7.2 Работа с папкой Контакты
& Компонент Контакты предназначен для создания, просмотра и редактирования в среде Outlook записей о ваших друзьях, коллегах, связях. В каждой записи можно хранить почтовый и электронный адреса, номера телефонов, информацию о работе, особые характеристики и многое другое. Таким образом, папку Контакты можно рассматривать как телефонную или адресную книгу с подробнейшей информацией о каждом ее абоненте.
Программа Outlook позволяет группировать контакты, чтобы полученные списки использовать для массовой рассылки сообщения по электронной почте. В этом случае список рассылки можно рассматривать как одновременный контакт с несколькими людьми.
Изучить интерфейс папки Контакты и создать в ней записи с информацией о 2-3-х студентах своей подгруппы, сидящих на занятии по соседству3.
Рекомендации по выполнению
В окне Microsoft Outlook откройте папку Контакты одноименной кнопкой в области переходов. По умолчанию активизировано представление Адресные карточки (рис. 7.4).
Для создания нового контакта откройте окно Контакт командой контекстного меню Создать контакт на пространстве папки Контакты или кнопкой
на панели инструментов.В окне Без имени – Контакт заполните сведения о контакте, используя соответствующие кнопки и поля на различных вкладках окна Контакт. Обязательными для заполнения полями являются Полное имя и Эл. Почта, рекомендуемым – Категории, которые можно создать, например Друг, Родственник, Коллега…
Рис. 7.4 Окно папки Контакты
Сохраните записанные сведения и закройте окно Контакт кнопкой
.
Для перехода к созданию нового контакта
можно воспользоваться кнопкой
[Сохранить и создать].Аналогично создайте остальные контакты.
Создать список рассылки Одногруппники, включив в него всех людей, записанных в папке Контакты.
Рекомендации по выполнению
В окне Microsoft Outlook выберите команду Список рассылки из открывающегося списка кнопки или командой меню Файл/Создать/ Список рассылки.
В открывшемся окне Список рассылки сформируйте нужный список (рис. 7.5):
введите имя списка – Одногруппники;
для выбора состава списка нажмите [Выберите членов] и выделяйте нужные контакты, занося их в список двойным щелчком мыши или кнопкой [Члены], затем нажмите [ОК] и .
Рис. 7.5 Окно формирования списка рассылки
Изучить способы просмотра информации о контактах.
Рекомендации по выполнению
Откройте раскрывающийся список Текущее представление панели инструментов Дополнительно и поочередно выберите варианты: Адресные карточки, Список телефонов, По организациям, По категориям и т.д.
Завершите просмотр вариантом Адресные карточки.
7.3 Экспорт/импорт папок
& Данные из любой папки приложения Microsoft Outlook можно переносить на другой компьютер в то же приложение. Для этого предусмотрена возможность экспорта папки в файл личных папок формата .pst с последующим восстановлением в приложении Microsoft Outlook на нужном компьютере (импорт). Возможен также экспорт в файлы других типов, например для представления данных папки Контакты в табличной форме целесообразен их экспорт в файл приложения Excel. Процедуру экспорта/импорта рассмотрим на примере работы с папкой Контакты.
Экспортировать созданную папку Контакты в файл Фамилия_Контакты.pst.
Рекомендации по выполнению
В личной папке создайте папку Органайзер для размещения в ней файлов по изучаемой теме.
В окне Microsoft Outlook выполните команду Файл/Импорт и экспорт.
Ответьте на вопросы Мастера импорта и экспорта следующим образом:
в окне Мастер импорта и экспорта выберите нужную операцию – Экспорт в файл; нажмите [Далее];
в окне Экспорт в файл выберите тип создаваемого файла – Файл личных папок (.pst); нажмите [Далее];
в окне Экспорт личных папок укажите экспортируемую папку – Контакты; нажмите [Далее]
в поле Сохранить файл как укажите местоположение экспортируемого файла – папку Органайзер на винчестере для размещения экспортируемого файла с помощью кнопки [Обзор];
в поле Имя файла укажите имя экспортируемого файла – Фамилия_Контакты и последовательно нажмите кнопки [ОК], [Готово], [ОК] во всех открытых окнах для завершения процедуры экспорта.
Импортировать в папку Контакты данные из pst-файла Фамилия_Контакты.pst4.
Рекомендации по выполнению
В окне Microsoft Outlook выполните команду Файл/Импорт и экспорт.
Ответьте на вопросы Мастера импорта и экспорта следующим образом:
в окне Мастера импорта и экспорта выберите нужную операцию – Импорт из другой программы или файла; нажмите [Далее];
в окне Импорт в файл выберите тип файла для импорта – Файл личных папок (.pst); нажмите [Далее];
выберите имя импортируемого файла с помощью кнопки [Обзор], указав в папке Органайзер файл Фамилия_Контакты.pst. Нажмите [Открыть] и [Далее];
в окне Импорт личных папок укажите папку Контакты, в которую производите импорт; нажмите [Готово].
Убедитесь, что импортированные данные представлены в папке Контакты.