2. Справаздача аб бібліяграфічнай дзейнасці

Вынікі бібліяграфічнай дзейнасці адлюстроўваюцца ў справаздачах. Справаздачы рыхтуюцца ў адпаведнасці з тымі тэрмінамі, на якія былі разлічаны планы: гадавыя, штоквартальныя; з тымі масштабамі, аб’ёмамі работы - справаздачы бібліятэкі цалкам, бібліяграічнага аддзела, індывідуальныя. Справаздачы выступаюць як завяршальнае звяно ўліку бібліяграфічнай дзейнасці, рыхтуюцца яны на падставе ўліковых форм (дзённікаў уліку, журналаў і інш.), індывідуальных справаздач бібліёграфаў за месяц, квартал.

Форма і структура справаздачы, склад выніковых паказчыкаў бібліяграфічнай работы павінны адпавядаць форме і структуры плана. У той жа паслядоўнасці пераносяцца назва мерапрыемстваў, адзінкі вымярэння і ўліку і часовыя нормы, запланаваныя паказчыкі і аб’ём выкананых. Гэта дазваляе сумяшчаць паказчыкі ў адной табліцы плана-справаздачы, аналізаваць выкананне плана па кожнаму працэсу і па агульнай працаёмкасці ўсіх відаў работ і працэсаў.

Сёння бібліятэкі не маюць адзінай афіцыйна зацверджанай формы гадавой справаздачы. Для дзяржаўнай статыстыкі выкарыстоўваецца форма 6Н-К, якую рыхтуюць універсальныя навуковыя і масавыя бібліятэкі, але ў гэтай форме асобна не выдзяляюцца паказчыкі бібліяграфічнай работы, яны падаюцца ў агульным суміраваным з іншымі паказчыкамі данымі (карыстальнікі, кнігавыдача, масавыя мерапрыемствы і г.д.).

Гадавая справаздача мае тэкставую і статыстычную часткі. У тэкставай частцы ўсебакова характарызуецца бібліяграфічная работа бібліятэкі: даецца аналіз работы, указваецца аб’ём выканання работ за папярэдні год, план і яго выкананне за справаздачны, указваюцца незапланаваныя, але праведзеныя мерапрыемствы, прычыны невыканання планавых заданняў (калі такія выпадкі былі). У гэтай частцы можа таксама ўказвацца аб’ём выканання плана бібліяграфічнай работы па працаёмкасці. Ён вызначаецца на падставе даных аб бюджэце рабочага часу і выкарыстаным рабочым часе за год. Гэта ажыццяўляецца шляхам памнажэння гадавой колькасці календарнага рабочага часу, выкарыстанага для выканання бібліяграфічных працэсаў, на 100 і дзялення атрыманага выніка на агульную колькасць рабочага часу, затрачанага з улікам норм на выкананне таго ці іншага працэсу.

Статыстычная частка справаздачы складаецца на падставе звестак, якія змяшчаюцца ў дакументах уліку па тым жа кірункам, паказчыкам, што адлюстраваны ў плане.

