2.3. Тэхналогія фарміравання плана бібліяграфічнай работы

Практычна працэс падрыхтоўкі гадавога плана інфармацыйна-бібліяграфічнага аддзела пачынаецца дзесьці за два месяцы да заканчэння бягучага года.

Першы этап работы над планам: вывучэнне ўсіх зыходных данных, якія неабходна прааналізаваць для правільнага вызначэння задач дзейнасці бібліяграфічнай службы, асноўных кірункаў дзейнасці, іх зместа і асноўных паказчыкаў. У гэтых мэтах вывучаюцца: перспектыўны план, асабліва тыя раздзелы, якія тычацца бібліяграфічнай дзейнасці; вынікі маркетынгавых даследаванняў па пытаннях інфармацыйных патрэбнасцей карыстальнікаў, іх адносін да розных відаў бібліяграфічных прадуктаў і паслуг, стану інфармацыйнага рынку; заказы, заяўкі, прапановы, адмовы карыстальнікам; дамовы на прадстаўленне платных паслуг; справаздачныя даныя аб выкананні плана папярэдняга года. Аналізуюцца (ў залежнасці ад тыпа бібліятэкі) планы сацыяльна-эканамічнага, культурнага развіцця рэгіёна, або пэўнага прадпрыемства, або планы навуковай, вучэбна-метадычнай работы ВНУ і інш., календары знамянальных і памятных дат і іншыя дакументы. Гэта ўсё неабходна для папярэдняй падрыхтоўкі бібліяграфічнай інфармацыі па тэматыцы паўтараючыхся запытаў, ажыццяўлення апярэджваючага інфармавання, вызначэння актуальнай тэматыкі для падрыхтоўкі бібліяграфічных картатэк, спісаў, васпаўнення прабелаў у ДБА, вызначэння зместа мерапрыемстваў, прысвечаных міжнародным, дзяржаўным, нацыянальным, прафесійным і іншым святам, навуковым канферэнцыям і г.д. Прадбачанне запытаў і новых інфармацыйных патрэбнасцей дапамагае сваечасова ствараць крыніцы іх задавальнення. Пажадана па магчымасці змяньшаць элементы выпадковасці ў змесце будучай работы.

Другі этап: вызначаецца форма і змест плана. Раней метадычныя цэнтры распрацоўвалі форму плана і рэкамендацыі па адлюстраванню плануемых паказчыкаў для бібліятэк адпаведнай сеткі. Але сёння бібліятэкі самастойна вызначаюць форму плана, таму для бібліятэк розных тыпаў і нашай краіны характэрна разнастайнасць выкарыстоўваемых форм, што затрудняя (абцяжарвае) параўнальную ацэнку іх дзейнасці.

Гадавы план бібліяграфічнага аддзела рэкамендуецца састаўляць з тых жа частак, што і гадавы план работы бібліятэкі: тэкставая частка і статыстычныя, дзе прыводзяцца асноўныя кантрольныя паказчыкі і статыстычныя даныя па кірункам бібліяграфічнай работы. Асноўныя кантрольныя паказчыкі плана, акрамя колькасці чытачоў інфармацыйна-бібліяграфічнага аддзела, колькасці наведванняў і кнігавыдач могуць быць дапоўнены паказчыкамі бібліяграфічных даведак, складзеных бібліяграфічных дапаможнікаў і інш. Кантрольныя паказчыкі прыводзяцца ў выглядзе табліцы, у якой адлюстроўваюцца лічбы за мінулы год (план і яго выкананне), а таксама плануемыя паказчыкі на наступны год. Гэта дае магчымасць наглядна бачыць рост ці паніжэнне асноўных колькасных паказчыкаў і прымаць адпаведныя рашэнні.

Статыстычную частку плана лепш рыхтаваць у выглядзе табліцы, дзе ўказваць усе віды работ (працэсы, а пры неабходнасці і аперацыі) і бібліяграфічных прадуктаў і паслуг, якяі неабходна выканаць і падрыхтаваць; аб’ём работы; нормы часу; працаёмкасць па кожнаму працэсу, якая вызначаецца шляхам памнажэння аб’ёма работы на нормы часу; тэрмін выканання; адказных за выкананне. Таблічная форма прадстаўлення плана мае перавагі: дазваляе лепшым чынам размеркаваць усе віды работ сярод супрацоўнікаў і лягчэй кантраляваць іх выкананне.

