4.8. Оценка общественной значимости создания ис

Под оценкой общественной значимости и полезности создания ИС понимается социально-экономические последствия после реализации разрабатываемого проекта для организации и общества в целом, т. е. результаты проекта измеряются не финансовыми доходами, а социальными преимуществами для населения.

В общем случае социальные эффекты от разработки автоматизированной системы управления взаиморасчетами с контрагентами будут сводиться к созданию новых и повышению эффективности существующих услуг, а конкретнее повышение качества услуг, обеспечение бесперебойности предоставляемых услуг, а также расширение круга клиентов, имеющего доступ к этим услугам.

В настоящее время процесс приема и обслуживания клиентов в рассматриваемой управляющей компании осуществляет отдел по работе с клиентами, в котором на данный момент работают шесть сотрудников (см. п. 1.3). В силу большого объема работ, связанного с планированием оказания жилищно-коммунальных услуг, а также временных затрат на обработку запросов клиентов (заявки на оказание услуг, жалобы и претензии по поводу качества предоставляемых услуг и сроки их исполнения) сотрудники отдела не успевают должным образом справляться со своими обязанностями в течение всего рабочего времени. Вследствие этого организация несет определенные убытки, связанные с потерей клиентов из-за не вовремя оказанных или не оказанных вовсе услуг.

Однако после внедрения автоматизированной системы ожидается наступление таких положительных эффектов как минимизация времени, затраченного клиентом на получение услуги, в том числе путем совершенствования управления взаимоотношениями с клиентами, оперативность реагирования на жалобы и устранения выявленных недостатков в работе с клиентами, полнота, актуальность и достоверность информации, оперативность информирования клиентов и др.

Результаты, подтверждающие снижение времени на выполнение операций в рамках управления взаиморасчетами с контрагентами, сравниваемые с результатами практики до внедрения ИС, отражены в табл. 4.8.

Таблица 4.8

Изменение временных затрат на выполнение бизнес-процессов при внедрении ис (в часах)

№ п/п	Название бизнес-процесса	Затраты времени до внедрения ИС	Затраты времени после внедрения ИС
1.	Планирование оказания услуг клиентам	1804	1029,36
1.1.	Учет и контроль заявок от клиентов	505,12	323,28
1.1.1.	Регистрация поступившей заявки	72,16	46,18
1.1.2.	Анализ поступившей заявки	158,752	101,60
1.1.3.	Принятие решения по каждой заявке	129,888	83,13
1.1.4.	Составление ответного письма заказчику услуг	108,24	69,27
1.1.5.	Формирование отчетной документации	36,08	23,09
1.2.	Составление плана по оказанию услуг клиентам	757,68	439,45
1.2.1.	Составление проекта плана по оказанию услуг	173,184	100,45
1.2.2.	Согласование проекта плана по оказанию услуг	129,888	75,34
1.2.3.	Корректировка составленного проекта плана по оказанию услуг	86,592	50,22
1.2.4.	Оформление готового плана	79,376	46,04
1.2.5.	Передача оформленного плана на исполнение	101,024	58,59
1.2.6.	Контроль за процессом исполнения плана	151,536	87,89
1.2.7.	Формирование отчетной документации по окончании плана	36,08	20,93
1.3.	Формирование ответных писем клиентам	252,56	113,65
1.3.1.	Составление ответных писем клиентам о сроках проведения ремонтных работ	86,592	38,97
1.3.2.	Составление ответных писем клиентам о принятии решений по претензии	86,592	38,97
1.3.3.	Составление ответных писем клиентам в случае изменения сроков выполнения работ	79,376	35,72
1.4.	Учет и контроль жалоб и претензий от клиентов	288,64	152,98
1.4.1.	Регистрация поступившей претензии	36,08	19,12
1.4.2.	Анализ поступившей претензии	72,16	38,24
1.4.3.	Принятие решения по каждой претензии	72,16	38,24
1.4.4.	Составление ответного письма заказчику услуг	72,16	38,24
1.4.5.	Формирование отчетной документации	36,08	19,12
2.	Учет контрагентов	721,6	404,10
2.1.	Сбор данных о новом контрагенте	144,32	80,82
2.2.	Анализ данных о контрагенте	144,32	80,82
2.3.	Регистрация контрагента	288,64	161,64
2.4.	Формирование отчетности о контрагентах	144,32	80,82
3.	Подготовка и учет договоров	1804	847,88
3.1.	Формирование заявки к контрагенту на предоставление услуг	288,64	135,66
3.2.	Разработка проекта договора	577,28	271,32
3.3.	Согласование проекта договора	360,8	169,58
3.4.	Оформление итогового варианта договора	216,48	101,75
3.5.	Передача договора на исполнение	216,48	101,75
3.6.	Формирование отчётности по учёту договоров	144,32	67,83
4.	Взаиморасчеты с контрагентами	2164,8	1060,75
4.1.	Контроль исполнения договора	432,96	212,15
4.2.	Подписание акта об оказанных услугах	721,6	353,58
4.3.	Отправка платежного поручения в банк	505,12	247,51
4.4.	Составление претензий	288,64	141,43
4.5.	Формирование отчетной документации по проведенным взаиморасчетам	216,48	106,08
5.	Формирование отчетной документации	721,6	368,02
5.1.	Составление отчета «Количество поступивших заявок за месяц»	72,16	36,80
5.2.	Составление отчета «Количество временно-отклоненных заявок»	72,16	36,80
5.3.	Составление отчета «Количество поступивших претензий за месяц»	72,16	36,80
5.4.	Составление отчета «Результаты выполнения текущего плана»	72,16	36,80
5.5.	Подготовка отчёта «Расчёты с контрагентами по договорам»	216,48	110,40
5.6.	Подготовка отчёта «График платежей»	144,32	73,60
5.7.	Подготовка отчёта «Исполнение договоров»	72,16	36,80
	Итого:	7216	3710,11

