7.4 Работа с папкой Календарь

& Компонент Календарь предназначен для организации планирования своего времени. При этом следует учесть, что планы на будущее можно разделить на 2 группы:

• встречи, назначенные на определенное время, о которых важно не забыть и вовремя к ним приготовиться. Именно с этой группой планов следует работать в компоненте Календарь;

• перечень дел, которые нужно сделать вообще. Эти дела могут быть срочными и несрочными, их можно сгруппировать по какому-нибудь признаку. Работу с этими планами рассмотрим в компоненте Задачи.

Грамотное заполнение календаря позволит организовывать совместную работу с вашими контактами, так как, указав свою занятость на запланированных мероприятиях, тем самым пользователь предоставляет информацию о возможном доступе к нему своим контактам.

8. Изучить интерфейс папки Календарь и заполнить ее расписанием своих занятий на текущий семестр.

Рекомендации по выполнению

• Откройте папку Календарь одноименной кнопкой в области переходов.

• Очистите содержимое папки Календарь. Для удобства удаления нужно представить ее содержимое По категориям командой Вид/Текущее представление и удалить все категории.

• Измените период рабочего времени недели в Календаре командой Сервис/Параметры на вкладке Настройки, нажав кнопку [Параметры календаря]. Для этого в группе Календарь рабочей недели установите:

• флажки для 6-ти дней работы в неделю, в соответствии со своим расписанием учебы;

• рабочее время на период, равный нужному числу учебных пар, например, с 8¹⁵ до 14²⁵ для 1-й смены или с 13⁰⁵ до 19⁰⁵ для 2-й смены, в полях время начала, время конца;

• нажмите [ОК], закрывая каждое открытое окно настройки параметров.

• Включите отображение календаря День/неделя/месяц из раскрывающегося списка Текущее представление на панели Дополнительно. Убедитесь, что представление календаря соответствует установленным параметрам (по числу рабочих дней недели и времени работы).

• Для создания записи в календаре откройте окно Встреча двойным щелчком по строке нужного времени (или командой контекстного меню Новая встреча; или командой Файл/Создать/Встреча; или кнопкой ).

• В окне Встреча введите расписание на текущий семестр:

• в поле Тема укажите дисциплину;

• в поле Место – аудиторию;

• в полях Начало и Конец – время занятий;

• в списке В это время выберите занят.

Примечание. Рекомендуется не ставить флажок Оповещение, так как он приведет к "засорению эфира" постоянными напоминаниями.

• нажмите и в окне Повторение встречи установите нужную периодичность (например: еженедельно, вторник), пределы повторений путем указания их числа или дат начала и окончания (рис. 7.6); нажмите [ОК] и ;

Рис. 7.6 Задание повторяющихся встреч

• откройте созданную встречу на текущей неделе двойным щелчком мыши и в текстовое поле окна Повторяющаяся встреча внесите домашнее задание на ближайшее занятие.

9. Ввести в календарь даты рождения своих друзей, установив периодичность в 1 год и напоминание за 1 день.

10. Создать свои категории встреч (Лекция, Лабораторная, Семинар, День Рождения…) и присвоить встречам соответствующие категории.

Рекомендации по выполнению

• Откройте встречу в календаре двойным щелчком. Если встреча повторяющаяся, то выберите переключатель Открыть весь ряд.

• Нажмите кнопку [Категории], а в открывшемся окне Категории – кнопку [Главный список категорий].

• В поле Новая категория впишите ее название, например, Лекция. Нажмите [Добавить] и [ОК].

• Поставьте флажок на нужной категории для открытой записи календаря; нажмите [ОК] и .

• Укажите для всех записей календаря соответствующую категорию.

11. Экспортировать созданную папку Календарь в файл Фамилия_Календарь.pst.

12. Организовать собрание по поводу праздника День молодежи со всем вашим коллективом на ближайшей неделе. Оповестить участников собрания.

& Собранием в приложении Microsoft Outlook называется встреча с привлечением участников. Outlook может известить всех участников собрания, послав им приглашение по электронной почте. При этом каждый участник, принявший приглашение, получит запись о собрании в своем календаре.

Кроме того, Outlook может исполнять роль организатора собрания, подсказывая подходящее время для него путем сверки календарей занятости всех участников собрания. Эту функцию можно освоить, выполнив задания 3 и 4 для самостоятельной работы.

Рекомендации по выполнению

• Откройте окно Планировщик собрания командой меню Действия/Назначить собрание.

• Нажав кнопку [Другие] и выбрав команду Добавить из адресной книги, выберите из списка участников собрания, например список Одногруппники, в категорию Обязательный. Нажмите [ОК].

• Щелкните мышью в области отображения занятости (область справа от списка участников собрания) и выберите по шкале нужное время собрания. Уточните его длительность перемещением границ собрания. Аналогично время и длительность собрания устанавливается в полях Начало собрания и Конец собрания.

• Нажмите кнопку [Организовать]. Заполните поля Тема (День молодежи) и Место. В поле комментариев введите пояснения по организации встречи, например, «С собой иметь…» или «Форма одежды …»…

• Нажмите кнопку . При этом осуществится сохранение информации о собрании в вашем календаре, закрытие окна Встреча, отправка сообщения о собрании остальным его участникам.

13. Принять полученное приглашение на собрание.

Рекомендации по выполнению

Отправленное вам приглашение на собрание отобразится в окне программы Microsoft Outlook в папке Входящие.

• Найдите в папке Входящие сообщение с приглашением на собрание, откройте его и ознакомьтесь с содержимым сообщения.

• Ответьте согласием, нажав кнопку [Принять]. Принятое приглашение появится в вашей папке Календарь.

• Найдите собрание в своей папке Календарь и просмотрите его содержимое.

14. Создать событие Конференция, которая пройдет целый день, например в ближайшую неделю, на кафедре ИТ.

Рекомендации по выполнению

 Событием в приложении Microsoft Outlook называется встреча длительностью целый день и более.

• Откройте окно Событие в Календаре командой Действия/Создать событие на целый день.

• Заполните нужные сведения о событии, нажмите .

• Найдите созданное событие в календаре.

15. Изучить способы просмотра информации в календаре средствами панели инструментов Дополнительно, выбирая различные варианты в раскрывающемся списке Текущее представление.

16. Установить на панели инструментов Дополнительно в раскрывающемся списке Текущее представление значение День/неделя/месяц. Изучить способы просмотра информации в Календаре средствами панели инструментов Стандартная, выбирая команды кнопками , , ,

17. Отработать способы перехода к конкретной дате командой контекстного меню Перейти к дате (в текущем представлении День/неделя Месяц). Перейти к дате своего рождения, последнего дня семестра, вернуться к сегодняшней дате (команда Сегодня).