Змест плана. У плане бібліяграфічнага аддзела павінны адлюстроўвацца ўсе кірункі бібліяграфічнай дзейнасці з дэталёвым раскрыццём іх зместа: фарміраванне ДБА (камплектаванне даведачна-бібліяграфічнага фонда, папаўненне каталогаў і картатэк, іх рэдагаванне, увод бібліяграфічных запісаў у БД і г.д.); бібліяграфічнае інфармаванне (формы масавага бібліяграфічнага інфармавання, колькасць індывідуальных і групавых абанентаў і абвяшчэнняў); даведачна-бібліяграфічнае абслугоўванне (колькасць тэматычных, удакладняючых, адрасных і фактаграфічных даведак, метадычных кансультацый); састаўленне бібліяграфічных дапаможнікаў; фарміраванне бібліяграфічнай культуры спажыўцоў інфармацыі; метадычная дапамога іншым аддзелам і бібліятэкам сваё сеткі па пытаннням бібліяграічнай работы; навукова-даследчая работа; павышэнне кваліфікацыі работнікаў бібліяграфічнага аддзела.

Пры планаванні віды работ, якія будуць уключацца ў план, рэкамендуецца падзяліць на пастаянныя (вядзенне пастаянных каталогаў, картатэк і баз даных, даведачна-бібліяграфічнае абслугоўванне і інш.), перыядычныя (складанне бягучых бібліяграфічных дапаможнікаў, Дні інфармацыі і інш.), сезонна зменлівыя па аб’ёму (даведачна-бібліяграфічнае абслугоўванне) і эпізадычныя (састаўленне рэтраспектыўных дапаможнікаў, вывучэнне эфектыўнасці выкарыстання ДБА і інш.). Пастаянныя і перыядычныя віды бібліяграфічных работ павінны быць абавязкова адлюстраваны ў плане і раўнамерна забяспечаны працоўнымі рэсурсамі, а эпізадычныя – могуць быць забяспечаны часовымі працоўнымі калектывамі. У спецыяльным друку і сярод практычных работнікаў існавалі меркаванні аб немагчымасці планавання даведачна-бібліяграфічнага абслугоўвання, таму што яго нельга папярэдне (датэрмінова) прадсказаць. Між тым, адказ ад планавання ўсіх відаў даведак садзейнічае скажэнню агульных паказчыкаў працазатрат, паколькі менавіта гэты від работы з’яўляецца абавязковым і пастаянным, а як вынік - пагаршэнне якасных і арганізацыйных аспектаў даведачна-бібліяграфічнай работы. Таму магчымы і іншы падыход да планавання колькасных паказчыкаў выканання даведак, звязаны з выкарыстаннем сярэдніх працазатрат на даведачна-бібліяграфічную работу на падставе аналізу сярэдніх паказчыкаў за апошнія некалькі (ад 3-х да 5-ці) гадоў.

Трэці этап: вызначэнне планавых паказчыкаў бібліяграфічнай работы. Пры іх вызначэнні выкарыстоўваецца аналітычны метад планавання, улічваюцца паказчыкі мінулага года, вынікі аналітычнай работы на першым этапе. Арыенціруясь на вынікі папярэдняга года, ў паказчыках бібліяграфічнай работы дакладна вызначаюць колькасць бібліяграфічных дапаможнікаў, абанентаў дыферэнцыраванага бібліяграфічнага інфармавання, а прырост каталогаў, картатэк, даведачна-бібліяграфічнага абслугоўвання – з акругленнем у залежнасці ад агульнага аб’ёму (да дзесяткаў і соцен адзінак). Павялічэнне ці памяньшэнне плануемага аб’ёму залежыць ад тэндэнцый апошніх гадоў і аналізу стана работы, але павялічэнне ці стабілізацыя планавых паказчыкаў не павінна з’яўляцца самамэтай.

