Лабораторна робота № 2 "Робота з таблицями у Microsoft Word"

Теоретичні відомості:

Таблиці являються винятково потужним засобом для розташування тексту в рядках і колонках. За допомогою таблиць зручно вибирати й встановлювати взаємне розташування на сторінці документа текстових абзаців й ілюстрацій, можна робити обчислення, сортування вмісту, будувати діаграми на основі поміщених у них даних.

Створення таблиць

Для створення таблиці в місці, де перебуває курсор, досить натиснути кнопку Вставить таблицу на стандартній панелі інструментів і перетягнути виділення на відповідну кількість квадратів, за допомогою яких Word позначає число рядків і стовпців у таблиці.

Нова таблиця складається з рядків і стовпців з порожніми комірками, відзначеними на екрані пунктирними лініями сітки. Для відображення й видалення сітки в меню Таблица присутня команда Отображать сетку/Скрыть сетку. Сітка не з'являється в друкованій копії документа. Ширина стовпців визначається автоматично і залежить від розміру поля й числа стовпців.

Якщо в момент створення таблиці число рядків ще не відомо, то можна створити таблицю з одного рядка, а потім, у міру необхідності, додавати до кінця таблиці нові рядки під час введення тексту.

Для створення простої таблиці можна використати також команду Вставить таблицу з меню Таблица. Після цього з'являється діалогове вікно Вставка таблицы, що дозволяє визначити число стовпців і рядків та ширину стовпця.

Кнопка Автоформат виводить діалогове вікно Автоформат таблицы, що дозволяє вибрати один зі стандартних варіантів форматування таблиці.

Word дозволяє створювати складні таблиці, для цього варто встановити текстовий курсор у місце планованого розміщення таблиці, натиснути кнопку Таблицы и границы на панелі Стандартна. У результаті з'явиться однойменна панель інструментів, і покажчик миші прийме вигляд пера. Якщо панель інструментів Таблицы и границы вже присутня на екрані, то натисніть на ній кнопку Нарисовать таблицу, після чого покажчик миші прийме вигляд пера.

Для створення таблиці варто переміщати покажчик при натиснутій кнопці миші. Для видалення якої-небудь лінії або відрізка натисніть кнопку Ластик і зітріть непотрібну лінію. Комірки, границя між якими буде таким чином вилучена, зіллються в єдину загальну комірку.

Для створення таблиці можуть бути використані й інші способи.

Можна створити таблицю, перетворивши її із уже існуючого тексту. Для цього потрібно вставити в позиції поділу тексту які-небудь роздільники (наприклад, символи табуляції або символи абзацу), а далі виділити цей текст, вибрати команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица.

Крім того, у документ можна вставити таблицю, створену в Microsoft Excel або Microsoft Access.

Робота з таблицями

Таблиця складається з рядків, стовпців й окремих комірок. Правда в складних таблицях іноді буває важко визначити число рядків і стовпців. Кожна комірка містить символ комірки, а кожен рядок – символ рядка, які відображаються при натиснутій кнопці Непечатаемые символы на панелі Стандартна. Лінії сітки дозволяють бачити кожну комірку окремо й можуть виводитися або вбиратися з екрана. Крім ліній сітки існують лінії границі, які видні й на екрані й на папері. Якщо встановлені границі, то управління показом ліній сітки втрачає усякий смисл.

Лінії границі встановлюються за допомогою кнопки Внешние границы на панелі Форматування або на панелі Таблиці й границі. Границі можна встановити і для окремої комірки, і для всієї таблиці.

При виконанні обчислень доводиться у формулах використати посилання на комірки таблиці. Такі посилання повинні мати вигляд A1, A2, B4 і т.д. Буква вказує на стовпець, а цифра на номер рядка.

При введенні інформації в комірку таблиці можна умовно вважати, що кожна комірка таблиці - це окремий документ. В комірках можна розміщати практично будь-яку інформацію, не можна розмістити лише іншу таблицю, кінець стовпчика, кінець розділу. Щоб ввести текст в комірку таблиці, клацніть на комірці й наберіть його точно так само, як у звичайному абзаці. При досягненні правого краю комірки Word автоматично переносить текст і збільшує висоту комірок всього рядка таблиці. Для редагування й форматування тексту в комірках таблиці застосовуються стандартні прийоми Word.

У таблиці 1 перераховані основні клавіші для переміщення по таблиці, причому цифри набираються на цифровій клавіатурі при виключеному режимі NumLock.

Таблиця 1. Введення даних і переміщення по таблиці

Результат	Клавіша
Переміщення в наступну комірку	Tab
Переміщення в попередню комірку	Shift+Tab
Переміщення в попередній або наступний рядок	
Переміщення в першу комірку рядка	Alt+Home або Alt+7
Переміщення в останню комірку рядка	Alt+End або Alt+1
Переміщення в першу комірку стовпця	Alt+Page Up або Alt+9
Переміщення в останню комірку стовпця	Alt+Page Down або Alt+3
Початок нового абзацу усередині комірки	Enter
Додавання нового рядка наприкінці таблиці	Tab наприкінці останнього рядка
Додавання тексту перед таблицею на початку документа	Enter на початку першої комірки

Коли курсор перебуває в останньої комірці таблиці, натискання клавіші Tab додає до таблиці новий рядок.

