18. Організаційна структура і функції

зовнішньоекономічної служби підприємства

Основним суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності є|з'являється,являється| підприємство - самостійний господарюючий суб'єкт, створений у визначеному законом порядку|ладі| для виробництва продукції, виконання робіт і надання|виявлення| послуг у цілях задоволення суспільних|громадських| потреб і отримання|здобуття| прибутку. Підприємство має право самостійно визначати форми, методи і обсяги|обсяги| своєї виробничої і комерційної діяльності, в т. ч. на зовнішньому ринку.

Для ефективного управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємство повинне мати відповідну службу, адекватну умовам його роботи. Така служба створюється у вигляді відділу, (сектора) зовнішньоекономічних зв'язків (ЗЕЗ), а великі|великі| підприємства з|із| обширними|величезними| зовнішньоекономічними зв'язками можуть створювати дочірні зовнішньоторговельні фірми (ЗТФ|). Функції їх ідентичні, відмінність полягає лише в тому, що ЗТФ| є|з'являється,являється| самостійною юридичною особою, має окремий баланс і поточні рахунки|лічбу| в банках, здійснює зовнішньоторговельні операції від свого імені.

Основними завданнями|задачами| зовнішньоекономічної служби підприємства є|з'являються,являються|:

• всебічний|всебічний,усебічний| розвиток зовнішньоекономічних зв'язків у цілях прискорення економічного і соціального розвитку підприємства;

• пошук і освоєння нових форм і методів міжнародного торгового|торгівельної|, виробничого і науково-технічного співробітництва|співробітництва|;

• нарощування об'ємів|обсягів| експортно-імпортних операцій, вдосконалення їх товарної і регіональної структури;

• підвищення конкурентоспроможності продукції за кордоном, сприяння поліпшенню|покращанню| її якості шляхом збору|збирання| і аналізу рекламацій і відгуків клієнтів, доведення відповідної інформації до розробників і виробників експортної продукції;

• організація післяпродажного сервісу за кордоном;

• вивчення діяльності найважливіших вітчизняних і зарубіжних конкурентів, аналіз їх сильних і слабких|слабих| сторін;

• вдосконалення системи управління ЗЕД на підприємстві (організаційної структури фірми, інформаційного забезпечення, кадрового потенціалу тощо).

Організаційна структура служби зовнішньоекономічних зв’язків будується відповідно до стратегії зовнішньоекономічної діяльності підприємства. На її формування, зокрема, впливають такі чинники|фактори|:

• характер|вдача| й обсяги|обсяги| ЗЕД;

• розмір підприємства;

• специфіка ринків, на яких здійснюється ЗЕД.

У практиці побудови|шикування| організаційних структур управління зовнішньоекономічною діяльністю застосовуються лінійно-функціональні, дивізіональні та матричні структури. Серед лінійно-функціональних структур найчастіше зустрічаються організаційні структури за видами (функціями) зовнішньоекономічної діяльності. Як правило, таку структуру мають невеликі за розмірами фірми, що працюють з|із| вузьким товарним асортиментом на невеликому числі зарубіжних ринків, що відрізняються певною стабільністю і незначною місткістю|ємкістю|.

Лінійно-функціональна структура служби зовнішньоекономічних зв'язків (ЗЕЗ) включає, як правило, такі відділи (сектори, групи) з|із| такими|слідуючими| функціями:

• плановий відділ, у функції якого входить розробка перспективних, середньострокових і поточних планів, бізнес-планування|планерування| конкретних зовнішньоекономічних операцій|угод|; аналіз ефективності ЗЕД, розробка заходів щодо її підвищення;

• відділ маркетингу - моніторинг ринків, реклама, пошук і перевірка надійності зарубіжних партнерів;

• комерційний відділ - підготовка і проведення ділових переговорів, укладення контрактів; практичне здійснення зовнішньоторговельних операцій; транспортне забезпечення зовнішньоторговельних операцій; митне оформлення і супровід вантажів|тягарів|; участь у виставках, ярмарках, аукціонах, тендерах і т. п.;

• технічний відділ - вивчення технічних вимог до товарів, підвищення технічного рівня і конкурентоспроможності продукції, розробка і освоєння випуску нових товарів, післяпродажне технічне обслуговування;

• юридичний відділ - правове забезпечення ЗЕД, розгляд рекламацій;

• протокольний відділ - проведення протокольних заходів, організація відряджень фахівців|спеціалістів| підприємства за кордон|кордон|; прийом зарубіжних представників;

• валютно-фінансовий відділ - здійснення міжнародних розрахунків (як правило, включається до складу бухгалтерії).

Дивізіональні організаційні структури використовуються великими підприємствами – транснаціональними корпораціями, і мають такі різновиди:

Організаційна структура за товарно-галузевим принципом.

Таку структуру мають фірми, які випускають і/або експортують продукцію широкого асортименту з|із| різною технологією виготовлення і спеціалізуються на невеликому числі зарубіжних ринків однорідного характеру|вдачі|, які динамічно розвиваються.

Організаційна структура за географічним принципом.

Така структура притаманна|пасує,личить| для фірм, які продають однорідні товари на різних зарубіжних ринках, при цьому часто використовується збутова мережа|сіть| посередників. Вона дозволяє досягти чутливого|чутливого| реагування на зміну середовища|середи| і характер|вдачі| попиту на зарубіжних ринках і своєчасно адаптувати|пристосувати| товари, які поставляються на них.

Організаційна структура за групами споживачів або за ринковими сегментами..

Така структура розрахована на задоволення індивідуальних вимог груп кінцевих|скінченних| споживачів|індивідуалізували| з метою підвищення рівня їх обслуговування і встановлення довготривалих зв'язків з|із| партнерами.

Матрична структура управління ЗЕД створюється шляхом поєднання|сполучення| структур двох типів: лінійної і програмно-цільової.

У матричній організаційній структурі крім|крім| постійних функціональних підрозділів формуються тимчасові групи для вирішення певних стратегічних завдань|задач|. Працівники проектних груп залишаються членами своїх функціональних підрозділів і повертаються в них після|потім| виконання проекту. Цей тип оргструктури| управління характеризується гнучкістю, мобільністю і адаптивністю до змін зовнішнього середовища|середи|.

При побудові|шикуванні| структури зовнішньоекономічної служби повинні дотримуватися такі|слідуючі| основні принципи організаційної оптимізації:

чіткість і простота структури, що не допускає дублювання функцій, порушення і ускладнення логічності горизонтальних і вертикальних зв'язків;

відповідність характеру|вдачі| зовнішньоекономічної діяльності підприємства. Тому оргструктура| управління зовнішньоекономічною діяльністю фірми, що займається будівництвом за кордоном будівель і споруд|споруджень|, відрізнятиметься від оргструктури| фірми, що займається постачаннями будматеріалів.