп: ведення турів, робота з клієнтами, ведення платежів, підтримка довідників, підготовка вихідних документів, сервісні режими. Розділ «Тури» дозволяє самостійно пакетувати програми (транспорт + мешкання + додаткові послуги) для туроператорів або заносити в базу даних готові операторські програми для агентств.

Клієнтська частина програми дозволяє вести базу даних туристів, виконувати прийом замовлень і розрахунок вартості туру з урахуванням індивідуальних і групових знижок. Бухгалтерський розділ програми дозволяє автоматично готувати всі види платіжних документів (прибуткові і витратні касові ордери, рахунки-фактури та ін.). Комплекс «Само-тур» може працювати в зв'язці з бухгалтерською програмою «Парус». Невід'ємна частина будь-якої комп'ютерної агентської програми — довідкові бази даних. «Само-тур» підтримує близько 20 різноманітних довідників (клієнтів, готелів, перевізників, фірм-партнерів, посольств і так далі). У режимі «вихідні документи» комплекс дозволяє автоматично отримувати як стандартні форми — різні списки груп (на тур, в авіакомпанії, на екскурсії), ваучери, турпутівки .(у тому числі і форми ТУР-1), анкети в посольства (на бланках посольств), так і створювати за допомогою генератора звітів свої необхідні форми. Дуже корисні в практичній агентській роботі сервісні функції «Само-тур»: виведення графічної статистики (наприклад, про продаж того або іншого туру, відбору інформації, що цікавить, по будь-яких критеріях), ведення системного журналу, архівація даних та ін.

Оформлення заявок можна прискорити, якщо використовувати пропозиції туроператорів отримані з Інтернет. У даному варіанті можна підібрати турпакет для оформлення заявки використовуючи критерії: дати поїздки, категорія готелю, тип розміщення, термін поїздки, туроператор, ціна. На основі вказаних послуг в картці замовлення визначається їх сумарна вартість, далі ведеться статистика по оплаті замовлення (оплачувати дозволяється поетапно). Залежно від внесеної суми кожному замовленню привласнюється статус визначуваний з набору: «Замовлений», «Сплачений» або «Неоплачений». Відразу після оплати можна роздрукувати Прибутковий ордер (Рахунок), Договір або Путівку. Даний комплекс дозволяє формувати і відправляти заявки на бронювання турів (готелів) туроператорам, і також автоматично отримувати підтвердження броні.

Наступна програма даного огляду — «Turwin MultiPro». Програма була вперше представлена комп'ютерною фірмою «Арімсофт» в 1995 р. З тих пір вона пройшла обкатку в багатьох українських туристичних фірмах як в агентських, так і туроператорских і в готелях. «Turwin MultiPro» забезпечує функціональні можливості, які дозволяють швидко і ефективно управляти туристичною фірмою, реагуючи на стрімкі зміни попиту і пропозицій, що дозволяє досягти кращих результатів за коротший час, чим раніше. Цінність «Turwin MultiPro» для туристичної фірми полягає і за рахунок інтеграції з офісним пакетом програм MS Office, при цьому ефективність використання персональних комп'ютерів в локальній мережі компанії підвищується у декілька разів.

Зручність програми і в тому, що користувач може самостійно і достатньо легко — оскільки «TurWin» працює в середовищі Windows — створювати новий вигляд документів і вихідних звітів. Причому всі формовані документи можна виводити на принтер, факс-модем або одним натисненням клавіші пересилати для подальшої обробки в такі програми, як Word, Excel. У стандартному постачанні присутні до десяти типових вихідних документів. Окрім цього, вартість програми включає безкоштовну розробку трьох вихідних документів за бажанням покупця. «Turwin MultiPro» має зручний і наочний інтерфейс (за типом стандартних віконець Windows), що дозволяє швидко знатися на даних, що виводяться, навіть людині, що не дуже знається на комп'ютері.

Основні можливості «Turwin MultiPro» полягають в наступному:

— Можливість створення довідників по будь-якому сегменту туристичного продукту;

— Формування турів по одній країні або по країнах. Автоматичне формування турпакетів і друк прайс-листа. Оформлення замовлення. Контроль завантаження рейсів і готелів;

— Необмежене число документів, що виводяться. Вбудований генератор звітів;

— Строгий облік руху грошових коштів, друк основних бухгалтерських документів (рахунки, рахунки-фактури, прибутковий касовий ордер, касовий звіт і ін.);

— Надійна робота в локальній мережі (кількість робочих місць не обмежена);

— Органічне використання сумісне з програмами, що входять в комплект «Microsoft Office».

Програма «Turwin MultiPro» одночасно є і мережевою та для індивідуального користувача. Достатньо лише вказати в якому режимі доступу, відкривати файли даних і де вони фізично знаходиться (на якому-небудь диску комп'ютера або на диску сервера мережі) і програма сама використовуватиме переваги індивідуального користувача або мережевого обміну даними. При цьому вартість програми не залежить від кількості комп'ютерів в мережі.