Оскільки клавіша Tab застосовується для переміщення між комірками, то вставити символ табуляції в таблицю можна за допомогою клавіш Ctrl+Tab.

Щоб розбити таблицю на сторінки, виділите рядок таблиці, який потрібно перенести на наступну сторінку й натисніть Ctrl+Enter.

Для виконання деяких операцій потрібне виділення окремих елементів. У таблиці 2 перераховані основні правила виконання операцій виділення.

Таблиця 2. Виділення елемента таблиці

Результат	Дія
Виділення комірки	Щиглик у лівій частині комірки.
Виділення рядка	Щиглик ліворуч від рядка.
Виділення стовпця	Щиглик на верхній лінії сітки стовпця.
Виділення декількох комірок, рядків або стовпців	Утримуючи кнопку миші, переміщайте покажчик по комірці, рядку або стовпцю або виділите початкову комірку, рядок або стовпець, а потім, утримуючи клавішу Shift, виділите останню комірку, рядок або стовпець.
Виділення тексту в наступній комірці	Натисніть клавішу Tab.
Виділення тексту в попередній комірці	Натисніть клавіші Shift+Tab.
Виділення всієї таблиці	Перейдіть у таблицю, а потім натисніть клавіші Alt+5.

Для виділення рядка, стовпця або всієї таблиці цілком можна використовувати також однойменні команди в меню Таблица.

Залежно від змісту виконуваної операції можна виділити тільки текст усередині комірки (без виділення символу комірки), усю комірку разом із символом комірки, кілька сусідніх комірок без символу рядка, весь рядок разом із символом рядка, всю таблицю.

Для переміщення або копіювання тексту в іншу комірку без зміни вмісту потрібно виділити тільки текст, не включаючи символ вихідної комірки. Точно також варто робити при копіюванні або переміщенні тексту за межі таблиці. Для заміщення існуючого тексту разом із його форматом у новій комірці варто виділити текст разом із символом комірки.

При копіюванні й переміщенні можна використовувати всі ті ж способи, що й при виконанні тих же операцій у звичайному документі. Причому для копіювання виділеного фрагмента перетаскуванням варто нажати клавішу Ctrl.

Для видалення таблиці і її вмісту варто виділити всю таблицю й натиснути кнопку Вырезать на панелі Стандартна. Для видалення окремих комірок, рядків або стовпців вони попередньо виділяються, а потім вибираються команди Удалить ячейку, Удалить строки або Удалить столбцы в меню Таблица або в контекстному меню. Для видалення тільки вмісту виділених елементів варто натиснути клавішу Delete.

Щоб вставити нові рядки в певнім місці таблиці, виділите стільки рядків скільки потрібно вставити й виберіть команду Вставить строки в меню Таблица або в контекстному меню або скористайтеся кнопкою Вставить строки на панелі Стандартна. Аналогічно вставляються й стовпці.

Для вставки в таблицю використається всього одна кнопка стандартної панелі інструментів, назва кнопки змінюється залежно від виділених елементів відповідно на Вставить строки, Вставить столбцы або Вставить ячейки. Коли курсор просто перебуває в комірці, кнопка називається Вставить строки й дозволяє вставити один рядок без виділення рядка. За межами таблиці вона одержує назву Вставить таблицу й застосовується для створення в документі нових таблиць.

Щоб вставити стовпець із правого краю таблиці, необхідно перед натисканням кнопки Вставить столбцы виділити стовпець, що складається з маркерів кінців рядків.

Щоб вставити блок з декількох комірок, що не складають повного рядка або стовпця, необхідно виділити блок комірок таблиці, кількість і розташування яких збігається з кількістю й розташуванням комірок, що вставляють, і натиснути кнопку Вставить ячейки або викликати контекстне меню й у ньому вибрати команду Вставить ячейки. У діалоговому вікні Вставка ячеек вибрати опцію Со сдвигом вправо для зсуву існуючих комірок вправо або опцію Со сдвигом вниз для зсуву існуючих комірок униз. Крім того, можна вибрати опцію Вставить целую строку або Вставить целый столбец, щоб вставити цілі рядки або стовпці – навіть якщо в таблиці були виділені лише окремі комірки.

По умовчанню висота рядка залежить від розміру використовуваного шрифту, ширина всіх стовпців однакова й залежить від їхньої кількості й відстані між полями сторінки.

Можна змінити ширину стовпців за допомогою перетаскування границь стовпця в самій таблиці або перетаскуванням маркерів границь стовпців таблиці на горизонтальній лінійці.

Для регулювання ширини однієї або декількох комірок стовпця виділите комірку перед перетаскуванням ліній сітки. В одному стовпці можуть перебувати комірки різної ширини.

