7.5 Работа с папкой Задачи

& Компонент Задачи предназначен для фиксирования своих планов. Они могут быть долгосрочными и не очень, могут подразделяться на определенные категории, иметь срок выполнения и приоритетность. Если ваш список задач пуст, то это является тревожным сигналом задуматься о вашей полезности! Поэтому советуем, не забывайте доверять свои планы программе Microsoft Outlook, она же, в свою очередь, возьмет на себя функцию напоминания о невыполненных задачах, фиксирования процесса выполнения, расходах и многое другое.

18. Заполнить папку Задачи планами выполнения курсовой работы (контрольной, реферата) на текущий семестр.

Рекомендации по выполнению

• Откройте папку Задачи одноименной кнопкой в области переходов.

• Очистите содержимое папки Задачи.

• Откройте окно Задача для создания новой записи двойным щелчком по свободной строке (или командой контекстного меню Новая задача; или командой Файл/Создать/Задача; или кнопкой ).

• Заполните предложенную форму информацией о выполняемой курсовой работе (рис. 7.7). Если не желаете «засорять эфир» напоминанием об этой задаче, то уберите флажок Оповещение.

• Нажмите .

Рис. 7.7 Окно Задача

19. Изменить состав отображаемых полей в папке Задачи.

Рекомендации по выполнению

• В контекстном меню в области содержимого папки Задачи выберите команду Отображать поля.

• Добавьте в область Отображаемые поля поле Категории, выбрав его из списка Имеющиеся поля и нажав кнопки [Добавить] и [ОК].

• Просмотрите изменения в отображении списка задач.

20. Поручить выполнение одной из записанных задач своему коллеге из списка контактов.

Рекомендации по выполнению

• Создайте задачу.

• В окне Задача нажмите кнопку .

• Выберите получателя поручения, нажав кнопку [Кому] из папки Контакты.

• Отправьте задачу, нажав кнопку . В результате данная задача окажется в папках Задачи и Входящие вашего адресата.

7.6 Работа с папкой Заметки

& Компонент Заметки предназначен для хранения информации, которую вы обычно фиксируете на многочисленных записках.

Эта информация, как правило, с трудом поддается систематизации, но требует постоянного нахождения в зоне внимания. Outlook позволяет не только держать все внесенные заметки на виду, но и фиксирует дату и время из создания, предлагает различные способы их сортировки и многое другое.

21. Создать заметку с напоминанием, что к ужину нужно купить, например, хлеб.

Рекомендации по выполнению

• Откройте папку Заметки одноименной кнопкой в области переходов.

• Создайте заметку командой контекстного меню Создать заметку или кнопкой .

• Закройте окно заметки кнопкой .

22. Создать несколько заметок: с напоминаниями, например: Я родился в понедельник!⁵; о неблагоприятной геомагнитной обстановке на ближайшие 2 дня; Не забыть принять поливитамины!…

23. Присвоить созданным заметкам категории, например Магазин, Здоровье, Мысли. Установить различие заметок по цвету.

Рекомендации по выполнению

• Выделите заметку и выберите команду контекстного меню Категории. Дальнейшие действия выполняйте по указаниями к заданию 10.

• На выделенной заметке выберите команду контекстного меню Цвет.

24. В папке Органайзер создать файл Фамилия_Outlook.doc с отчетом по лабораторной работе.

Рекомендации по выполнению

• В файл отчета включить:

• копию окна Учетные записи электронной почты на странице, аналогичной рис. 7.2. Для открытия этого окна выполните команду Сервис/Настройка учетных записей, на вкладке Электронная почта выделите свою учетную запись и нажмите [Изменить];

• копию окна Контакты – Microsoft Outlook с отображением контактов в виде адресных карточек;

• копию окна Календарь – Microsoft Outlook, демонстрирующее список элементов, сгруппированных по категориям;

• копию окна День молодежи – Собрание, открытое на вкладке Встреча;

• копию окна Задачи – Microsoft Outlook;

• копию окна Заметки – Microsoft Outlook, демонстрирующее список заметок, сгруппированных по категориям.

• Представить преподавателю результаты работы в папке Органайзер с файлами: Фамилия_ Контакты.pst, Фамилия_ Календарь.pst, Фамилия_ Outlook.doc.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить возможности работы с компонентом Microsoft Outlook Дневник. Создать запись в дневнике на тему Позвонить по поводу посещения бассейна.

2. Изучить и настроить удобное представление информации в папке Outlook сегодня.