Абгрунтаванню планавых паказчыкаў дапамагае выкарыстанне нарматыўнага метаду планавання, і ў прыватнасці, такога сродка як нормы часу на выкананне бібліяграфічных працэсаў. Нормы часу – вельмі значны сродак ўсяго працэсу кіравання: яны дазваляюць дастаткова дакладна вызначыць аб’ёмы работ і разлічыць працоўныя затраты на ўсю сукупнасць бібліяграфічных працэсаў, абгрунтаваць улік і справаздачнасць, параўнаць нагрузку выканаўцаў, ацаніць дзейнасць падраздзяленняў бібліятэкі і іх супрацоўнікаў па сходным паказчыкам.

Звычайна кожная бібліятэка выкарыстоўвае нормы часу, распрацаваныя адпаведным метадычным цэнтрам для бібліятэк сваёй сеткі. У свой час былі выдадзены нормы часу, адрасаваныя пэўным тыпам бібліятэк (абласным універсальным, дзіцячым, навукова-тэхнічным, вузаўскім, бібліятэкам сеткі АН). Яны адрозніваюцца не толькі па набору нарміруемых працэсаў і аперацый, але і па іх назве, зместу работ, а таксама па затрачваемаму часу на выкананне гэтых работ. У 1977 годзе былі выпушчаны “Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеке”, зацверджаныя Міністэрствам працы і сацыяльнага развіцця Расійскай Федэрацыі. Яны вызначаюцца дастаткова поўным наборам працэсаў і аперацый, што адносяцца да бібліяграфічнай дзейнасці, і змяшчаюць 129 норм на працэсы бібліяграфавання і бібліяграфічнага абслугоўвання, якія адлюстраваны ў спецыяльным раздзеле 3.8 “Даведачная і інфармацыйная работа”. Упершыню ў гэтае выданне ўключаны нормы на некаторыя тэхналагічныя працэсы і аперацыі, ажыццяўляемыя ў аўтаматызаваным рэжыме, напрыклад, нормы на ўвод бібліяграфічных запісаў у аўтаматызаваную сістэму пры фарміраванні сістэматычнай картатэкі артыкулаў, пры абслугоўванні абанентаў выбарчага распаўсюджвання інфармацыі.

З дапамогай норм часу разлічваецца працаёмкасць па кожнаму віду работы і агульная працаёмкасць згодна ўсёй запланаванай рабоце. Затраты рабочага часу падлічваюцца на аснове паказчыкаў аб’ёма ў плане і ўзбуйненых норм часу. Апошнія разлічваюцца шляхам суміравання дыферынцыраваных норм, якія прыводзяцца ў міжгаліновых нормах на кожную асобную аперацыю. Каб план быў рэальным, неабходна, каб запланаваны аб’ём работы адпавядаў сумарнаму рабочаму часу работнікаў бібліяграфічнага аддзела. Разлік рабочага часу ажыццяўляецца наступным чынам: з 365 календарных дзён выключаюць выхадныя, святочныя дні і перыяд чарговага адпачынку. Акрамя таго, прынята выключаць 2% з астаўшыхся рабочых дзён на непрадбачаныя абставіны (бюлетэні па хваробе, сесіі студэнтаў-завочнікаў і інш.). Атрыманую колькасць рабочых дзён памнажаюць на колькасць супрацоўнікаў аддзела і працягласць рабочага дня (8 гадзін).

Пасля таго як вызначана, якая колькасць рабочага часу неабходна для выканання як кожнага віда, так і ўсяго аб’ёма работ, атрыманы вынік параўноўваецца з фондам рабочага часу. Пры гэтым можа высветліцца, што колькасць гадзін, якая патрабуецца для выканання запланаванага аб’ёму работ, больш ці меньш гадавога фонда рабочага часу, у сувязі з чым неабходна прывесці ў адпаведнасць плануемы аб’ём работ з фондам рабочага часу шляхам: павялічэнння ці памяньшэння аб’ёма намечаных да выканання работ; ўвядзення новых працэсаў і аперацый ці адмовы ад першапачаткова ўключаных; прымянення больш прагрэсіўных норм выпрацоўкі ; дапаўняльнага далучэння чытацкага актыву і інш.