Перетаскування крайньої лівої лінії сітки змінює відступ виділених рядків таблиці від лівого поля документа.

Для завдання точної ширини одного або декількох стовпців варто виділити їх, скористатися командою Высота и ширина ячейки меню Таблица або контекстного меню й на вкладці Столбец у полях Ширина столбца та Интервал между столбцами задати точні значення. Кнопки Предыдущий столбец, Следующий столбец дозволяють переходити від стовпця до стовпця, а кнопка Автоподбор установлює ширину стовпця залежно від довжини інформації.

Word дозволяє встановити однакову ширину виділених стовпців за допомогою команди Выровнять ширину столбцов у меню Таблица або в контекстному меню.

Висоту рядка Word підбудовує автоматично під висоту тексту, що міститься в ньому. Змінити висоту рядка можна перетаскуванням границь рядка або маркерів на вертикальній лінійці в режимі розмітки. Виконання операції при натиснутій клавіші Alt відображає на лінійці висоту кожного рядка.

Точне значення висоти рядка встановлюється за допомогою вкладки Строка діалогового вікна Высота и ширина ячеек. У списку Высота строки вибирається потрібний параметр для визначення висоти виділеного рядка: Авто, Минимум або Точно. Поле Значение визначає висоту рядка. Якщо в попереднім полі був установлений параметр Минимум, то висота рядка буде як мінімум такою, як визначено в полі Значение, а якщо обрано параметр Точно, то точно такою. Поле Выравнивание задає вирівнювання виділених рядків відносно полів сторінки: По левому краю, По центру або По правому краю. Щоб дозволити перенос частини тексту одного рядка на іншу сторінку, установите прапорець Разрешить перенос строк на следующую страницу. Кнопки Предыдущая й Следующая дозволяють перейти до форматування відповідних рядків. У полі Отступ слева задається відстань між лівим полем сторінки й лівим краєм тексту у виділеному рядку.

Щоб об'єднати кілька комірок в одну або розбити одну комірку на декілька рівних виберіть у меню Таблица команду Объединить ячейки або Разбить ячейки.

До операцій форматування відносяться додавання границь і заливання, управління вирівнюванням й орієнтацією тексту в комірках, управління розривом таблиці при переході на нову сторінку.

Команда Автоформат у меню Таблица дозволяє використовувати стандартні стилі, кольори й заливання для професійного оформлення таблиці.

Параметри оформлення таблиці можна задати у вікні діалогу, що з'являється після вибору команди Границы и заливка в меню Формат, або за допомогою панелі інструментів Таблиці й границі.

Якщо в Word перед створенням нової таблиці встановити тип, товщину й колір лінії границь, то за допомогою кнопки Нарисовать таблицу можна відразу намалювати таблицю з потрібними лініями границь. За допомогою тієї ж кнопки можна «перемалювати» лінії границь у вже існуючих таблицях.

Word допускає давати тексту горизонтальну й вертикальну орієнтацію. У випадку горизонтальної орієнтації управління вирівнюванням тексту усередині кожної комірки провадиться як й у звичайному абзаці документа. На додаток до вирівнювання по горизонталі можна управляти вирівнюванням по вертикалі. Для цього служать кнопки Выровнять по верхнему краю, Центрировать по вертикали, Выровнять по нижнему краю панелі Таблиці й границі.

Для установки вертикальної орієнтації тексту усередині комірки, потрібно виділити комірку і натиснути кнопку Изменить направление текста на панелі Таблиці й границі або вибрати команду Направление текста в меню Формат. Для тексту з вертикальною орієнтацією зберігаються всі можливості управління вирівнюванням і по вертикалі, і по горизонталі. Із цією метою Word автоматично змінює склад кнопок панелей інструментів.

Для вирівнювання таблиці або її рядків на сторінці необхідно виділити відповідні елементи, вибрати команду Высота и ширина ячейки з меню Таблица й на вкладці Строка у групі Выравнивание вибрати потрібний параметр.

Word дозволяє зрушити по горизонталі один або кілька рядків щодо всієї таблиці. Щоб зрушити всю таблицю або окремі рядки на задану відстань, необхідно ввести відповідне значення в полі Отступ слева.

Для дублювання заголовка таблиці на наступних сторінках потрібно виділити ті рядки таблиці, які будуть використатися як заголовок (у заголовок обов'язково повинен бути включений перший рядок таблиці), після цього вибрати команду Заголовки в меню Таблица. Відзначені заголовки дублюються тільки на нових сторінках, отриманих при автоматичній розбивці сторінок; редактор не буде дублювати заголовки, якщо розрив сторінки вставлений вручну. Заголовки таблиці, що дублюються, видні на екрані тільки в режимі розмітки.

Для розриву таблиці при переході на наступну сторінку потрібно встановити курсор у рядок, що повинен з'явитися на наступній сторінці, і натиснути Ctrl+Enter.

Для попередження розриву таблиці потрібно вибрати команду Высота и ширина ячейки в меню Таблица й на вкладці Строка зняти прапорець Разрешить перенос строк на следующую страницу.