12 Подготовка к переговорам

Подготовка, так же как сами переговоры,— постоянный, непрекращающийся процесс. Перего­воры не кончаются с подписанием контракта. Любая информация на интересующую вас тему должна быть сохранена и использована в будущем.

Успех самих переговоров часто зависит от этой фазы

Сбор нужной информации (спокойно и целенаправленно, без допросов)

Если в России требуется договариваться о переговорах за 2-3 дня (вы друг друга знаете и т.д.). За рубежом за 2-4 недели. Не стоит уступать даже в плане назначения времени.

Сбор информации(на примере бизнеса)

Проверка ее доходов и состоянии, ее надежность и ниша на рынке. Важно понимать с кем ты ведешь переговоры, его особенности, табу, семейное положение, все это позволит сформировать его психологический портрет.

Следует заранее обговорить повестку дня. Не нужно уделять слишком сильное внимание конфликтам на стадии подготовки к переговорам. Повестку дня в дальнейшем лучше не нарушать, многие люди предпочитают что бы не было неожиданностей.

Практика говорит о том что 90% обсуждения происходит во время обсуждения до переговоров, внутри команды и лишь 10% уже на самих переговорах.

Всесторонняя оценка проблемы.

Заинтересованные в проблеме стороны, нужно понять их интересы и по какой причине они вообще вовлечены в этот конфликт.

При существовании 3 сторон, следует оценить могут ли они влиять на переговоры.

Следует выяснить кто будет принимать участие в переговорах со стороны оппонента, а так же понять как у другой стороны принято принимать решения, во время переговоров это может очень сильно помочь. Так же нам желательно узнать о том насколько дружна противоположная команда, существуют ли там внутренние трения и конфликты. Выяснить их ценности, цели и т.д. Так же важно выяснить насколько они оценивают свои возможности достижения цели.

Во время начала переговоров следует узнать из каких источников информации получают данные противоположная сторона. На основании всего этого нужно попытаться понять их отношение и намерения в отношении нас. Нужно понять чего они ожидают от этих переговорах. Выяснить кто будет возглавлять другую сторону на переговорах, его образование, особенности и т.д.

Определение своих интересов и позиций с помощью внутри командных переговоров

Нужно сразу же понять правильно ли мы оценили изначально свои и чужие силы.

Определить тип предстоящих переговоров. Будут ли они силовыми, компромиссными или интегративными.

Подготовить аргументацию, готовить ее следует основательно, при малейших сомнениях следует обратиться к специалистам. Так же нужно быть готовым предоставить все нужные документы.

Формирование команды и правило ее работы

Нужно провести два типа внутренних переговоров – вертикальные и горизонтальные.

Следует выделить полномочного представителя или руководителя, определить его функции и полномочия. По возможности следует избежать неравенства участников и при его наличии следует понимать что не нужно что бы один из участников команды подавлял другого. Так же можно выделить и другие роли. Например генератор идей, спикер, секретарь, одного человека который сможет определить вербальное и невербальное поведение оппонентов.

Крайне необходимо общее согласие и определение будущей стратегии, каждый член команды должен обладать нужными аналитическими материалами, для ведения переговоров.

Работа с внешней средой

Подготовительные переговоры с третьими лицами (например с налоговой инспекцией, аудиторами и т.д.)

Работа с партнером (информирование партнера о предстоящих переговорах, определение лица ведущего переговоры от лица партнера и сбор информации)

Взаимная подготовка к переговорам (определение объема совместной работы для подготовки к переговорам, проведение препереговоров. Утверждение полномочий представителей, протокольные вопросы. Утверждение места, времени переговоров.

Основными этапами подготовки являются.

·                  выбор места и времени проведения встречи;

·                    определение уровня проведения переговоров;

·                    определение и согласование повестки дня и названия.

·                    проработка проектов, подготовленных заранее, решений, возможных совместных акций.

Выбор места и времени подразумевает определение страны, в которой будут проходить переговоры, времени их проведения, соответствующего здания, поиск приемлемых условий для размещения делегаций, обеспечение делегаций связью, соответствующей техникой, транспортом, составление плана рассадки.

Определение уровня проведения переговоров предполагает обсуждение вопросов о формировании сторонами количественного и качественного состава делегаций, функций участников,  их уровня (лидеры противостоящих сторон, их представители).

Определение повестки дня предполагает совместное обсуждение следующих вопросов: что включать в повестку дня, в какой последовательности обсуждать вопросы, каков должен быть регламент предстоящих переговоров, каков должен быть язык проведения переговоров.

Подготовка имеет чрезвычайно важное значение; решается ряд задач:

- проведение анализа проблемы и разработка возможных альтернатив.

- определение переговорных позиций и возможных вариантов решения проблемы.

- формулирование предложений и подготовка основной аргументации.

- выработка инструкций участникам переговоров и подготовка необходимых документов и материалов.

- формирование делегации (глава, заместители, эксперты, тех персонал).

- определение стратегии предстоящих переговоров.

Разработка стратегии переговоров включает: предшествующее переговорам убеждение другой стороны, когда перед началом переговоров выпускается соответствующим образом отобранная информация; принятие решения, какую тактику и какой стиль применять в ходе переговоров; принятие решения, когда идти на убеждение и когда - на компромисс; принятие решения, когда конкурировать и когда сотрудничать; принятие решения относительно того, кого следует включить в команду и относительно разделения обязанностей между ее членами; отбор членов команды по переговорам, принимая во внимание следующее: личные качества и умение вести переговоры; области, где необходимы знания; умение играть в команде; выполнение в ходе переговоров особых ролей, таких как быть лидером, вести записи, уметь слушать; определение тех составляющих в позиции каждой стороны, где возможны уступки; принятие решения относительно желаемого места переговоров: на Вашей площадке, на их или на нейтральной территории; выделение для переговоров достаточного времени.

Стратегия должна быть гибкой (уступчивой) для ее приспособления (корректировки) в соответствии с обстоятельствами и проблемами, возникающими в ходе переговоров.

Тактика – метод или прием, определяющий способ осуществления задуманной акции или предприятия.