30. Особливості мови документа.

Мова ділових паперів відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови. Вимога зрозумілості мови ділових паперів означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники. Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність. Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці.

2. Стандартність - дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний..

3. Свобода від суперечностей. У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

4. Переконливість - робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

5. Лаконічність. Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргу¬ментації, зайвих слів та повторень.

6. Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.

31Класифікація документів

Документ– це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми. Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документи поділяють за такими основними ознаками: за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка; за походженням - службові та особисті; за місцем складання - внутрішні та зовнішні; за напрямком - вхідні та вихідні; за формою - типові, трафаретні, індивідуальні; за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні, фото- та кінодокументи; за стадіями створення - оригінали та копії; за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання; за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

32. Національний стандарт України. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили. Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів: 01. - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим. 02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування). 03. - зображення державних нагород. 04. - код організації. 05. - код форми документа. 06. - назва організації вищого рівня. 07. - назва організації. 08. - назва структурного підрозділу організації. 09. - довідкові дані про організацію. 1(1. назва виду документа. 11. - дата документа. 12. - реєстраційний індекс документа. 13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь. 14. - місце складання або видання документа. 15. - гриф обмеження доступу до документа. 16. - адресат. 17. - гриф затвердження документа. 18. - резолюція. 19. - заголовок до тексту документа. 20. - відмітка про контроль. 21. - текст документа. 22. - відмітка про наявність додатка. 23. - підпис. 24. - гриф погодження документа. 25. - візи документа. 26. - відбиток печатки. 27. - відмітка про засвідчення копій. 28. - прізвище виконавця і номер його телефону. 29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 30. - відмітка про наявність документа в електронній формі. 31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата. 32. - запис про державну реєстрацію.