Лабораторна робота № 6 "Пошук, сортування і фільтрація даних. Створення запитів

у Microsoft Access"

Теоретичні відомості: Пошук і заміна даних у Microsoft Access існує кілька способів пошуку чи заміни потрібних даних при виконанні пошуку конкретного значення, одного запису чи групи записів.

• Для пошуку запису можна прокрутити таблицю чи форму або ввести номер потрібного запису в поле "Номер записи".

• За допомогою діалогового вікна "Поиск" можна знайти конкретні записи чи визначені значення в полях. Мається можливість переходу по записах у міру виявлення кожного входження потрібного елемента. Якщо потрібно замінити конкретні виявлені при пошуку значення, варто скористатися діалоговим вікном "Замена".

• За допомогою фільтру можна тимчасово ізолювати і переглянути конкретний набір записів для роботи з ним при відображенні на екрані відкритої форми чи таблиці.

• За допомогою запита можна працювати з конкретним набором задовольняючих заданим умовам записів з однієї чи декількох таблиць бази даних. Виконання запиту дає можливість працювати з набором записів незалежно від конкретної форми чи таблиці.

Фільтри

Фільтр звичайно використовують при роботі в режимі форми чи в режимі таблиці для перегляду чи зміни підмножини записів. Види фільтрів:

- Фільтр за формою. Спосіб добору даних, що використовує версію поточної форми чи таблиці з порожніми полями. Користувач вводить у ці поля значення, що повинні міститися в записах, що відбираються.

- Фільтр по виділеному. Спосіб добору записів за даними, виділеними у формі, об'єкті в режимі таблиці чи на сторінці доступу до даних. У формі чи в об'єкті в режимі таблиці мається можливість провести добір за повним значенням чи по виділеній частині значення. Наприклад, можна виділити перший символ у значенні поля і відібрати всі записи, у яких значення в даному полі починаються з цього символу. На сторінці доступу до даних фільтр можна установити тільки за повним значенням поля.

Сортування записів у таблиці, запиті чи формі

Виконання сортування записів для форми у режимі форми чи для таблиці, запиту чи форми у режимі таблиці допускається навіть у тому випадку, коли фільтр уже застосований. Також для сортування даних, що відбираються фільтром, можна вказати порядок сортування у вікні розширеного фільтру, а для сортування результатів запиту можна задати порядок сортування у режимі конструктора запиту.

Способи сортування:

- Сортування записів у режимі таблиці чи у режимі форми

- Сортування записів за допомогою розширеного фільтру чи сортування відбираємих записів у режимі конструктора запиту.

Сортування і фільтрація записів у режимі таблиці

При пошуку деякого значення Microsoft Access знаходить і відображає відповідний запис. Але якщо заданому критерію задовольняє кілька записів, то для зручності роботи виникає необхідність відобразити на екрані тільки їх. За допомогою кнопок сортування і фільтрації, що знаходяться на панелі інструментів (чи команд "Фильтр" і "Сортировка" з меню "Записи"), можна відобразити на екрані тільки необхідні для роботи записи, а також швидко відсортувати їх у потрібному порядку. Для сортування усієї таблиці використовуються дві кнопки сортування, а для вибору визначених записів — три кнопки фільтрації.

Швидке сортування. Іноді необхідно відсортувати записи у визначеній послідовності. Кнопки сортування панелі інструментів дозволяють сортувати стовпці по зростанню чи по убуванню. Спочатку виберіть поля для сортування, а потім клацніть на кнопці "Сортировка" по зростанню (А-Я) чи "Сортировка" по убуванню (Я-А).

Для вибору поля сортування досить помістити в нього курсор на рівні будь-якого запису. Після цього клацніть на відповідній кнопці, і дані миттєво будуть відсортовані.

Якщо ви хочете сортувати дані по декількох полях, виділіть кілька стовпців Для цього спочатку виділіть один стовпець, а потім натисніть клавішу <Shift> і перетягніть курсор (у такий спосіб виділяються суміжні стовпці). При цьому записи таблиці відсортуються спочатку по першому стовпцю, потім по другому і т.д. Якщо ж потрібно виділити несуміжні стовпці, то, як уже згадувалося вище, їх потрібно перемістити, щоб вони розташовувалися поруч.

Щоб відновити первісний порядок розташування записів, скористайтеся командою "Записи/Удалить фильтр".