Праблемы ў рэалізаціі функцыі “справаздачнасць” аб бібліяграфічнай дзейнасці бібліятэк. Адной з форм справаздачнасці бібліятэк з’яўляецца штогадовая статыстычная справаздача бібліятэкі (форма 6Н-К), якая змяшчае 38 паказчыкаў (у Германіі па стандартам – больш 100 параметраў адлюстроўваецца). Існуюць розныя меркаванні практыкаў, даследчыкаў наконт набора паказчыкаў, іх колькасці, дыферынцыраванасці статыстычнай справаздачнасці па тыпам бібліятэк. У РБ не адлюстроўваюцца такія важныя паказчыкі як вынікі даведачна-бібліяграфічнага абслугоўвання (у Расіі гэтыя паказчыкі ўжо ўвялі). Існуюць меркаванні аб неабходнасці распрацоўкі якасных крытэрыяў работы бібліятэк, у прыватнасці, прапаноўваецца ўвесці ў статыстычную справаздачу такі паказчык як “ступень задаволенасці карыстальніка бібліятэчным абслугоўваннем”; прапаноўваецца на аснове некаторых абсалютных паказчыкаў разлічваць адносныя паказчыкі (аднаўляемасць фонда, абарачальнасць, чытаемасць, кнігазабяспечанасць); выдзвігаецца ідэя састаўлення зводнага індэкса, які б адлюстроўваў выніковасць работы бібліятэкі “індэкс эфектыўнасці задавальнення запытаў чытачоў”, “паўната бібліятэчнага абслугоўвання”, “чытаемасць жыхароў рэгіёна, установы”. Падкрэсліваецца значнасць паказчыкаў ацэнкі выніковасці розных бібліятэчна-бібліяграфічных паслуг і мерапрыемстваў, пакзчыкаў рэсурсаў бібліятэкі і ступені іх выкарыстання, фінансавай забяспечанасці новых паступленняў, ступені забяспечанасці плошчай для абслугоўвання і г.д. Пры гэтым аўтары зыходзяць з таго, што бібліятэка можа вырашаць свае задачы роўна настолькі, наколькі яна матэрыяльна забяспечана, з аднаго боку, і наколькі поўна выкарыстоўвае гэтыя рэсурсы, з другога.

Аналізуя гэтыя меркаванні, хацелася бы адзначыць, па-першае, што гэтыя прапановы трэба прымяняць не да паказчыкаў дзяржаўнай статыстыкі, таму што дзяржаўная статыстыка – гэта набор колькасных паказчыкаў, неабходных для кіравання галіной і яе фінансавання, а да справаздач, якія дазваляюць ацаніць стан работы бібліятэкі, бібліяграфічнага падраздзялення кіраўніцтвам бібліятэкі, а самае галоўнае – суб’ектамі кіравання, якія фінансуюць бібліятэкі. Па-другое, многія якасныя паказчыкі (“выніковасць бібліятэчных паслуг”, “эфектыўнасць”, “паўната бібліятэчнага абслугоўвання”, “ступень задаволенасці карыстальнікаў” і інш.) не паддаюцца уніфікацыі і фармалізацыі і для іх вывучэння патрэбны спецыяльныя даследаванні, іншыя метады і іншы інструментарый. Яны могуць выкарыстоўвацца як дапаўняльныя да справаздачных паказчыкаў і для абгрунтавання новых планаў, заявак, просьбаў і г.д. Па- трэцяе, падрыхтоўка справаздачы ў нашых бібліятэках арыентавана на выкананне кантралюючых, падагульняючых функцый. Між тым, вопыт работы замежных бібліятэк, а таксама ўкараненне маркетынгавага падыходу да дзейнасці бібліятэк дае магчымасці падумаць аб пашырэнні функцый і кірункаў выкарыстання справаздачы бібліятэкі. У замежных краінах рыхтуюцца таксама справаздачы, якія маюць ярка выражаны аналітычны, рэкламны характар, з іх дапамогай даводзяць да ведама папечыцяляў бібліятэкі, органаў кіравання рэгіёна, насельніцтва вынікі дзейнасці бібліятэкі. Гэта рэальная магчымасць паказаць налогаплацельшчыкам аддачу ад бібліятэкі, павысіць аўтарытэт у вачах грамадскасці. У справаздачах прадстаўляюцца найбольш яркія падзеі ў дзейнасці бібліятэкі – кніжныя навінкі, кніжныя выставы, новыя паслугі, масавыя мерапрыемствы, якія атрымалі значны грамадскі рэзананс. Справаздачы ілюструюцца фотаздымкамі, змяшчаюць праекты, праграмы мерапрыемстваў, прыводзяцца цікавыя запыты, меркаванні карыстальнікаў. Справаздачы прадстаўляюцца і рэкламуюцца на кніжных ярмарках, у школах, бальніцах, супермаркетах, выдаюцца ў выглядзе папулярных брашур.