Створення запитів

Запити призначені для одержання інформації, введеної в таблиці. У Microsoft Access можна здійснювати пошук інформації з досить складних критеріїв. Запит вибирає інформацію, що зберігається в базі даних, яка відповідає визначеним умовам. За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів.

У Microsoft Access існує кілька типів запитів для різних цілей:

• Запити на вибірку відображають дані з однієї чи декількох таблиць у виді таблиці.

• Запити на зміну використовуються для створення нових таблиць з результатів запиту і для внесення змін у дані існуючих таблиць. З їхньою допомогою можна додавати чи видаляти записи з таблиці і змінювати записи відповідно до виражень, що задаються в режимі конструктора запиту.

• Запити з параметрами — це такі запити, властивості яких змінюються користувачем при кожнім запуску. При запуску запиту з параметром з'являється діалогове вікно, у якому потрібно ввести умову відбору. Цей тип запиту не є відособленим, тобто параметр можна додати до запиту будь-якого типу.

• Перехресні запити. У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків (суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один із яких розташований у лівому стовпці таблиці, а другий — у верхньому рядку.

Найбільш часто використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, що задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї чи декількох таблиць і виводяться у визначеному порядку.

Способи створення запитів:

- створення запиту за допомогою майстра.

- створення запиту самостійно за допомогою конструктора.

Для створення найпростіших запитів можна використовувати майстер запитів, що послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри.

Створення простого запита і запита з обчисленням підсумків за допомогою майстра

Майстер простого запиту створює запити на вибірку (докладні) для одержання даних з полів, обраних в одній чи декількох чи таблицях запитах. За допомогою майстра можна також сформувати підсумковий запит, що дозволяє обчислювати підсумки: суми, кількості і середні значення для всіх записів чи визначених груп записів, а також знаходити максимальне і мінімальне значення в поле.

Створення запитів з умовами відбору і параметрами

Для створення і корегування таких запитів використовується конструктор запитів, що є простим і наочним засобом створення досить складних запитів.

Вікно конструктора запитів призначено для створення чи коректування запитів. У верхній частині вікна розташована схема даних запиту, що містить список таблиць, включених у запит, і відображає зв'язки між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначену функцію:

• Поле. У цьому рядку містяться ті поля, що використовуються для створення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.

• Групповая операция. Тут указується вид операції, що буде виконуватися над множиною записів по даному полю: угруповання, підсумовування, підрахунок середнього, визначення min чи max і ін. Якщо запит не містить підрахунок підсумків, то цей рядок у конструкторі запитів відсутній.

• Імя таблицы. Цей рядок показує, з якої таблиці (чи запиту) обране дане поле.

• Сортировка. У цьому рядку вказується тип сортування інформації, що повертається в запиті, по зростанню (від А до Я) чи по убуванню (від Я до А).

• Вывод на экран. Тут за допомогою флажків указуються поля, що будуть виводитися на екран. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, що повертає запит, то воно може бути порожнім.

• Условие отбора. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованому нижче) вводяться обмеження пошуку, задаючи визначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.

Використання умов відбору в запитах для одержання визначених записів. Умови відбору — це обмеження, що накладаються на запит чи розширений фільтр для визначення записів, з якими він буде працювати. Наприклад, замість перегляду всіх постачальників компанії, можна переглянути тільки постачальників з Литви. Для этого необхідно вказати умова відбору, що відсіває всі записи, крім тих, у яких у поле «Страна» зазначена «Литва».

Щоб установити умови відбору для поля в бланк запиту уведіть вираження в осередок "Условие отбора" для даного поля. У попередньому прикладі вираженням є «Литва». Можуть бути використані і більш складні вираження, наприклад, «>100» чи «Between 1000 And 5000». Якщо запит містить зв'язані таблиці, то в значеннях, що вказуються в умові відбору для полів зі зв'язаних таблиць, ураховується регістр, тобто вони повинні відповідати регістру значень у базовій таблиці.

Для того ж чи для других полів можна ввести додаткові умови відбору. Якщо вираження вводяться в кілька рядків "Условие отбора", то вони автоматично поєднуються за допомогою операторів And чи Or. Якщо вираження знаходяться в різних осередках, але в одному рядку, то Microsoft Access використовує оператор And. Це означає, що будуть повернуті тільки записи, що відповідають умовам добору, зазначеним у всіх осередках. Якщо ж вираження знаходяться в різних рядках бланка запиту, то Microsoft Access використовує оператор Or. Це означає, що повернуто будуть записи, які відповідають умовам відбору, зазначеним будь-якому осередку.

Можна також вказати умови відбору для зміни результатів обчислень. За допомогою умов відббору можна обмежити групи, для яких виробляються обчислення, записи, включені в обчислення, чи результати обчислень, виведені на екран.