- •3. Проектирование системы управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг
- •3.1. Проектирование функционального обеспечения
- •3.2. Проектирование информационного обеспечения
- •3.2.1. Проектирование макетов входящих документов
- •Входящие документы
- •3.2.2. Проектирование макетов исходящих документов
- •Выходные документы
- •3.2.3. Концептуальная модель данных информационной базы
- •3.2.4. Логическая модель данных информационной базы
- •3.2.5. Физическая модель данных информационной базы
- •3.2.6. Разработка экранных форм
- •Экранные и печатные формы
- •3.3. Проектирование математического обеспечения
- •3.4. Проектирование программного обеспечения
- •3.4.1. Разработка дерева функций
- •3.4.2. Разработка сценария диалога
- •3.4.3. Разработка дерева вызова программных модулей
- •3.4.4. Схема взаимодействия программных модулей и информационных файлов системы
- •3.5. Проектирование технологического обеспечения
- •3.5.1. Технология ввода информации в систему
- •3.5.2. Технология контроля вводимой информации
- •3.5.3. Технология отображения информации
- •3.5.4. Технология восстановления данных в системе
- •3.5.5. Технология реализации бизнес-процессов в системе
- •3.6. Проектирование организационного обеспечения
- •3.6.1. Описание арм пользователей информационной системы
- •3.6.2. Требования к подготовке пользователей ис
- •3.6.3. Характеристика этапа внедрения разрабатываемой ис
- •3.6.4. Характеристика этапа эксплуатации разрабатываемой ис
- •3.7. Контрольный пример
- •П24. Функциональная модель предметной области («как должно быть»)
- •Функциональная модель
- •«Управление взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг»
- •П25. Входящие документы
- •Заявка на оказание услуг
- •Каталог оказывемых услуг
- •Претензия (об уплате неустойки в связи с нарушением сроков начала подрядных работ) на сумму _____________ рублей
- •Журнал регистрации результатов осмотров жилого дома
- •Адресный список и характеристика строений
- •Выписка из отдела материально-технического снабжения № ________________ о наличии ресурсов для реализации заявки
- •План по оказанию услуг №________
- •Акт оказанных услуг №_____________
- •Договор № _______
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Цена договора и порядок расчетов
- •4. Ответственность сторон
- •5. Порядок разрешения споров
- •6. Заключительные положения
- •Адреса и банковские реквизиты сторон:
- •Подписи и печати сторон
- •Отчёт по работе с заявками
- •Отчёт по работе с претензиями
- •Отчёт по работе с договорами
- •Сводный отчёт по работе с контрагентами
- •Сводный отчёт по графику платежей
- •Сводный отчёт по исполнению договоров
- •П27. Макеты форм входящих документов
- •Структура документа «Претензия»
- •Структура документа «Заявка на оказание услуги»
- •Структура документа «Каталог услуг»
- •Структура документа «Журнал регистрации результатов осмотров жилого дома»
- •Структура документа «Адресный список и характеристика строений»
- •Макет выписки о наличии ресурсов для реализации заявки
- •П28. Макеты форм исходящих документов
- •Структура документа «План по оказанию услуг»
- •Структура документа «Акт оказанных услуг»
- •П29. Концептуальная модель базы данных п30. Характеристика сущностей предметной области и связей между ними
- •Характеристика сущностей предметной области
- •Характеристика связей между сущностями предметной области
- •П31. Логическая модель базы данных
- •П32. Физическая модель базы данных
- •П33. Расшифровка атрибутов сущностей предметной области
- •Характеристика атрибутов сущностей предметной области
- •Сценарий диалога пользователя и информационной системы
- •П38. Дерево вызова программных модулей системы
- •Расшифровка программных модулей системы
- •П39. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов системы
- •П40. Технологические схемы бизнес-процессов предметной области
- •П41. Технологическая карта бизнес-процессов предметной области
- •Технологическая карта бизнес-процессов предметной области
- •П42. Взаимоотношения прав доступа
3. Проектирование системы управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг
3.1. Проектирование функционального обеспечения
Проектирование информационной системы управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия сферы услуг предполагает изменение обработки первичных документов (прием, регистрацию и анализ заявок и претензий от клиентов и к контрагентам), технологии регистрации заказчиков услуг и контрагентов организации, а также изменение операций, связанных с формированием результатных документов, т. е. операций, занимающих наибольшее количество времени на выполнение и вызывающих наибольшее количество ошибок. Данные изменения были отражены посредством разработки функциональной модели бизнес-процессов «как должно быть», построенной с помощью CASE-средства AllFusion Process Modeler с применением методологии IDEF0, позволившей описать процесс планирования оказания услуг населению в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Результаты работы представлены в прил. 24.
Действующая в управляющей компании технология регистрации документов, связанных с управлением взаиморасчетами с контрагентами, не предусматривает автоматизацию процессов; все операции выполняются преимущественно вручную путём занесения соответствующих записей в журналы регистрации. Аналогично, т. е. без применения программных средств, производится поиск нужных документов и ведётся их учёт.
Новый технологический процесс обработки первичной информации предполагает регистрацию и учёт всех входящих документов в информационной базе, что повышает надёжность обрабатываемой информации и снижает вероятность её искажения. Кроме того, сокращаются временные затраты на регистрацию за счёт автоматического заполнения отдельных полей записи.
В рамках бизнес-процесса фиксации оплаты договоров сведения о поступивших платежах, либо невыполнении обязательств клиентами заносились специалистами в систему вручную на основании соответствующих выписок, поступающих из бухгалтерии. Новая технология предусматривает возможность автоматического импорта данных из информационной системы «1С: Бухгалтерия 8.0». При заключении очередного договора с заказчиком или контрагентом, а также при выполнении расчётов сумм возмещаемого ущерба по претензиям должен осуществляться автоматический экспорт данных из системы в «1С: Бухгалтерию 8.0».
Новый технологический процесс обработки первичной информации будет обладать следующими преимуществами:
возможность автоматического контроля согласованности данных в первичных документах;
сокращение временных затрат на регистрацию первичных документов посредством автоматического заполнения отдельных реквизитов документа;
упрощение и автоматизация процедур поиска и выборки нужных документов, хранящихся в единой информационной базе;
обеспечение целостности и защиты хранимых данных;
упрощение процесса сбора и расчета данных о деятельности управляющей компании.
В рамках дополнительного бизнес-процесса по оценке ведения работ, связанных с многократной реализацией выполнения однотипных задач и операций, учета числа заявок на входе, времени ожидания заявки в очереди на выполнение, а так же степени загруженности сервера, сведения определялись исходя из данных, полученных путем наблюдений и поэтому носящих приблизительный характер. Новая технология основана на применении теории массового облуживания и предусматривает возможность получение данных для анализа из информационной системы. Наглядные результаты представлены в виде соответствующих диаграмм, построенных средствами проектирования. Полученные при моделировании результаты призваны помочь руководителю в принятии управленческих и инвестиционных решений, распределении и оптимизации ресурсов, анализе и обработке данных, прогнозировании последствий.