Лабораторна робота № 7

"Побудова звітів у Microsoft Access"

Теоретичні відомості:

Побудова звітів

Звіт — це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведенні на друк. За допомогою звіту мається можливість вивести необхідні зведення в тім виді, у якому потрібно.

Створення звітів. Звіт можна створити трьома різними способами:

• За допомогою Автоотчета на основі таблиці чи запиту. Автоотчет служить для створення звіту, у якому виводяться всі поля і записи базової таблиці чи запиту.

• За допомогою Мастера Отчетов на основі однієї чи декількох таблиць або запитів. Майстер задає докладні питання про джерела записів, поля, макети, необхідні формати і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

• Вручну в режимі конструктора. Спочатку створюється базовий звіт, який потім змінюється відповідно до вимог у режимі конструктора.

За допомогою Microsoft Access можна створювати наступні типи звітів:

1. Звіти в один стовпчик являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім'я, а праворуч від її вказується значення поля. Засіб Access Автоотчет дозволяє створити звіт в один стовпчик щигликом по кнопці панелі інструментів Автоотчет. Звіти в один стовпчик використовуються рідко, оскільки такий формат представлення даних приводить до зайвої витрати папера.

2. У стрічкових звітах для кожного поля таблиці чи запиту виділяється стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по рядках, кожне у своєму стовпці. Якщо в записі більше полів, чим може поміститися на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкуватися доти, поки не будуть виведені всі дані; потім починається печатка наступної групи записів. Цей тип звіту також може бути створений за допомогою засобу Автоотчет.

3. Звіти із сортуванням і угрупованням, підрахунком підсумків створюються за допомогою Мастера Отчетов. У ньому можна визначити вид звіту, необхідні поля, порядок сортування й групування записів, вибрати стиль звіту, установити вид обчислень по числових полях. Для того, щоб вивести не всі записи, а тільки ті, що відповідають визначеній умові, треба попередньо зробити запит з цією умовою і вже на його основі сформувати звіт.

4. Перехресні звіти, що створюються на основі перехресних запитів. Перехресний запит підраховує суму, середнє, число значень чи виконує інші статистичні розрахунки, після чого результати групуються у виді таблиці по двох наборах даних, один із яких визначає заголовки рядків, а інший заголовки стовпців. Перехресні звіти використовують для розрахунків і представлення даних у структурі, що полегшує їхній аналіз.

5. Спеціальні звіти у виді поштових наклейок. Наклейка приєднується до таблиці чи запиту, а потім для кожного запису в базовому джерелі даних створюється наклейка. Цей вид звітів використовується для автоматизації підготовки і печатки поштових адрес для розсилання кореспонденції.

Розробка звітів за допомогою Microsoft Access здійснюється без великих затрат часу і зусиль. У вікні бази даних на вкладці "Отчеты" натискають на кнопку "Создать" і у вікні, що з'явилося, вибирають варіант створення звіту. Для простих звітів можна використовувати варіант "Автоотчет", для звітів з сортуванням, групуванням даних та інших звітів використовується режим – "Мастер отчетов". У ньому можна легко і цілком визначити вид звіту, - поля, порядок сортування і угруповання записів, вибрати стиль звіту, установити вид обчислень по числових полях. Для того, щоб вивести не всі записи, а тільки ті, що відповідають визначеній умові, треба попередньо зробити запит з цією умовою і вже на його основі сформувати звіт.