Додавання зведених таблиць

Команда Сводная таблица меню Данные є витонченим засобом обробки даних, створює таблицю, що набудовується, для організації полів на листі в нових сполученнях. Створюється зведена таблиця за допомогою Майстра зведених таблиць. Після створення можна продовжити її припасування за допомогою перестановки полів і накладення нових форматів даних.

Для створення зведеної таблиці варто виділити будь-як осередок у списку, що буде проглядатися за допомогою зведеної таблиці (якщо можна, краще виділити весь список) і виконати команду Сводная таблица в меню Данные. Запускається Майстер зведених таблиць, що просить указати джерело даних для таблиці. Виберіть варіанти В списке или базе данных Microsoft Excel і Сводная таблица і натисніть кнопку Далее. Аналогічно можна створювати таблиці по зовнішнім даним, отриманим за допомогою Microsoft Query, по декількох діапазонах консолідації або по іншій зведеній таблиці. Далі Excel пропонує задати діапазон даних. Excel автоматично виділяє весь список і виводить у вікні потрібний діапазон. Якщо діапазон виділений невірно, варто згорнути вікно кнопкою в поле Диапазон, виділити комірку і повернутися на крок 2. Натискання кнопки Далее виводить останнє вікно Майстра зведених таблиць, де варто вказати розміщення зведеної таблиці на новому листі або на існуючому. Натискання кнопки Готово завершить створення таблиці. Якщо на кроці 3 була натиснута кнопка Макет, виконаєте формування макета звіту. На екрані з'явиться таблиця з областями для сторінок, рядків, стовпців і даних. На рухливих кнопках у правій частині вікна приведені назви полів списку. Визначите вихідну структуру зведеної таблиці перетаскуванням кнопок з полями в області Строка, Столбец, Страница і Данные. Поля в області Строка, утворять рядки зведеної таблиці, в області Столбец - стовпці, а в області Данные - будуть просумовані функцією СУММ. Область Страница дозволяє переглядати визначені поля більш уважно. Пізніше поля можна буде перетаскувати. Натисніть кнопку OK у діалоговому вікні Мастер сводных таблиц и диаграмм – Макет, а потім кнопку Готово для створення звіту. Якщо кнопка Макет на кроці 3 не була натиснута, натисніть кнопку Готово, а потім сформуйте макет звіту на листі.

Для зміни полів і функції зведеної таблиці виберіть команду Мастер сводных таблиц у списку, що розкривається, на панелі інструментів Сводная таблица або виконаєте команду Сводная таблица меню Данные. У результаті відкриється третє вікно Мастер сводных таблиц, де можна перетягнути поля на нові місця, а подвійний щиглик в області Данные на потрібному полі викликає вікно діалогу Вычисление поля сводной таблицы, де зі списку Операция варто вибрати потрібну функцію. Закривши вікно кнопкою ОК і натиснувши кнопку Готово, буде довершена переробка таблиці.

При зміні зведеної таблиці за допомогою Майстра зведених таблиць Excel автоматично її форматує, виходячи з даних у списках і типу значення узагальнюючої функції. Внесення ручних змін у формат таблиці не рекомендується, оскільки при будь-якої перестановки в зведеній таблиці вони пропадають. Можна внести тільки довгострокові зміни в числовий формат області Данные. Для цього виділяється осередок з даними в зведеної таблиці і вибрати команду Параметры поля на панелі інструментів Сводная таблица. У результаті відкриється діалогове вікно Вычисление поля сводной таблицы, у якому варто натиснути кнопку Формат. З'явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому в списку Числовые формати варто вибрати потрібну категорію, після чого вказати атрибути формату і закрити кнопками ОК вікон діалогу Формат ячеек і Вычисление поля сводной таблицы. Нові зміни відобразяться в таблиці і діють при змінах у таблиці.

Для зміни формату заголовка і ліній виділяється комірка у зведеній таблиці і виконується команда Автоформат меню Формат. Excel запропонує один зі стандартних варіантів оформлення таблиці. Вибравши потрібний, натисніть ОК і Excel переформатує зведену таблицю.