6.6. Організація обліку розрахунків за авансами

Підприємство може одержувати аванс від покупців у рахунок майбутніх поставок продукції або здійснювати авансові платежі постачальникам та підрядникам.

Розрахунки за виданими авансами обліковують на субрахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами". За дебетом субрахунку 371 відображають видання авансу, а за кредитом — його зарахування. Записи роблять у такому порядку:

1. видано аванс постачальнику або підряднику: дебет субрахунку 371, кредит рахунку, 31 "Рахунки в банках";

2. одержано від постачальника виробничі запаси: дебет рахунку 20 "Виробничі запаси", кредит рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками";

3. зараховано раніше виданий аванс постачальнику: дебет рахунку 63 і кредит субрахунку 371.

Розрахунки за одержаними авансами обліковують на субрахунку 681 "Розрахунки за авансами одержаними". При одержанні авансів під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також суми попередньої оплати покупцями і замовниками рахунків постачальників за продукцію і виконані роботи запис роблять за дебетом рахунку 31 і кредитом субрахунку 681. У разі зарахування одержаного авансу: дебет субрахунку 681 і кредит рахунку 36.

З метою спрощення обліку авансів, на нашу думку, недоцільно використовувати субрахунки 371 і 681. В такому разі видані та одержані аванси можна відносити безпосередньо на рахунки 63 і 36, відповідно.

Приклад. Одержано аванс від покупця в сумі 20000 грн: дебет рахунку 31 і кредит рахунку 36; в рахунок авансу відвантажено продукцію покупцю в сумі 30000 грн: дебет рахунку 36 і кредит рахунку 70 "Доходи від реалізації".

Якщо такі записи відбулися в одному звітному періоді, то ми виводимо залишок у звичайному порядку, який буде за дебетом рахунку 36 в сумі 10000 грн (30000 - 20000 = 10000). Його відображають в активі балансу в складі дебіторської заборгованості.

Якщо одержаний аванс від покупця залишиться непогашеним протягом звітного періоду, то це буде залишок за кредитом рахунку 36. Але ж рахунок 36 активний. Тому умовно можна вважати кредитовий залишок авансом одержаним, який відображають за відповідною статтею пасиву балансу (рядок 540). Аналогічно можна вчинити і з виданими авансами. Якщо виданий аванс постачальник не погасив протягом звітного періоду, то буде залишок за дебетом пасивного рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Виданий аванс, що виникає за рахунком 63 відображають в статті активу балансу (рядок 180).

Такий облік дає змогу відкрити на конкретного покупця або постачальника лише один аналітичний рахунок (замість двох) і на ньому контролювати стан заборгованості, що значно спрощує облікову роботу.

Бухгалтер постійно контролює стан розрахунків за авансами, зокрема:

а) за виданими авансами - слідкує за надходженням цінностей та виконанням робіт підрядниками відповідно до укладених двосторонніх договорів;

б) за авансами одержаними - слідкує за відправкою продукції покупцям та виконанням робіт для замовників.

З метою контролю розрахунків за авансами бухгалтер постійно підтримує зв'язок із службами реалізації та постачання, одержує від них інформацію про виконання договорів, доповідає керівнику підприємства про виявлені недоліки для вжиття ефективних заходів щодо їхньої ліквідації.