3. Опубликовать сведения о собственной занятости в папке общего доступа Группа. Указать путь поиска занятости ваших контактов.

& Для организации совместной работы средствами Microsoft Outlook необходимо осуществить процедуру публикации сведений о занятости с целью предоставления возможности ее просмотра организаторами собраний. Эти сведения публикуются на почтовом сервере абонентов электронной почты или в специальной папке на одной из рабочих станций локальной сети.

Если все абоненты вашей папки Контакты зарегистрированы на различных почтовых серверах, то адрес файла с информацией о занятости нужно указать для каждого контакта во вкладке Подробности окна Контакт. В случае, когда все абоненты зарегистрированы на одном сервере, общий адрес файлов со сведениями о занятости всех абонентов можно зафиксировать в окне Параметры доступности (открывается командой Сервис/ Параметры, [Параметры календаря], [Параметры доступности].

Сведения о занятости формируются в файле с именем, соответствующем логину электронного почтового ящика, с расширением .vfb. Например, если Иванов имеет почтовый ящик Ivan@stud.by, то имя файла занятости будет: Ivan.vfb. Публикация файла сведений о занятости осуществляется по протоколам ftp или file.

4. ⁶Выбрать оптимальное время для 30-минутной утренней пробежки с вашими друзьями.

& Для выбора оптимального времени встречи необходимо создать собрание, выбрать его участников, просмотреть сведения о занятости всех участников встречи и найти период, свободный у всех.

5. ⁷Организовать on-line собрание по сети с одним из участников коллектива для обсуждения планов на вечер.

& Программа Microsoft Outlook позволяет организовывать собрания в режиме телеконференций с использованием приложения Microsoft NetMeeting. При этом имеется возможность не выходить на глобальную сеть Internet, а обеспечить коллективную работу (chat, работу в общем приложении, передачу файлов и др.) в рамках локальной сети.

Контрольные вопросы

1. Каково назначение программы Microsoft Outlook?

2. Перечислите компоненты в составе программы Microsoft Outlook.

3. Каково назначение папки Контакты?

4. Как можно изменить представление содержимого папок в программе Microsoft Outlook?

5. Как можно перенести содержимое папки Контакты на другой компьютер?

6. С какой целью в программе Microsoft Outlook создается учетная запись?

7. Каким образом и с какой целью создаются списки рассылки?

8. Каково назначение папки Календарь?

9. Какие типы информации могут храниться в папке Календарь? Чем они отличаются?

10. Как можно перенести содержимое папки Календарь на другой компьютер?

11. Как можно создать и присвоить встрече нужную категорию?

12. Как можно организовать on-line собрание в Microsoft Outlook?

13. Каково отличие между встречей, собранием, событием?

14. Как создать событие в Microsoft Outlook?

15. Как можно сгруппировать все встречи по категориям в папке Календарь?

16. Как с помощью программы Microsoft Outlook можно пригласить участников на собрание?

17. Каково назначение папки Задачи?

18. Чем отличается задача от встречи?

19. Как можно поручить выполнение задачи кому-либо?

20. Как задачам присваивается нужная категория?

21. Каково назначение папки Заметки.

22. Как можно упорядочивать заметки в Microsoft Outlook?

23. Как можно перенести содержимое любой папки из программы Microsoft Outlook на другой компьютер?

1 Данный пример создания учетной записи представлен для идентификации пользователя почтового ящика на сервере rambler.ru.

2 Все сведения о настройке приложения Microsoft Outlook для работы с почтовым ящиком публикует каждый почтовый провайдер, например rambler.ru при входе на страницу почтового ящика позволяет просмотреть необходимые сведения для настройки по ссылке Помощь / Настройка Microsoft Outlook, yandex.ru – по ссылке Помощь / Доступ к почте / Через почтовую программу / Microsoft Outlook.

3 Если на вашем компьютере уже имеются нужные записи в адресной книге приложения Outlook Express, то ее содержимое отобразится и в папке Контакты программы Microsoft Outlook. При этом необходимо ввести остальную известную информацию о контакте по предлагаемым полям.

4 Это задание следует выполнить при переносе содержимого папки с одного компьютера на другой. При этом следует, если необходимо, предварительно очистить соответствующую папку на принимающем компьютере!

5 Для определения дня недели любой даты в папке Календарь в режиме День/неделя/месяц нужно выполнить команду контекстного меню Перейти к дате.

6 Данное задание можно выполнить только после публикации сведений о занятости (см. задание 3).

7 Все перечисленные действия данного задания выполняет только организатор собрания!

24