Праблема рацыянальнага планавання не павінна абмяжоўвацца адпаведнасцю аб’ёма работ фонду рабочага часу калектыва бібліяграфічнага аддзела. Неабходна, каб фонд рабочага часу і яго расход не проста супадалі, а былі запланаваны менавіта тыя работы, якія садзейнічаюць, накіраваны на выкананне задач, якія стаяць перад бібліятэкай і бібліяграфічнай службай.

Чацвёрты этап: вызначэнне тэрмінаў. Тэрміны выканання асобных заданняў трэба вызначаць, зыходзячы з іх мэтаў і рэальных рэсурсаў. Так, папулярныя і прафесійна-вытворчыя дапаможнікізначнага (больш 1000 бібліяграфічных запісаў) аб’ёма неабходна рыхтаваць у сціслыя (не больш года) тэрміны. У адваротным выпадку адабраная інфармацыя састарэе да выхада паказальніка ў свет, а новыя дакументы не знайдуць свайго адлюстравання. Час на дзяжурства ў працэсе даведачна-бібліяграфічнага абслугоўвання плануюць аналагічна іншым пастаянным відам работы, але з улікам рознай інтэнсіўнасці работы пад час сесій і канікулаў у студэнтаў. Улічваюцца таксама пры вызначэнні тэрмінаў работы і іншыя абставіны, напрыклад, сумесная работа, мерапрыемствы з іншымі падраздзяленнямі бібліятэкі, іншымі арганізацыямі і інш.

Пяты этап. Праект гадавога плана абмяркоўваецца на вытворчай нарадзе супрацоўнікаў бібліяграфічнага падраздзялення і зацвярджаецца кіраўніцтвам бібліятэкі. Пры абмеркаванні плана супрацоўнікі ўносяць прапановы, што дазваляе ўлічваць меркаванні ўсіх членаў калектыва.

На падставе зацверджанага гадавога плана складаюцца квартальныя планы бібліяграфічнага аддзела, а таксама квартальныя планы сектароў і індывідуальныя планы супрацоўнікаў аддзела. Квартальны план складаецца па той жа схеме, што і гадавы, ён дазваляе ўдакладніць, канкрэцізіраваць пазіцыі гадавога плана (змест, тэрміны выканання, выканаўцы). У квартальных планах прадугледжваюць таксама работы, неабходнасць якіх узнікла, але якія не былі прадугледжаны ў гадавым плане. Магчымасць такога рэгулявання забяспечваецца планаваннем рэзерва рабочага часу на выкананне рознага роду не прадугледжаных у гадавым плане заданняў.

На аснове квартальнага плана супрацоўнік бібліяграфічнага аддзела складае свой індывідуальны месячны план работы, які таксама з’яўляецца не проста выпіскай з квартальнага плана, а яго ўдакладненнем і канкрэтызацыяй. Месячны план афармляецца як календарны план па чыслах месяца.

Аператыўнае планаванне – гэта распрацоўка на аснове месячных планаў планавых заданняў для асобных супрацоўнікаў на кароткія адрэзкі часу (часцей усяго на дзень). Такі від планавання прымяняецца звычайна ў тых аддзелах буйных бібліятэк, дзе работа складаецца з шматкратна паўтараючыхся аперацый і будуецца па нормам. У гэтых умовах супрацоўнікам аддзела ўстанаўліваецца планавае заданне на кожны рабочы дзень.

У бібліяграфічным аддзеле практыкуецца таксама састаўленне спецыяльных (мэтавых) планаў на асобныя віды работ (некаторыя спецыялісты называюць такія планы тэматычнымі)– правядзенне канкрэтнага навуковага даследавання, састаўленне рэтраспектыўнага бібліяграфічнага паказальніка і інш. Рыхтуюцца таксама планы розных разавых мерапрыемстваў, напрыклад, дня спецыяліста, дня кафедры, прэзентацыі бібліяграфічных прадуктаў і паслуг і інш.