25 Ділова бесіда. Стратегія підготовки до ділової бесіди

Найпоширенішим контактним методом є розмова. Мета такої комунікації - обмін інформацією з конкретного питання. Як правило, ділові бесіди плануються наперед. В процесі підготовки визначається предмет бесіди, круг питань, який доцільно обговорити, основні наміри, які необхідно здійснити. При проведенні бесід часто використовуються різноманітні документи і матеріали, їх також потрібно наперед підготувати. Особливу увагу слід приділити відробітку ходу бесіди: продумати питання, які необхідно задати співрозмовникові; визначити бажаний кінцевий результат; встановити регламент і місце проведення бесіди; визначити її стратегію і тактику. З іншого боку, не можна перебивати мову співрозмовника; негативно оцінювати його вислови; підкреслювати різницю між собою і партнером; різко прискорювати темп бесіди; вторгатися в особисту зону партнера; намагатися обговорювати питання, не звертаючи уваги на те, що партнер збуджений; не бажати зрозуміти психічний стан партнера в момент співбесіди.

Підготовка до бесіди включає: Планування: Попередній аналіз учасників і ситуації. Ініціатива проведення бесіди і визначення її завдань. Визначення стратегії і тактики. Докладний план підготовки до бесіди. Оперативна підготовка: Збір матеріалів. Відбір і систематизація матеріалів. Обдумування і компоновка матеріалів. Робочий план.

Розробка основної частини бесіди. Початок і закінчення бесіди. Редагування: Контроль (перевірка виконаної роботи). Надання остаточної форми бесіди. Тренування: Уявна репетиція. Усна репетиція. Репетиція бесіди у формі діалогу із співрозмовником.

26. Збори як форма прийняття колективного рішення

Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори - зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. За складом учасників збори поділяються на: відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; закриті - зібрання членів якого-небудь колективу чи організації без сторонніх осіб. Виділяють окремо ще урочисті збори - зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат. Збори готуються заздалегідь, і що ретельніше, то кращим буде їх результат.

Збори складаються з таких етапів:

1. Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група, члени якої зацікавлені в результаті. 2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Керує зборами голова або президія, яку обирають учасники. Доповідає авторитетна особа, яка добре володіє предметом обговорення і вміє кваліфіковано його викласти.

3. Обговорення проблеми. Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення.

4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення).