2. Прынцыпы, метады, функцыі кіравання бібліяграфічнай дзейнасцю

Кіраванне бібліяграфічнай службай мы разглядаем як кіраванне адной з падсістэм бібліятэк, таму, безумоўна, што прынцыпы, метады, функцыі кіравання агульныя як для сістэмы цалкам, так і яе структурных адзінак. Больш глыбока і падрабязна іх вывучаюць у курсе “Бібліятэчна-інфармацыйны менеджмент”. Між тым, нельга на іх не засяродзіць увагу пры разглядзе пытанняў кіравання бібліяграфічнай дзейнасцю па некалькіх прычынах. Па-першае таму, што існуюць розныя пункты гледжання па гэтым пытанням у розных аўтараў, у тым ліку, і аўтараў вучэбных дапаможнікаў па бібліяграфазнаўству (Д.Я.Кагаткоў, І.Р.Маргенштэрн), па-другое, не гледзячы на іх агульны характар, змястоўная напаўняльнасць, трактоўка іх мае свае асаблівасці ў дачыненні да разглядаемага намі аб’екта.

Рацыянальнае кіраванне можа ажыццяўляцца толькі з улікам і апорай на вядучыя прынцыпы кіравання. Да іх адносяцца:

- навуковасць – кіраванне ажыццяўляецца на аснове выкарыстання навуковых метадаў і з улікам навейшых дасягненняў тэорыі кіравання, бібліятэказнаўства і бібліяграфазнаўства, навуковага падыходу да аналізу і абагульнення бібліяграфічных працэсаў і з’яў, падрыхтоўкі навукова абгрунтаваных рашэнняў з улікам наяўнасці ўсіх відаў рэсурсаў, неабходных для ажыццяўлення бібліяграфічнай дзейнасці;

- сістэмнасць – разгляд аб’екта кіравання - бібліяграфічнай службы як цэласнай сістэмы з усімі яе элементамі, сувязямі, накіраванасцю на дасягненне агульнай мэты функцыянавання; улік знешніх сувязяў бібліяграфічнай сістэмы з іншымі падсістэмамі бібліятэкі; арыентацыя на агульныя мэты функцыянавання метасістэмы – бібліятэкі цалкам;

- адпаведнасць дзеянняў суб’ектаў кіравання асаблівасцям аб’екта кіравання – кіраўнікам структурных падраздзяленняў неабходна ведаць заканамернасці фарміравання і функцыянавання бібліяграфічнай службы (усіх відаў яе рэсурсаў і ажыццяўляемых працэсаў) і на гэтай аснове сваечасова выяўляць супярэчнасці і забяспечваць захаванне і развіццё аб’екта кіравання; забяспечваць рацыянальнасць сістэмы кіравання з улікам мэтавай, тэхналагічнай, эканамічнай абгрунтаванасці (пры агульнай колькасці супрацоўнікаў у бібліятэках аднаго тыпу можа быць розная колькасць кіруючага персанала, напрыклад, у бібліятэцы Інстытута правазнаўства – на 7 супрацоўнікаў 5 кіраўнікоў);

- зваротная сувязь – аснова самарэгулявання, развіцця бібліяграфічнай службы, адаптацыі да зменлівых умоў яе функцыянавання на аснове збору звестак аб рабоце бібліяграфічнай службы, аб задаволенасці карыстальнікаў бібліяграфічнымі прадуктамі і паслугамі, органаў мясцовай улады, кіраўніцтва бібліятэкай дзейнасцю службы. Гэта камунікацыйны працэс паміж суб’ектам і аб’ектам кіравання, паміж аб’ектам і знешнім асяроддзем, прычым, выяўляюцца і ацэньваюцца не толькі фармальныя камунікацыі ў калектыве, але і нефармальныя;

- аптымальныя суадносіны цэнтралізацыі і дэцэнтралізацыі – пашырэнне правоў, дэлегіраванне паўнамоцтваў суб’ектам кіравання сярэдняга звена - загадчыкам аддзелаў, загадчыкам сектароў у вырашэнні пытанняў, якія тычыцца іх кірункаў дзейнасці, развіццё ініцыятывы радавых бібліёграфаў, з адначасовай цэнтралізацыяй кіравання суб’ектамі вышэйшага звяна пры вырашэнні пытанняў агульнабібліятэчнага, буйнамасштабнага характару, пытанняў, якія тычацца работы ўсіх структурных падраздзяленняў.

Кожны з разглядаемых прынцыпаў кіравання мае сваю спецыфіку, але ўсе яны, ўзаемадзейнічаючы і падмацоўваючы адзін аднаго, утвараюць адзіную сістэму, прытрымліванне (соблюдзенне) якой дае магчымасць дасягнуць мэты кіравання і зрабіць яго эфектыўным. У цяперашні час вялікая ўвага ў прынцыпах кіравання звяртаецца на чалавечы ці сацыяльны аспект кіравання, на тое, каб зрабіць людзей здольнымі да сумесных дзеянняў, а іх намаганні больш эфектыўнымі.

Прынцыпы кіравання цесна звязаны з метадамі, якія вызначаюцца мэтамі кіруючага ўздзеяння. Прынцыпы кіравання пастаяныя і носяць абавязковы характар, то сукупнасць метадаў можа мяняцца ў залежнасці ад аб’ектаў, мэтаў кіравання і змянення ўмоў, у якіх ажыццяўляецца працэс кіравання. Метады кіравання – гэта сукупнасць спосабаў і прыёмаў мэтанакіраванага ўздзеяння суб’ектаў кіравання бібліяграфічнай службай на калектыў яе супрацоўнікаў.

У тэорыі кіравання сацыяльна-эканамічнымі сістэмамі выдзяляюцца тры групы метадаў: арганізацыйна-распараджальныя (іх называюць яшчэ адміністрацыйна-прававымі), эканамічныя і сацыяльна-псіхалагічныя.

Арганізацыйна-распараджальным метадам уласцівы прамы характар уздзеяння. Яны ўключаюць у сябе рэгламентаванне, нарміраванне, інструкціраванне, метады распараджальнага і дысцыплінарнага характару. Яны засноўваюцца на выкарыстанні прыёмаў і спосабаў уздзеяння суб’екта кіравання на аб’ект на падставе сілы і аўтарытэта ўлады: загадаў, распараджэнняў, указанняў, інструкцый. Прыкладамі такіх рэгламентуючых дакументаў могуць служыць палажэнне аб бібліятэцы, палажэнне аб бібліяграфічным аддзеле, далжнасныя інструкцыі, нормы часу на бібліяграфічныя працэсы, палажэнні, тэхналагічныя дакументы, якія рэгламентуюць працэсы бібліяграфічнай дзейнасці і інш. Любы адміністрацыйны акт належыць да абавязковага выканання. Сістэма мер па замацаванні абавязкаў за кіраўнікамі розных узроўняў і выканаўцамі шляхам стварэння рэгламентуючых дакументаў дазваляе пазбегнуць дубліравання, разнагалосся ў прыняцці кіруючых рашэнняў, дабіцца рытмічнасці і ўзгодненасці ў рабоце супрацоўнікаў бібліяграфічнай службы. Метады распараджальнага ўздзеяння прымяняюцца ў бягучай рабоце ў адносінах да ўзнікаючых сітуацый, якія не прадугледжаны ў рэгламентаючых дакументах. Да іх адносяцца загады, распараджэнні, указанні, аддаваемыя як пісьмова, так і вусна. На ўзроўні сярэдняга звяна кіравання выкарыстоўваюцца, як правіла, вусныя распараджэнні і ўказанні.

Эканамічныя метады кіравання – гэта спосабы ўздзеяння, у аснове якіх ляжаць эканамічныя адносіны людзей і іх эканамічныя інтарэсы. Гэтыя метады кіравання ў бібліятэках набываюць у цяперашні час асобую значнасць ў сувязі з укараненнем рынкавых адносін, авалоданнем новым гаспадарчым механізмам, неабходнасцю эфектыўнага выкарыстання рэсурсаў бібліятэчна-бібліяграфічнай дзейнасці. Спалучэнне дзяржаўнага бюджэтнага фінансавання з далучэннем пазабюджэтных крыніц атрымання фінансавых сродкаў дазваляе пашырыць выкарыстанне эканамічных метадаў ва ўсіх тыпах бібліятэк, што спрыяе ўзмацненню ўнутраных стымулаў самаразвіцця супрацоўнікаў, разгортванню творчай ініцыятывы, больш поўнаму выкарыстанню аб’ектыўных эканамічных законаў ў мэтах дасягнення канчатковых вынікаў з найменьшымі затратамі працы і матэрыяльных рэсурсаў. Эканамічныя метады ў сучасных бібліятэках усё шырэй укараняюцца праз тыя ці іншыя формы гаспадарчаразліковай дзейнасці, увядзення рознага роду платных паслуг, сістэму матэрыяльнага стымулявання. Сярод форм эканамічнага стымулявання персанала бібліятэкі: рэгуляванне зарабатнай платы, рэалізацыя сістэматычных, перыядычных і адначасовых (разавых) грашовых выплат (надбаўкі, даплаты, прэміі, матэрыяльная дапамога).

Сацыяльна-псіхалагічныя метады кіравання прадугледжваюць улік чалавечага фактара. Да іх адносяцца розныя спосабы і прыёмы ўздзеяння на працэс фарміравання і развіцця калектыву, стварэння спрыяльнага маральнага клімата, дабразычлівых адносін паміж супрацоўнікамі і асаблівага фірменнага стылю працы. Гэта дасягаецца шляхам стварэння добрых сацыяльных і псіхалагічных умоў працы, яе маральнага стымулявання, садзейнічання творчаму росту членаў калектыва, павышэнню культурнага і прафесійнага узроўня, выкарыстанню ў кіраўнічай практыцы метадаў перакананая, сацыяльнай пераемнасці (традыцыі, атрыбуты памятных падзей, абрады), асабістага прыклада і г.д.

Асаблівую ролю гэта гэтыя метады іграюць у жаночых калектывах з творчым характарам работы, дзе нефармальныя метады маюць рашаючае значэнне. Праведзеныя сацыялагічныя даследаванні паказалі, што для жанчыны добрыя адносіны ў калектыве, асабістыя якасці кіраўніка – самыя значныя матывы пры выбары і адзнацы месца працы.

У сучасным менеджменце развіта тэорыя матывацыі. Яна звязана са структурай патрэбнасцей чалавека, якія вызначаюць яго паводзіны. Ніжнія ўзроўні піраміды па А.Маслоў займаюць патрэбнасці фізіялагічныя, бяспекі і абароненасці; больш высокія ўзроўні належаць патрэбнасцям сацыяльным, павагі, самавыражэння. МакКлелланд дапоўніў піраміду А.Маслоу шляхам увядзення патрэбнасцей улады, поспеху, прыналежнасці. А Ф.Херцберг прыйшоў да заключэння, што асаблівую ролю ў матывацыі мае адчуванне поспеху і звязанае з ім прызнанне, а таксама прывабнасць працы. Таму, на сёняшні дзень вопытны менеджэр павінен кіраваць шляхам актывізацыі матываў да працы, а для гэтага яго супрацоўнікі павінны бачыць паспяховасць сваёй дзейнасці, іець магчымасць выразіць сябе ў працы, адчуць сваю значнасць.

Здаецца, што бібліятэчныя работнікі, бібліёграфы перавагу аддаюць сацыяльна-псіхалагічным метадам кіравання, але па выніках апытання супрацоўнікі цэняць гэтыя метады толькі ў кіраўнікоў нізавога ўзроўня; для кіраўнікоў сярэдняга ўзроўню перавагу аддаюць эканамічным, потым сацыяльна-псіхалагічным, а потым ужо арганізацыйна-распараджальным; а што да кіраўнікоў вышэйшага ўзроўня, то падначаленыя лічаць, што яны пераважна павінны выкарыстоўваць арганізацыйна-распараджальныя, потым эканамічныя, а на трэцяе месца паставілі сацыяльна-псіхалагічныя.

Не гледзячы на такое падзяленне метадаў і на іх знешнюю супрацьлегласць, яны цесна звязаны паміж сабой. Так, напрыклад, прэміраванне супрацоўніка служыць формай эканамічнага ўздзеяння, у той жа час сам факт заахвочвання, падтрымкі павышае грамадскі статус узнагароджанага і адпаведна мае сацыяльна-псіхалагічны эфект, пры гэтым кіраўнік выдае адпаведны загад, што значыць прымяняецца і адміністрацыйны метад. Таму звычайна гэтыя метады выкарыстоўваюцца ў комплексе, але ў пэўных умовах магчыма перавага аднаго з іх. І гэта тычыцца кіравання бібліяграфічнай службай, таму што на ўзроўні сярэдняга звяна – загадчыка бібліяграфічным аддзелам – пераважна выкарыстоўваюцца арганізацыйна-распараджальныя і сацыяльна-псіхалагічныя метады. Што да эканамічных метадаў, то загадчыкі бібліяграфічных аддзелаў іх выкарыстоўваюць шляхам падрыхтоўуі прадстаўленняў на сваіх супрацоўнікаў для матэрыяльнага стымулявання па выніках работы, прымаюць удзел у размеркаванні прэміяльнага фонду.

Функцыі кіравання бібліяграфічнай дзейнасцю. Кіраванне як дзейнасць уяўляе сабой сукупнасць розных, спецыфічных відаў работы, якія звычайна называюцца функцыямі. Функцыя вызначаецца як від кіраўнічай дзейнасці, выдзелены ў працэсе раздзялення і спецыялізацыі працы для павышэння яе прадукцыйнасці. Трактоўка кіравання як працэса, які ўяўляе сабой цэласную сукупнасць функцый, мае даўнюю гісторыю. Фактычна з самага пачатку фарміравання асноў менеджмента ў 20-е гады ХХ ст. А.Файолем быў рапрацаваны першы пералік функцый. Да сёняшняга дня ствараюцца розныя класіфікацыі функцый і ў спецыялістаў няма аднадушнасці ў іх колькасным выдзяленні і найменнях. Айчынымі навукоўцамі выдзяляюцца ў якасці функцый: прагназаванне, планаванне, улік, арганізацыя, рэгуляванне, каардынацыя, стымуляванне, кантроль, улік, аналіз, падбор кадраў, кіраўніцтва, фінансаванне. У адных спецыялістаў гэты набор даецца поўнасцю, у другіх – у скарочаным выглядзе па тым меркаванням, што некаторыя з названых функцый з’яўляюцца састаўной часткай іншых ці наогул не могуць прама адносіцца да кіравання.

Сярод важнейшых функцый кіравання бібліяграфічнай дзейнасцю, абапіраючыся на меркаванні спецыялістаў у галіне бібліятэчнага менеджменту і ўлічваючы спецыфіку аб’екта кіравання, маючыяся асаблівасці ажыццяўлення асобных функцый, мы выдзелім такія як планаванне, арганізацыя, улік, кантроль, рэгуляванне, справаздача, прыняцце рашэння.

Планаванне бібліяграфічнай дзейнасці – гэта працэс вызначэння мэтаў функцыянавання бібліяграфічнай службы, задач, накірункаў, паказчыкаў бібліяграфічнай дзейнасці ў адпаведнасці з маючыміся рэсурсамі.

Арганізацыя – гэта працэс структурыравання бібліяграфічнай дзейнасці, забеспячэнне умоў, сродкаў і узгодненасці ў рабоце ўсіх структур, якія выконваюць бібліяграфічныя працэсы, каардынацыі іх дзейнасці.

Улік – гэта дзейнасць па атрыманню поўнай, дакладнай інфармацыі аб выніках зробленага. З функцыяй уліку цесным чынам звязана функцыя кантролю, таму што без уліку немагчыма кантраляваць вынікі вытворчага працэсу, ацэньваць іх адпаведнасць планавым паказчыкам. Кантроль – гэта ацэнка адпаведнасці вынікаў бібліяграфічнай дзейнасці тым заданням і нарматывам, якія прадугледжаны планам і нарматыўнымі, тэхналагічнымі дакументамі.

Калі адной з асаблівасцей функцыі кантроля з’яўляецца выяўленне парушэнняў у бібліяграфічнай дзейнасці, то ўстараненне іх прычын выконваецца ў працэсе рэгулявання. Рэгуляванне – гэта падтрымка ўзроўня работы бібліяграфічнай службы, выканання бібліяграфічных працэсаў у заданым рэжыме і ліквідацыя адхіленняў ад яго.

Справаздача заключаецца ў абагульненні і прадстаўленні данных аб праведзенай бібліяграфічнай рабоце за пэўны перыяд.

Функцыі прыняцця рашэнняў належыць асобая роля ў рэалізацыі ўсіх іншых функцый, таму што ажыццяўляя іх (плануя, праводзячы ўлік, кантроль) кіраўнік выходзіць на прыняцце рашэння ў нейкай канкрэтнай форме (план, заданне, загад, распараджэнне). Кожны ўзровень кіравання вызначаецца адпаведнай кампетэнцыяй, што забяспечвае правамоцнасць рашэнняў.