Как видно из таблицы, при внедрении информационной системы произошло существенное снижение временных затрат на выполнение бизнес-процессов (практически в два раза). Это, в свою очередь, окажет непосредственное влияние на повышение качества выполняемых операций путем автоматизированного ведения документации, снижения числа ошибок, сокращения сроков ожидания клиентов при рассмотрении поданных ими заявок.

Кроме того, внедрение информационной системы отразилось на текущей степени автоматизации предметной области. Для наглядности был построен график, отражающий зависимость временных затрат на реализацию бизнес-процессов после внедрения автоматизированной системы управления взаиморасчетами с контрагентами (см. табл. 4.8) от степени автоматизации предметной области, представленный на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Зависимость временных затрат на реализацию бизнес-процессов от текущей степени автоматизации после внедрения ИС

Из графика видно, что степень автоматизации после внедрения ИС составляет 87 %, что значительно превышает степень автоматизации до внедрения проекта (62 %, см. рис. 1.13, п. 1.6).

Помимо этого, необходимо учитывать, что в настоящее время, в условиях высокой интенсивности социально-экономических процессов развитие компаний в области применения современных информационных технологий позволяет укрепить положение организации в социально-экономической среде. С одной стороны, программно-аппаратные и информационные технологии и системы дают компании новые возможности, с другой стороны, они ориентированы, как и любые другие технологии, на фиксацию форм управленческой и производственной деятельности. Кроме того, реализация разрабатываемого проекта имеет потенциальную значимость и для руководства предприятием. Внедрение данной системы с наличием модуля подготовки оперативной сводной отчётности, а также концентрация данных в общей базе данных предоставляют возможность для полноценного анализа состояния дел в сфере управления взаиморасчетами с контрагентами. Очевидно, что большой объём хранимой в базе данных информации за значительный промежуток времени увеличивает точность проводимого анализа и качество получаемых аналитических отчётов, что способствует своевременному принятию правильных управленческих решений. Также необходимо обратить внимание на тот факт, что применения информационных технологий в области предоставления жилищно-коммунальных услуг населению существенно выделит данную организацию среди конкурентов и обеспечит ей стабильное положение на рынке.